在“度”与“量”中寻求平衡

摘 要

首先分析了我国档案开放工作现状，指出其中的症结与难点，紧接着根据城建档案管理的工作实际，对专业档案的开放利用进行了研究，分析造成目前档案开放工作状况的主要原因，最后通过工作中的经验积累，给出在目前看来操作简单切实可行的解决办法，旨在提高全社会对档案的认知与认同，切实推进档案开放工作的稳步发展。

关键词

档案开放 现状分析 信息公开 对策研究

Abstract Firstly， the paper analyses the current situation of archives opening work in China， points out the crux and difficulty of it， and then， according to the actual work of urban construction archives management， studies the opening and utilization of professional archives. It also analyses the main reasons for the current situation of archives opening work. Finally， through the accumulation of experience in the work， it gives simple and feasible solutions to the current situation to enhance the whole society's awareness and recognition of archives and effectively promote the steady development of archives opening.

Keyword archives opening; current situation analysis; information opening; countermeasures research

档案开放30余年，我国档案信息资源15%[1]24不到的开放率在英美国家60%以上的数值面前略显苍白，如何在开放工作中掌握开放的度，深入发掘档案信息资源，在保护档案前提下尽可能提高档案利用率一直是开放工作的讨论焦点。档案开放是档案工作的最終目的，也是实现档案价值的必经之路，束之高阁的档案只能是工作总结上一串串生硬的数字，只有走出库房，为社会公众所服务，才能体现档案工作的意义，实现档案的自身价值。档案开放与保密工作相互依赖，缺一不可，如何在确保档案安全和符合相关规定的前提下发掘档案信息资源，提供利用，需要控制好档案开放与保密之间“度”的问题，维持开放与保密之间的平衡。

一、我国目前档案开放现状分析

我国档案事业起步晚，发展历程中积累的经验尚未完善，在档案日常管理工作中遇到问题不可避免，档案开放工作中遇到的问题，目前主要有以下三种。

1.档案开放相关法律缺失，规定笼统。若从1952年中国人民大学创办了档案专修班，1955年在专修科的基础上成立了中国人民大学历史档案系开始算起，中国档案事业的发展仅仅走过了半个世纪的光阴，和自然科学等古老学科相比，在快速发展的年轻历程中，档案类相关法律刚刚脱胎于形式上的法律法规，有时无法和实践工作完美融合。虽然《档案法》第十九条明确规定：国家各级档案馆保管的档案资源，自形成之日起30年后向社会开放。但同时也规定：经济、技术、科学、文化类档案向社会开放时间可少于30年。从此条规定看来，30年只是一个基本限制，部分可提前开放，但纵观《档案法》却未对可提前开放的档案给出明确的界限划分，并且对于可提前开放的具体时间期限及操作措施也未作详细说明，在实际操作中，只落得理论上的一席规定，缺乏实际操作性。法律层面的模糊性，直接导致操作层面的难度增大，档案馆从安全性及自身利益的需求出发，延长保管期限的情况基本已成定局。

然而公民利用档案的需求不会因操作层面的缺失而降低，随着物质文化生活水平的不断提升，公民法律知识也在不断加强，“我家需要装修，我来看看原始施工图纸，看看承重墙的分布”;“我觉得小区物业侵占了我们的公共区域，我想看看规划局的核准图样”等等这样一系列的档案利用需求在稳步增长，档案开放与保密工作之间的矛盾冲突不断涌现。2001年，无锡市水利局退休工程师陈先生将无锡市档案馆诉诸法庭，争论的焦点就在于陈先生认为其需查阅“1985—1987年期间市农机水利局与市财政局会签的关于农补周转金文件原稿及相关的纪要”属于《档案法》规定的可提前开放档案，而档案馆层面以不符合开放规定拒查。这是一个档案从业人员熟悉到不能再熟悉的案例，虽然此案以原告的撤诉不了了之，但是背后隐射的却是档案开放领域的不和谐发展状况。

2.公民对档案认识模糊，利用档案需求表达不明。

（1）随着社会经济发展，虽然每年前往档案馆利用档案的人员呈逐渐上升趋势，但是和庞大的人口基数相比，只是极为少数的一部分。“6·9档案宣传活动”中，询问率最高的问题都围绕在“你们单位干嘛的？”“我们去你们那能干嘛？”上。朴实无华的语气中流露的是对档案馆的陌生，透露的是对档案开放工作的认知缺乏。根据相关资料，90%以上的社会公民一生都不会了解档案馆，不会查阅利用档案。在他们的传统观念中，档案馆和“保密”“封闭”等字眼挂钩，是党和国家存放机要文件的场所，和公民日常生活是脱节的。每当公民在档案馆查阅到所需资料时，眼神中流露的是震惊，是不可思议，是难以置信。在他们的主观意识中，和百姓生活息息相关的档案是不可能被档案馆所保存的。

