我国社交媒体文件归档范围研究

于钊 门翔 侯智洋 王文玫

摘 要

近年社交媒体平台兴起，产生大量信息，哪些信息具备文件属性应被归档保存是目前亟需解决的难题，应尽快界定社交媒体文件的归档范围。提出界定社交媒体文件归档范围的重要性;列举英、美、澳三国关于社交媒体文件的归档范围和相关政策;对“海洋中国”上推送的所有信息一一进行梳理，统计相关数据;从信息性质、信息内容、信息形成方式和信息形式四个维度对推送过的全部信息进行分类;结合国外归档经验和研究实践从以上四个维度分别界定社交媒体文件的归档范围;阐述其他需要归档的相关文件类别。

关键词

社交媒体文件 归档范围 信息 海洋中国

Abstract The rise of social media platforms in recent years has generated a lot of information. It is an urgent problem to solve which information has file property to be archived. The scope of social media documents Archiving in China should be defined as soon as possible. Propose the importance of defining the scope of social media documents Archiving. List the scope and relevant policies of social media documents Archiving in Britain，the United States and Australia. The information on the "ocean China" is sorted out one by one，and related data are collected. All information that has been pushed is classified from the four dimensions of information nature，information content，information formation mode and information form. According to foreign archiving experience and research practice，the archiving scope of social media documents is defined from the above four dimensions. Describe other related document categories should be archived.

Keyword Social media documents; the scope of archiving; Information; Marine China

社交媒體是建立在Web2.0理念与技术基础之上的、允许用户创造与交换自生产内容的一系列基于互联网的应用程序[1]99。近年来，各类社交媒体如雨后春笋般涌现出来，如微信、微博、直播平台、博客、论坛、QQ空间、社交网站等，各类信息的传播途径不再受载体、形式等方面的限制，社交媒体已逐渐成为发布信息的重要途径，是开展工作的新兴平台和重要窗口。社交媒体平台发布的信息是否具备文件的属性，是否能够被作为文件进行安全、高效的归档保存和管理，是目前亟需解决的难题，界定社交媒体文件的归档范围是首先需要解决的问题。需要归档的社交媒体文件应该具有长期或永久保存价值，哪些信息应该归档，哪些信息不必归档，哪些信息应该选择性归档，都需要明确，需要制定详细的归档范围来指导实际工作。

一、国外社交媒体文件归档范围概述

英国国家档案馆直接参与政府社交媒体文件的归档活动，英国国家档案馆的政务社交媒体归档范围只包括Twitter和Youtube两个平台。2014年，英国国家档案馆发布了第一批可在线利用的社交媒体档案，主要包括英国中央政府及直属机构发布的信息、2012年伦敦奥运会及残奥会官方平台发布的推文、政府机构的视频库、2012年奥运会与残奥会的视频库。转发的推文、对推文的回复和对话、非政府机构平台及超出规定网域范围内的资料都不归档[2]。Youtube上归档与政府职能相关的视频信息。档案馆只归档政府拥有版权的社交媒体内容[3]101。

美国不同机构的社交媒体文件归档政策并不一致，各机构根据自己社交媒体应用的情况，侧重点有所不同。美国国家档案与文件管理署（NARA）提出4个问题帮助确定范围，满足一个即可，即机构是否应用这一工具表述该机构的官方信息;内容是否包含该机构政策、职能的相关证据;机构对这些信息是否还有事务性需求，内容是否只存在于社交媒体平台上[4]53。NARA制定的《利用WEB2.0和社交媒体网站的行为准则及内容管理责任（NARA指南831-2）》规定，临时记录不必保存[5]120。美国疾控中心制定的《疾控中心社交媒体工具、指南及最佳实践》《Twitter指南及最佳实践》《Facebook指南及最佳实践》中规定，评论需要纳入归档范围。美国农业部制定的《新媒体的角色、责任及权力》规定，归档的内容必须是由新媒体平台形成或发表的原始的或独特的内容。例如，公共评论或个人代表机构发表的信息[6]120。

澳大利亚国家档案馆于2010年发布报告《社交媒体文件：联邦文件的另一种形式》，详细阐述了需要捕获归档的社交媒体交互信息的范围，并指出是否保存社交媒体文件应取决于其对组织业务活动的价值[7]22。澳大利亚国家档案馆提出4个问题帮助确定范围，即是否反映机构业务活动的轨迹;社交媒体内容是否需要在文件管理系统中保存;相关内容是否已经保存过;谁拥有该内容[8]53。此外还要求，所捕获的社交媒体文件为发布在社交媒体平台上的最终版本[9]42。

由上可见，英国、美国、澳大利亚都已经对社交媒体文件需要捕获的范围作了明确的规定，这三个国家所规定的归档范围不尽相同，也并没有统一的标准。我们应该根据社交媒体平台的情况、业务职能、发布信息的情况等综合考虑社交媒体文件的归档范围。

