辽宁省县级数字档案馆建设现状及问题对策

摘 要

本文旨在结合我国数字档案馆建设的时代背景，梳理一段时期以来辽宁省数字档案馆建设存在的问题，并提出相应的对策建议。

关键词

县级 数字档案馆 现状 对策 辽宁省

Abstract This paper combs the problems existing in the construction of digital archives in Liaoning province for a period of time under the era background of the construction of digital archives in China and puts forward corresponding countermeasures and suggestions.

Keyword county-level; digital archives; current situation; countermeasures; Liaoning province

數字档案馆建设是档案信息化建设的重要内容，是对传统档案馆进行升级和革新的一项系统工程和长期任务。面对当前工作环境，如何准确定位目标任务、完善建设内容和功能需求，同时要考虑与基础业务工作的结合，实施方案的切实可操作，避免成本耗费，是我们档案工作者，特别是数字档案馆建设者，必须要思考的问题。

辽宁省档案信息化建设起步相对较晚，数字档案馆建设工作自2014年着手开展。当年，省数字档案馆建设宣传贯彻会议召开，制定总体建设规划，部署相关工作任务。各级档案部门结合地区实际，在争取政策资金支持、整合现有资源等方面开展了一系列工作，数字档案馆创建相继启动并初步实施。

一、数字档案馆建设现状

1.时间紧迫，时不我待。2005年，国家档案局即提出要建立一批数字档案馆。时至今日已14年。作为档案资源大省及档案科研强省，辽宁更加深刻认识到数字档案馆建设实践的紧迫性和艰巨性。十余年来，一些经济发达、信息化等基础条件较为完善的省份的档案部门和档案工作者通过大胆尝试和深入探索，已经积累了较为丰富的操作经验和实践成果，其示范效应也已十分明显。2014年和2016年国家档案局分别发布《数字档案室建设指南》和《数字档案室建设概论》，从数字档案室的内涵、内容和建设要求等几方面明确了建设要点[1]。该指南实施后，国内数字档案馆建设再一次进入到一个高潮阶段，包括辽宁在内的多个地方将数字档案馆建设列入本地档案事业发展“十三五”规划。截至2019年初，全国已有多家单位的数字档案馆系统通过国家示范数字档案馆测试。然而，辽宁地区至今尚未有一家单位开展测试工作。

2.辽宁省地区工作进展。2010年前后，江浙地区一系列数字档案馆建设的成功范例相继涌现，引起了国家档案局的充分关注，同时也让辽宁的档案人开展了将地域工作实践与国家顶层设计相互融合的深入思考。2014年，辽宁省数字档案馆建设宣传贯彻会议后，省档案局依据《辽宁省数字档案馆建设规范（试行）》《辽宁省数字档案馆等级评估办法》，连续两年对省内各家市级档案馆及部分县级档案馆开展实地调研。调查2014及2015年度各地数字档案馆建设情况，汇总存在的问题。调研工作的同时，省局也对各市档案部门开展数字档案馆创建及其对辖区数字档案馆建设的指导工作进行了督促。

3.阶段性工作成果。近年来，辽宁一些地区的档案部门迎难而上，在市本级馆建设和对辖区数字馆建设的指导上开展了一系列具体工作。如部分市级档案部门提出，到2020年，县级档案馆100%完成馆藏永久保管文书档案数字化，并建成数字档案馆。有的市级档案部门通过申报专项规划，建立了民生档案共享平台，以市、县两级档案馆为服务窗口，初步实现全市民生档案信息资源共享[2]。同时，有部分市级档案部门将县级档案馆的数字化工作纳入各单位绩效目标考核中，以此推动工作开展。这些单位的积极努力为辽宁省数字档案馆的建设奠定了良好的基础，增强了辽宁档案工作者的信心。

截至2018年底，已有两家市级档案馆及五家县级档案馆通过了辽宁省数字档案馆等级评估。

二、辽宁省数字档案馆建设存在的问题

1.量化考核结果呈现问题。2014年和2015年，辽宁省档案局依据《辽宁省数字档案馆建设测评细则（试行）》《辽宁省数字档案馆安全风险评估细则（试行）》，对各基层档案馆相关工作进行量化考核，2014年全省各市级档案馆百分制的平均得分为69.72分，其中75分以上占21.5%，65—75分占57%，65分以下占21.5%。2015年，各馆的平均得分为74.62分，其中75分以上占43%，65—75分占57%。从建设内容的分项统计来看，两个年度内，各馆在“电子档案管理平台建设”及“数字档案资源建设”方面均失分较多，可见当时辽宁的数字档案馆在核心内容建设方面较省级标准仍有不小的差距。

2.工作调研结果呈现问题。2017年下半年，辽宁省档案局依据统计报表，结合对县级档案馆基础业务进行调研的反馈结果，对市、县两级档案馆的馆藏量及档案数字化情况进行了梳理。截至2017年9月，14家市级馆中，数字化完成率50%以上的仅有两家，而工作未实际开展或刚刚起步的档案馆共有7家。100家县级馆中，数字化完成率60%以上的仅有11家，工作未实际开展或刚刚起步的档案馆共有50家。调研结果清晰显现，辽宁省的数字档案资源体系建设十分不充分，形势依然严峻。仍有部分市县的数字档案馆建设尚未起步，且未制定数字档案馆建设规划，即便开始，其水平也仅停留在馆藏档案目录编制和全文数字化环节，缺乏系统设计和整体推进。同时，整体的畏难情绪依然存在，片面强调客观，难以保障相关资金的持续投入和建设项目的科学、有序开展。

