试论房地产档案管理存在的问题及对策

邵云飞

摘 要：房地产档案主要是指房地产行政管理部门在房屋管理中，通过收集整理按照一定方式反映房屋及土地状况的材料和记录，对于房屋管理、房地产事业的发展以及经济建设具有重要意义。房地产档案信息错综复杂，信息量巨大，其中包括了房屋位置、产权信息、房屋状况及修缮信息等等，通过文字、图纸、音像等多种方式承载。对于如此大量的档案管理，给管理人员带来了巨大的压力和挑战。为了促进房地产档案管理健康有序发展，找到档案管理中存在的问题，并解决问题，才能促进正常发展。

关键词：档案管理;房地产;档案管理分类;解决办法

一、房地产档案管理概述

房地产档案管理是指对房屋档案进行有序管理的统称，在房屋档案的形成过程中，需要通过对产权人、房屋自然状况及使用土地状况收集整理等过程，最终通过文字材料、图纸音像等各种载体内容的文件材料进行归档保存的管理制度。房地产档案管理是否有序，对促进房地产事业健康发展具有与重要作用。

二、房地产档案管理内容

（一）档案收集

房地产档案的收集，是整个管理过程的第一步，是起点和基础，也是不可或缺的重要环节。在收集过程中，要把分散的，以及散落在其他部门的各类档案进行集中整理，通过归档的方式集中处理。这些文件要包含产权登记、变更及涉及产权活动的所有文件材料，要对档案载体实现多元化管理，对影视、音像等材料着重整理，避免载体单一化。

（二）档案整理

在房地产档案整理过程中，两项重要工作分别是分类和立卷。分类时要做到分类科学、排列有序，使档案能够后期查找方便。在立卷整理时，要将文件作者、标题信息、日期等信息填写清楚，拟好标题，尽量简洁，装订整齐牢固，注明保管期限。初步整理之后，将材料进行分类组合，编号处理。两项工作紧密配合，密不可分，才能保证档案管理的合理性和稳妥性。

（三）档案保管

档案的保管分为短期、长期和永久保存三中类型，对有长期参考价值、16-50年及15年以下的档案，进行分类保管，目的是为了提高档案的使用年限，维护档案的完整性，最大程度的保证档案免遭损坏。

（四）档案利用

随着科技的进步，互联网的使用，房地产档案管理正在向线上方式转移，数字化建设是档案管理下一步实现的目标。房地产档案除了提供查询、复制和借阅等服务之外，也要积极向社会宣传房地产档案，为经济建设和社会发展提供有效增值服务。

三、房地产档案管理分类

（一）前期材料

前期材料主要包含房屋建设立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，规划报建文件，专业报建文件，开工复审文件，管线报建文件，竣工验收文件和项目证件，这些材料主要可用于证明房屋權限，设计、施工的合理合法性，多属于永久保存文件。

（二）施工过程材料

此类档案包含设计图、施工图和竣工图，具体包括建筑结构、水电、消防、景观设计、总规、和竣工图，除设计图为长期档案之外，剩余两项均属于永久保存档案。

（三）竣工后期文件

竣工后期档案包含行政文件类，如对外部政府行文、红头文件，内部行文、备注，会议纪要和工作计划等，工程类合同，如售楼处合同，设计、施工、开发商合同和销售合同等等。

（四）监理及影像资料

主要跟包括公司营业执照和公司合同，现场施工相关视频、音频等材料。

四、房地产档案管理的重要性

（一）为房地产项目管理提供理论依据

房地产档案中，记录了大量信息，为房地产日常管理、转让、扩建、新建等提供了科学依据。作为房地产档案中的重要部分，产权信息是房产依法获得或消失的有效法律证据。由于房主个人改建、或是房屋产权纠纷等等，借助房地产档案中的信息作为依据，就会减少很多无谓的工作，提高工作效率，杜绝虚假的欺瞒诈骗行为。

（二）为宏观经济发展、城市建设提供有力保障

在城市、农村建设中，宏观的规划一定要做到科学、精准，需要以大量的信息作为决策的基础。房地产档案历时长、信息量大，若保存完好将对决策起到巨大的帮助作用。此外，在城市的建设中，环保、消防、水电、交通等各项层层相扣、密切相关。要对区域进行合理规划，提高土地使用效率，不可避免地就要对旧城区、危房区进行改造。为了保证拆迁的合理性、公平性，就要借助房地产档案查询房屋产权问题、建筑问题，保证拆迁过程中问题最小化，保证各部门亲密协调，只有资料准确性高，才能保证工作的顺利进行。