二、“海洋中国”微信平台信息分布和分类

发布海洋信息的平台已不再局限于网站，更多向微信、微博、直播平台延伸，在这些社交媒体平台中，通过微信、微博发布信息的比例较高，微信公众号能够更加有效地将文字、音视频、图片等形式整合起来，倾向于发布信息，微博更倾向于互动交流，微信平台比其他专门做音视频的平台信息形式更多元，近几年也涌现出一批具有一定影响力的微信公众号，例如“海洋中国”“观沧海”“主流媒体看海洋”等账号，因此我们选择发展较为成熟的微信平台来研究社交媒体文件归档范围。

“海洋中国”是由国家海洋局宣传教育中心主办的微信公众号，是面向全社会公众宣传海洋事业、讲述海洋故事、普及海洋知识和传播海洋文化的重要平台。该公众号发布的信息原创率较高，内容涉及范围较广，类型丰富，形式多样，符合本研究的需求，故选择该微信平台来研究社交媒体文件的归档范围。

1.“海洋中国”微信平台上的信息分布情况。我们对“海洋中国”微信平台上推送过的所有信息从内容、性质、形成方式形式上进行一一梳理，统计出截至2018年11月底，“海洋中国”共推送120篇。其中与海洋工作相关的119篇，与海洋工作完全无关的仅1篇，与海洋工作相关的信息内容分布情况如表1，共涉及海洋人物、海洋文化、业务工作等15个方面内容。发布信息的性质分布情况如图1，可看出原创类信息数量最多，占据近半数比例，整编类和转载类比重相当。发布信息的形式分布情况如图2，纯文字形式仅3篇;文字配以图片形式数量最多，占半数以上;带有多媒体、链接、二维码等新形式也占有相当大的比重。此外，发布的120篇中有41篇带有精选的用户留言，部分留言被公众号回复，可见留言和回复是一种不可忽视的内容。

2.“海洋中国”微信平台上信息分类。“海洋中国”上的信息，可以从四个维度进行分类。

（1）按信息性质分类，分为原创类、转载类、整编类。原创类是指只在“海洋中国”微信公众号上发布、未在其他任何平台或公众号发表过的信息，内容具有唯一性。转载类是指转载自其他平台或公众号上的信息，内容不经过任何加工处理，完全照搬。整编类有两种情况，一是指部分内容原创，部分内容非原创，但内容经过了整合、编辑。例如，推送的《〈走向大洋〉系列片之第四集〈海底来客〉》一文中，视频内容是CCTV中文国际频道《走遍中国》栏目的原创产品，除视频内容外，文章中还介绍了中国大洋科考工作的背景、系列片的内容概要等，这一部分属于原创内容，文章从整体来看在内容与形式上具有唯一性;二是指信息内容都是转自其他平台或公众号等媒介，但是内容经过了重新整理、汇编。例如，推送的一篇题名为《关于“海洋”，十九大报告这样说》的文章，该文章将十九大报告中所有涉及“海洋”内容的部分单独摘录出来，单从内容上来说并非该公众号的原创产品，但是其将十九大报告中涉及“海洋”的部分整合、重新编辑，从形式上来讲，它依然是独一无二的。我们将发布于“海洋中国”上非原创类文章与发布于其他平台上的文章内容作了比对，确定哪些属于转载类，哪些属于整编类。转载类的文章均转载自其他涉海媒介，有报纸、网站、期刊、其他微信公众号等，整编类文章的来源则较为广泛。

（2）按信息内容分类，包括与海洋工作有关的信息和与海洋工作无关的信息。其中与海洋工作有关的信息大致有以下几个方面内容：国家海洋局宣教中心日常业务工作，如主持举办各项活动的宣传、报道，单位内部组织的活动等;国家或地方海洋工作、海洋事件、海洋方针政策等，如建设海洋强国、大洋科考、极地科考、维权执法等;海洋人物、科学文化教育宣传、海洋科普，如历届“年度海洋人物”故事精彩回放、海洋人物的报告文学连载、全国海洋意识教育基地系列宣传、海洋知识、探秘海洋生物等。

（3）按信息形成方式分类，分为发布和产生两种方式。发布是指微信平台上直接推送出来的内容，是微信平台上信息形成的主要方式;产生是指在微信平台上产生的内容，包括留言和回复，其中留言产生主体是用户，回复产生主体则是公众号本身。“海洋中国”上带有精选留言的文章占据三成左右，从用户的留言内容来看，大部分与当篇主题内容有关，小部分无关，公众号挑选了部分留言予以回复。微信平台上发布的信息内容是主体成分，但留言和回复也是该信息的重要组成部分，在一定程度上反映了该篇文章的价值、受欢迎程度，是与用户交互的结果。

（4）按信息形式分类，即发布信息的方式，有文字、图片、视频、音频、链接、PPT、二维码等。“海洋中国”上以纯文字方式发布的信息内容非常少，基本都采用组合的方式，除文字外，带有多媒体、链接等，整体内容非常多元。例如，平台推送的首篇文章“大家好，我叫海洋中国”中，采用了文字、图片、音频、视频结合的方式，向用户全方位、立体地呈现了所要表述的核心内容。