3.地域差异及发展不均衡问题突出。就省内各地相比较而言，大连地区的档案信息化工作起步较早，也最先确立了本级馆及本地区档案信息化建设的发展模式。2018年大连市两家县区馆的数字馆建设对县区数字档案馆建设示范性较好[3]，也得到了在省内优先开展数字档案馆建设的难得机遇。大连多个县区的党委政府明确提出建设数字档案馆的要求，并确保经费投入。大连地区的档案部门争取领导重视，建立制度方案，研究工作实施，从理论到实践上都作出了有效的探索。

而目前，省内其他地区的基础较为薄弱。多数单位的人员资金十分紧张，基础设施较为简陋。应该说，由于地域经济发展和工作基础差异，先进地区的典型示范效应不明显，无法实现规模扩展和整体建设成效。

三、辽宁省县级数字档案馆建设途径

“统筹规划数字档案馆（室）建设，实现存量数字化和增量电子化，省辖市和县级国家综合档案馆馆藏永久档案数字化比例分别达80%和60%以上;开展数字档案馆（室）测评工作，县以上建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目比例达50%以上。”这是《辽宁省档案事业发展“十三五”规划》提出的一项重要工作目标。而要确保完成目标，档案部门需思考合理的实现途径。

1.提高认识、进一步增强责任感和使命感。作为基层档案部门，首先自身要提高认识，积极争取地方党委、政府支持，增强做好工作的责任感和紧迫感;切实加强组织领导，将数字档案馆建设纳入年度重点工作计划，科学合理地研究，细化量化目标任务，采取具体有效措施，做实做细相关工作。档案资源规范化建设、档案信息安全体系建设、数字档案馆建设，分别代表着档案信息化工作的物质基础、安全保障和发展方向，是持续推动全省档案事业科学发展的关键工作和重点任务。辽宁省数字档案馆建设有新进展，既是充分考虑和认真落实信息系统整合和资源共享，不断提高档案信息安全保护水平的客观要求，也是档案部门全面履行档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”职能的使命所在。因此，工作能否做好，目标可否实现，关键在于提高认识、加强领导，关键在于科学组织、扎实开展，关键在于稳步推进、有效落实。

2.重视质量，依据标准提升工作整体水平。一是合理开展组织规划。县级档案部门应根据本地区、本部门信息化和档案事业发展的需要，研究提出符合自身实际的数字档案馆建设项目。积极争取将档案信息化建设相关内容纳入本地区工作规划和绩效考评目标体系。确保数字档案馆建设相关经费持续和有效投入，避免重复建设。切实加强人员培训。二是升级完善基础设施。遵循满足现阶段需要并适当超前的原则，统筹中心机房、网络设施、基础软硬件、备份存储及安全防护设备的配置维护和更新迁移。要重视设备管理维护、安全保密、应急值守等相关制度的制定和执行，建立并维护相关工作台账，妥善管理设备采购、升级文件资料。强化安全意识，严格遵循保密要求，并切实开展数据备份。三是完善应用系统建设。应用系统建设需依照相关标准规范和保密要求，可对现有系统进行整合，避免重复建设。应用系统的重新研发、维护升级和数据迁移应确保数据信息安全。应以“档号”作为目录数据库与原文的唯一关联标识。系统操作产生的工作日志及相关文档应妥善保管，以备查考。四是充分开展资源建设。要兼顾传统载体档案数字化的数量和质量，并确保档案实体安全和信息安全。应严格按照数字化标准规范的相关要求，通过全程控制、全面质检来确保数字档案内容的完整、清晰和与原件的对应。要合理制定数字化图像文件的存储形式和命名方式，摆脱对应用系统的依赖性。要严格防范工作场所的安全风险，加强对人员设备的管理。同时，各地可选择条件较为成熟的机关档案室，开展电子文件归档和电子档案接收试点工作。五是整合共享信息服务。当前，各单位的主要任务还普遍集中在资源建设阶段。下一步，应进一步探讨馆际资源共享的实现途径，先进地区的档案馆更要先行一步，研究区域内建设项目的整合和标准规范的统一，并确保信息安全。

3.紧跟形势，加快数字档案馆建设步伐。县级档案馆要捋顺工作思路，合理分解任务，明确工作职责，层层落到实处。在这个过程中，各市档案部门要准确把握本地区馆藏档案资源现状、经费投入和技术支撑条件，充分考虑现实制约，以科学规划指导辖区各馆的项目实施，提高地区数字档案馆建设的科学水平、建设效率和投资收益。县区档案部门应科学编制建设规划，合理确定长期目标和阶段任务，统筹安排和使用人力、物力、财力，充分考虑资金投入、人才储备、技术支撑和完成时间等要素，确保建设任务如期保质保量完成。

数字档案馆建设是档案事业发展到一定阶段各级综合档案馆所面临的现实选择，意义在于对档案基础业务工作的促进，在于推動档案工作规范化、制度化，是提高档案服务水平的重要手段，也是辽宁档案事业突破瓶颈、转型升级的工作要求。档案工作的特质决定了各级档案馆的信息资源必将成为一个整体。因此，观念势必要更新，基础势必要打牢。同时，要紧跟步伐，主动向上对标，借鉴先进地区的成功经验，在追求建设质量上下功夫，逐步提升辽宁省档案工作的现代化能级。

参考文献

[1]张晶.数字档案室建设的实践与探索[J].档案天地，2017（12）：35-38.

[2]赵焕林.在全省档案局长馆长会议上的讲话[J].兰台世界，2017（3）：4-9.

[3]杨智慧.在新时代砥砺奋进努力作出新贡献——2018年省档案局档案馆（室）处工作要点[J].兰台世界，2018（5）：8-9.

作者简介：王静，辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心），硕士研究生，研究方向为档案管理。