高校学生档案管理信息化平台的建设与发展

摘 要

数字时代，高校学生档案的管理方式不断优化、升级，由侧重纸质档案管理不断转换为纸质和电子档案并重管理。针对学生档案在高中、大学和毕业不同时期的特点分阶段进行管理更加便捷和高效。保留纸质档案的原始性和推动电子档案的数字化建设将是现今和未来一段时期内高校学生档案管理的主要方式。

关键词

学生档案 数字化平台 管理 建设

Abstract In the digital age， the management mode of college students' archives has been continuously optimized and upgraded from focusing on paper archives management to paying equal attention to both paper and electronic archives. It is more convenient and efficient to manage students' archives differently according to the different characteristics of high school， university and graduation. Preserving the primitiveness of paper archives and promoting the digital construction of electronic archives will be the main ways of college students' archives management at present and in the future.

Keyword students' archives; digital platform; management; construction

高校學生档案是学生在学习、实践活动中形成的具有保存价值的各种人事文件材料，它是学生思想道德文化素养、科技素质、社会工作能力和身体状况等综合素质的集中反映。根据中华人民共和国教育部令第27号，即《高等学校档案管理办法》的规定，高校档案馆是学生档案的主要管理部门，高校档案馆有责任改进学生档案管理方式，推进学生档案的信息化和数字化。在国家政策的引领下，高校档案馆学生档案管理模式不断升级，在发挥纸质档案原始凭证作用的同时，建立一套完整的学生档案计算机管理软件，搭建学生档案数据平台，积极地与学校信息化建设接轨，真正实现纸质和数字化管理相结合，两种方式共同管理，以期达到优化信息资源，更好地为全校师生服务。

一、高校学生档案管理基本情况

高校学生档案主要涵盖两部分内容，一是学生高中阶段档案，主要是记录学生高中阶段在校期间个人经历、德才能绩、学习表现的历史记录。高中档案是形成个人人事档案的起始部分，也是学生档案的重要组成部分。二是学生大学期间形成的档案，包括学生在读期间的成绩、入学和毕业登记表、派遣证以及各种奖励和处分材料等等。学生档案的齐全完整关系到学生毕业之际工作单位政审、考取研究生提前调档，是日后工作单位户口转入、转正定级、计算工龄、职称评定的重要依据。国家没有出台和规范学生档案的管理模式，所以各个高校管理方式各有不同。现今高校学生档案的管理方式大多是学工和招生就业部门管理，有的在学院管理，也有的在档案馆管理，不论何种方式管理，基本方式都是收集、保管、利用和发送纸质档案，建立电子检索目录，以便查找和利用的需要，这种方式虽然阶段性使用便利、快捷，但是并不系统和完整。

二、建设学生档案信息化管理平台的必要性

大学生在读期间形成的信用档案、学业水平、学习状况、思想道德文化素养档案、身体状况档案和社会实践等多方面材料是学生就业以及在今后的学习和工作中接受各级组织选拔、任用和考核的主要依据，是日后转变为人事档案的基础材料，为学生毕业后的工作、定职、晋级等方面提供重要的凭证。随着高校扩招步伐的加大，学生档案的数量相应也在逐年上涨，以某高校为例，平均每年有九千名学生的档案随新生进校，随毕业生发出，按每份学生档案内含十份材料粗略计算，每年将产生十八万份学生档案材料需要收集、整理、归档及发送，这样的一个庞大数字听起来着实有些让人吃惊，加之学生档案每年都要循环一次的收集、整理、归档、发送等工作，其中的辛苦和繁重可想而知。随着高考网上招生和录取工作的不断深入，新入学的学生档案由邮寄方式转变为自带方式，学生个人携带档案出现易丢失、易破损现象，档案的收集整理和发送工作日益繁琐繁杂，而且学生档案的数量大、内容多、保存期短、流动性强，不断探讨新的工作理念，不断地改进工作方法，提高工作效率，提高人事档案管理水平，成为改进学生档案管理方式的首要任务。“互联网+”时代，各高校都处于数字校园建设和办公一体化系统建设中，不断推动学生档案管理系统升级，推进学生档案信息化和数字化，构建学生档案信息管理系统一体化平台，丰富信息资源，提高管理工作效率，进而为广大师生提供最便捷的服务是当下最必要的举措。