三、社交媒体文件归档范围

结合英、美、澳三国社交媒体文件归档的工作经验和对国内微信、微博等社交媒体产生的信息调研分析，找出关于界定归档范围的共性问题，我们从发布信息的性质、内容、形成方式、形式四个维度来分别界定社交媒体文件的归档范围。

从信息性质上来说，原创类信息，包含了信息形成者的创作劳动，在其他任何渠道、任何平臺上都找不到重复信息，这类信息具有非常高的保存利用价值，应该归档。整编类信息，部分内容虽然与其他平台上的内容重复，但从整体看，内容经过了组合、汇编、重新整理、编辑等过程，且此类信息的整体构成形式是独一无二的，具有较高的保存利用价值，应该归档。而转载类信息，产生并发布于其他平台或公众号，不具有原始性，虽然也反映了本机构的工作关注点、工作方向，但信息形成主体并非本机构，重复的信息保存价值不高，如果转载的信息产生于本机构的其他信息发布平台，也应在其他平台上归档，因此转载类信息不纳入归档范围。

从信息内容上来说，与本机构业务工作相关的信息需要归档，因为它反映了该机构的日常工作;其他与该机构从事的行业紧密相关的信息应该归档，反映该机构的工作倾向和重点涉足领域;涉及本机构的文化、宣传、教育等方面的信息也应当归档。与本机构的日常工作、业务方向完全不相关的内容，可视内容重要性、价值、影响力、付出的创作劳动综合考量，选择性归档。

从信息形成方式上来说，直接发布于该平台上的信息是社交媒体文件的主要组成部分，需纳入归档范围。社交媒体是人们彼此之间用来传递资讯、分享见解和观点的工具和平台，产生于该平台上的留言和回复，正是社交媒体平台与用户互动交流的结果，是社交媒体显著区别于传统的网站、办公系统的重要因素，也是社交媒体文件区别于传统电子文件的根本所在。留言和回复作为社交媒体文件另一重要组成部分，应该视与该发布内容的相关性、质量高低等因素，判定其归档价值，选择性归档。

从信息形式上来说，社交媒体平台上发布的信息形式呈现多样性特点，越来越多的信息发布是以文字、图片、音频、视频、Flash、链接等组合方式，这些形式下還带有大量的网络信息资源，多种形式发布信息正是社交媒体多样性、不受限制的特点，比传统以纯文字发布的形式更加多元。应归档各种形式承载的信息内容，使该信息内容更加完整。

综上所述，社交媒体文件的归档范围是指发布于各种社交媒体平台上的原创类和整编类的、与本机构工作和所从事行业相关的或具有归档保存价值的各种形式的信息内容以及在社交媒体平台上产生的有归档价值的留言、回复。此外，电子文件元数据标准中要求归档的元数据信息也应与社交媒体文件一同打包归档[10]53，阅读量、点赞数、留言数等可作为元数据归档。归档时只归发布于平台上的最终定稿，过程稿、多版本稿、修改稿和已经删除掉的留言、回复不纳入归档范围。

四、其他需要归档的相关文件

发布社交媒体文件的时候可能会产生一系列的文件材料。例如，在保密单位，在公共网络上发布信息的时候需要对内容进行保密审查，因此会产生保密审批手续等相关文件材料，应当归档;有些机构通过社交媒体平台发布官方信息，将社交媒体平台当做日常业务工作对外宣传和交流发声的窗口，发布信息时需要经过领导审批，这些审批材料也应该纳入归档范围;有些机构在发布转载或整编类信息过程中，可能为了得到授权与其他机构产生邮件或书面材料，这些也应当归档。

2017年实施的《电子文件归档与电子档案管理规范》和2018年印发的《机关档案管理规定》中明确规定了社交媒体文件应归档，但至今未出台归档方案或相关细则。从现有的资料和调研结果来看，很少有机构专门对社交媒体产生的信息采取归档措施，对这一部分信息的档案价值缺乏应有的重视，应尽快确定社交媒体文件的归档范围，减少有保存和利用价值的信息大量流失。

参考文献

[1][3]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.

[2]National Archives of Australia.Information on web archiving[EB/OL]. [2016-11-11].http：//www.nationalarchives.gov.uk/webarchive/information.htm

[4][8][10]肖秋会，詹欣然.我国政务微博信息的归档范围和归档流程研究[J].档案管理，2018（1）：52-54.

[5][6]张江珊.美国社交媒体记录捕获归档的思考[J].档案学研究，2016（4）：119-123.

[7]刘贞伶.澳大利亚政务社交媒体文件归档研究[J].档案与建设，2018（4）：21-23.

[9]王宁，曲春梅.美英澳政务社交媒体文件归档的经验及启示[J].北京档案，2017（4）：41-44.

项目基金：国家海洋信息中心青年科学基金资助项目。

作者简介：于钊，国家海洋信息中心（中国海洋档案馆）助理馆员，档案学硕士;门翔，国家海洋信息中心（中国海洋档案馆）馆员，本科;侯智洋，国家海洋信息中心（中国海洋档案馆）馆员，本科;王文玫，国家海洋信息中心（中国海洋档案馆）助理工程师，本科。