（2）在这种利用率较低的社会大环境下，即便因为这样或那样的原因，社会公众会想到利用档案维护相关权利，但是，隔行如隔山，许多阅档人面对工作人员信息检索过程中的各种专业询问时，经常是一头雾水，对于需查询的目标档案无法明确表述。从通俗层面上说，在档案开放过程中，档案机构只是“搬运工”，只能将相关档案从库房里呈现到利用者面前，至于如何在纷繁复杂的各类档案信息资源中定位到所需档案完全取决于阅档人自身的需求表达与信息辨别能力。然而档案利用者不是全才，偌大的馆藏档案尤其是科技档案等专业档案之于利用者完全是陌生的专业领域：图纸读不懂;专业的条文条款不理解等等，档案利用需求表达能力的欠缺与档案甄别能力的缺乏俨然已成为制约档案开放率提高的瓶颈。“档案馆未保存”与“利用者查不到”是完全不同的概念，然而现实中，利用者往往混为一谈。由于对档案馆缺乏了解，“档案馆是阶级的产物”这种误解根深蒂固，社会大众极易将档案馆放在自己的对立面滋生猜疑与不满，极易引发档案开放工作的社会矛盾。

（3）如今城市发展日新月异，瞬息万变，建筑单体在建设期间与交付使用时，存在信息差异的情况，如工程建设期间习惯以组团号或者工程期号加数字的形式赋予楼栋名称，如A1栋，D组团5号楼等，当房屋进入销售期间，这种命名规则基本都会被废止，以另一种简明易懂的规则命名;又如建设单位在工程建设期间往往以地块名等方式赋予项目名称，但是进入销售阶段后，定会从各方考虑，为其斟酌取之一便于社会大众接受的案名。无论哪种变更，基本都发生在档案移交进馆之后，和档案整理工作相独立，这种变更导致的信息不对称使得最为重要的检索途径——项目名称变成了制约查全率和查准率的掣肘。社会公众站在他的角度能够获取到的和信息档案馆在政府层面获取的信息存在鲜明的不对称性，这种现象普遍存在于专门档案领域，严重制约了档案开放工作的良性发展。

3.档案馆解密鉴定与开放工作的矛盾存在。档案的鉴定工作是一项极其复杂的工作，需要建立在熟习档案内容与价值的基础上。然而根据我国档案工作架构与业务关系，各级各类档案馆是档案的保管机构而非生成机构，从档案开放层面来说，无论是实体调阅还是电子调阅，工作人员只负责提供档案，档案馆永远都是保管者的身份，从未参与档案的形成，自然无法对档案内容进行解释与说明。基于此，首先鉴定工作落于各级各类档案机构肩上是否合理就有待商榷。其次，加之档案開放相关法律的相关解释条款的不确定性，势必将档案馆完全置于一个尴尬的地步，一份档案是否解密可开放完全是档案从业人员的主观判断，档案馆层面拥有过多的自由裁量权，裁量权的漫溢对应的是越权的责任[2]18，从明哲保身的角度考虑，档案馆为规避相关风险，秉承“多做多错，少做少错”的主观想法会尽量推迟档案的开放时间，影响档案价值的及时发挥。

二、新时期档案开放工作策略分析

前进的道路上总会布满荆棘，我们总在前行中积累经验。针对目前的日益高涨的阅档需求，档案开放是大势所趋，我们也在不断研究，为改善困境而努力。

1.完善法律法规，加快相关司法解释的制度制定。可操作性是我国档案事业相关法律亟待解决的问题。重视并加强档案法律法规的配套建设迫在眉睫。提纲挈领的指导性法律工作中固然需要，但是，根据实际，依托档案基本法而细化制定的规章及细则同样不可忽视。美国国会于1996年通过《信息自由法案》，而后从20世纪70年代到90年代，又先后六次发布《美国公民运用〈信息自由法案〉指南》，全面肯定了开放公共信息的原则，同时又细化了法案并使之成为现代社会的一项基本原则，增强了法律细则在实际工作中的可操作性[3]40。中国目前信息公开方面已正式颁布《政府信息公开条例》等相关提纲挈领性的文件，基于此，我们亦可效仿美国，在条例规定的基础上，根据各类档案自身的特点，制定相应的档案利用规划，细化现有的档案保管期限表，明确不同档案的具体开放准则与措施，化理论性的指导意见为可落实的具体方案，使档案法律法规日趋体系化、完整化，提高实际可操作性。