三、信息化管理平台建设的整体规划

1.高中档案模块。高中档案模块包含学生档案转递记录、学生档案目录、电子档案数据库，依次记录学生自带档案交至辅导员记录、辅导员转递到档案管理部门记录、高中电子档案数据记录。前两部分是学生本人、学院和档案管理部门相互转递档案的记录，第三部分是一些省份招生部门网上填报志愿后形成的电子档案，转递给学生档案管理部门后形成电子档案数据库，但是目前电子档案数据库还不能全部实现，只有部分省份实行了网上录取，形成了电子档案的才能实现。有了电子档案数据，既可形成学生档案的纸质档案和电子档案的双套卷管理，同时也实现了档案内容的数字化和档案检索目录的数字化。

2.大学电子学籍模块。大学电子学籍是学生档案信息管理平台的主体模块，主要包括入学学籍、在校期间的管理、在校期间的利用、毕业登记四部分。新生报到后首先登录网站完成电子学籍注册，学生填写电子学籍，自动生成日后学生登记表，形成学生大学入学后的首份档案材料;在校期间的管理分为学生在校期间获得的奖励、诚信、社会实践、创业等材料，相应地由学工、教务、创业教育中心等部门记录和填写;在校期间利用，由档案管理部门填写，主要是学生在校期间利用档案和工作单位政审档案的记录;毕业登记主要是记录学生毕业之际填写毕业生登记、论文设计评议和辅导员填写评语等内容，由学生本人和学院共同填写。以上材料经过审核后打印，經学生本人签字和相关部门盖章后，形成纸质部分材料，统一装到学生档案中，毕业时由档案管理部门统一发送到派遣单位，而学生登记表、论文设计表和毕业生登记表作为永久保存材料存入档案馆。学生毕业后，档案馆保存学生的学籍纸质材料和网上填写的电子档案，双套卷保存既便于管理，又便于利用，极大地丰富了馆藏，提高了工作效率。

3.毕业生档案信息模块。毕业生档案信息模块是由档案管理部门和就业部门共同管理，其中涵盖毕业档案发送、毕业生档案查询、遗留档案查询等多个模块。就业部门首先将派遣信息导入到毕业生档案发送系统中，学生凭借学号和自己设定的密码进入系统，按照派遣信息填写相应的毕业生档案发送地址、发送单位、发送部门、部门电话等多个项目。毕业生档案发送后，档案馆在两周后将邮政公司提供的毕业生档案邮寄详细信息关联到毕业生档案查询专栏，学生通过手机微信关注公众号，登录后能够详细查询自己档案的邮寄状态，如果未通过网站查到自己档案邮寄去向，可凭借平台提供的邮政快递单号登录邮政11183网站，自行跟踪查找档案。遗留部分的档案，因缺少成绩、改派等多种原因保留在学校，档案部门经整理后将此部分档案信息关联到遗留档案查询系统平台，学生本人登录微信，可查询自己档案因何原因留在学校，何时、通过何种手续能再次发送档案等信息。

在“互联网+”的背景下，利用新的信息技术，采用“互联网+档案管理”的模式，不断进行高校学生档案传统管理模式的信息化升级，将为数字化校园建设和打造智慧校园服务添加新助力[1]。在网络大环境中，数据的安全性、易变性、可操作性也不容忽视，计算机存在的安全漏洞，网络服务器、防火墙以及随时可能遭受的黑客攻击使电子档案环境随时存在安全隐患，这就需要档案工作者提高自身信息化水平，科学管理好信息平台，真正实现纸质档案和电子档案有机结合，双套管理，最大限度地发挥出学生档案信息管理系统的高效、便捷和信息共享的价值，最大限度地实现高校学生档案管理的信息化和现代化。

参考文献

[1]杨蕾.“互联网+”视域下高校学生档案信息管理系统的构建[J].资源信息与工程，2018（6）.

基金项目：黑龙江省档案学会项目“高校学生档案管理研究”（HGDK2018-12）。

作者简介：杨杰，黑龙江大学档案馆副研究馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理。