2.加强档案开放工作的前期准备工作。档案能否开放利用取决于档案是否已降密解密。档案鉴定工作作为档案开放工作的重要环节，各级各类档案馆需根据馆藏特点，以相关法律法规为基石，对待开放档案进行鉴定，明确并剔除不适宜开放的部分内容。日积月累，形成符合本单位工作实际的开放范围。对于其中不能确定的相关文件，可提请专业人士或档案的形成部门进行审查，提出专业的鉴定意见，最终由馆室领导终审，确定可开放的档案和暂不适宜开放的档案范围。正如笔者所在单位，由于隶属关系，保管有大量城市规划管理档案，秉承“审查结果社会公开、审批过程有条件公开”的大原则，基本能够确定档案公开的范围，遇到模棱两可的档案，档案的形成部门——市规划和资源管理局会就公开与否给与专业的审查意见。这样的鉴定程序既保证了公民查阅档案的权利，发挥了档案的查考价值，同时也为档案资源的安全性保驾护航。

3.转变服务方式，提高档案利用率。传统档案工作将重心围绕在如何保管好馆藏档案上，“重藏轻用，秘而不宣”的观念根深蒂固，更倾向于将档案密封在库房深处，作为对外宣传的资本。档案开放工作局限在“你来我查”“你要我找”的被动局面上，开放的形式单一，深度不足。然而处于信息流包裹的今天，在提供服务方面，完全可在传统服务方式的基础上，结合社会公众的阅档需求，利用新兴媒介，如互联网、新闻媒体等渠道主动出击，向社会公众揭示本馆可供开放的档案信息， “档案馆开放日”就是一个很好的选择，让公众深入馆室，了解档案馆，认识档案馆;绝大多数档案馆都有社会大众感兴趣的“镇馆之宝”，社会重视程度越大说明其可挖掘的信息资源越丰富，但是，这些档案一般形成年代久远，保存现状令人堪忧，档案编研工作便是解决开放与保管之间矛盾的最好方法，对于历史档案与珍品档案，绝大部分都已经迈过了30年的保密期，汇编档案利用率较高的相关档案信息资源，编撰出版，以成果的形式进行信息传送，使公众在无形中接受了档案信息资源的熏陶，既简化了档案开放的成本又提升了珍贵档案信息资源的价值。

本馆所藏钟山风景区的相关建筑施工图纸，一直是南京老市民和建筑学专业人才感兴趣的相关资料，但是受档案自身等条件制约，不可能每位利用人都能实现实体调阅，针对高涨的利用需求，我馆联合相关部门编辑出版相关档案，疏通其内部脉络，编研出版了《中山陵档案—陵墓建筑》分册，打破了利用的地点与内容限制，社会公众甚至在书店便能利用到相关档案，既保护了档案实体又能够满足利用需求;随着各类社交软件的流行，档案馆可以逐步开展档案推送服务，将最新的编研专题项目定期、主动向社会大众及特定人群推送，以这种主动提供服务的方式，有针对性地提高档案的利用率。针对社会大众与档案馆之间的信息不对称情况，GIS地图查询系统和微信、各类app查档应运而生并不断完善，运用二维（三维）地图的方式展示馆藏档案，能有效打破阻碍在档案馆与公众之间的信息隔阂，大幅提高查全（准）率。社会大众档案利用意识的提高能有效刺激档案利用工作的开展，档案馆愈加意识到开放工作对于社会大众的重要性，愈加会积极落实开放工作，逐渐将工作重心从传统的重馆藏转移到重服务上。

参考文献

[1]杨霞.我国综合档案馆档案开放与利用情况综述[J].北京档案，2009（2）.

[2]吴海琰.谈谈档案开放鉴定工作中的几个具体问题[J].北京档案，2013（11）.

[3]张林华. 档案开放利用中的若干法律问题思考[J].档案学研究，2011（1）.

作者简介：赵静，南京市城市建设档案馆馆员，全日制本科，研究方向为城建档案整理著录与开放。