（三）为房产交易提供保证

按照我国现行法律的相关规定，房地产证书和档案作为鉴定房屋归属的有效证据。随着房屋流通速率的加快，房屋主人将进行频繁的变更，只有房地产档案的有效管理，才能保证购房者和卖房者的合法权益。购房者通过对房地产档案的借阅，可了解到房屋是否存在产权问题，是否被冻结，是否不存在违建等等，以此作为是否购房的重要依据。通过档案管理部门提供的相关记录，了解到产权证书的真伪，在核实无误后，方可进行交易。

（四）为日后司法鉴定提供保证

房屋作为一项不动产，存在交易价值，只要有交易，就会存在风险。若房地产商逃避检查违规操作，日后出现房产纠纷，房产档案管理部门可配合司法机关工作，积极提供相关房地产档案，若核实无误，将对房屋进行重新评估，若记录有问题或房屋存在抵押等行为，房地产档案部门也应承担责任。一切都已房地产档案中记录为依据，为所有的产权转移、司法鉴定提供理论事实依据。

五、房地产档案管理存在的问题

（一）人员素质较低

房地产档案管理中，对于工作人员要求较高，一方面要求有极高的专业技能，要懂得档案管理的基本知识，同时要懂得测绘、法律、音像、管理等多面的技能，在实际工作中，由于缺乏系统的培训导致档案管理工作人员缺乏专业技能的培训及档案管理工作中的重点要点培训，无法适应房地产档案管理工作中的繁杂及强度。

（二）管理设备落后

由于房地产档案过于复杂，信息量过于庞大，如果没有数字化的管理将出现极其低下的管理效率。在档案管理过程中，应将纸质档案上传至电子档案，并保持双方的统一，之后再不断进行档案的更新和完善补充，这就要求档案管理设备要能实现新旧数据的统一和更新，另一方面不同部门在操作过程中容易导致存储分散、数据丢失等突发情况，导致档案管理的失败。此外，检索体系对于普通群众或其他非管理人员至关重要，没有有效的、快速的检索体系将导致档案管理的毫无意义，无法检索到有效信息。

（三）档案材料收集不齐全

房地产档案中设计到的内容众多，从建筑用地审批到规划设计、到施工、到竣工、再到销售、交付等环节众多，其中一个环节对接不上就容易导致档案断层。档案材料对于齐全的标准、规范性、准确性，还应制定更统一的标准，确保档案材料前期收集的准确性和完善性。

（四）档案材料利用率低

房地产档案的建立，一方面为了保存相关材料，以便后期城市规划建设;一方面为了做好备份工作，确保房地产市场的有序进行;另一个重要方面就是方便用户的查询。现实中，用户对于档案的查询、借阅率非常低，即便是发生司法纠纷，进行相关查阅由于检索体系的不完善，也是非常困难。所以房地产档案在综合利用率上，还有待提高。

六、房地产档案管理中存在问题的解决办法

（一）软件设备改善

包括信息上传系统、检索系统、不同部门的协同办公系统等等应进行统一的软件上新，通过档案的分类整理，重新上传，解决无法检索或检索困难的问题。此外增加檢索方式，建立检索标准将有效提高检索功能，保证用户在查询房地产信息时更加便利，通过线上搜索和人工搜索相结合，是档案管理部门为用户提供最有效、最准确的服务。

（二）备份保存

由于档案管理线上部分借助计算机完成，计算机作为机器设备不可避免的会出现故障或者信息丢失，为了最大程度的保障信息的安全性，要定期对电脑设备进行检查，同时要进行文件的备份，以备不时之需。

（三）前期控制

由于档案前期的收集过于繁琐，工作量过大，可以通过相关标准的制定，人员的完善等方式，抓好前端，保证档案收集的完整性和准确性，在收集之后做好整理、分类工作，之后再进行线上电子档案的整理将做到无缝连接，只有做好前期控制，才能保证后期工作的有序进行。

（四）人才培养

房地产档案管理工作中的每一项都需要人工的参与，提高工作人员的整体素质、业务能力，才能保证房地产档案管理工作的正常进行。通过技能的培训，老员工带动新员工等方式，进行人才梯队管理。此外，作为档案管理工作人员的一份子也要积极充实自己的专业知识，提高道德品质和敬业精神，在房地产档案管理工作中站好每一班岗。

七、结论

房地产档案管理在城市的综合建设，宏观布局、房地产行业健康发展中均发挥着不可替代的作用，对房地产档案的有效管理体现着一个管理部门的工作能力，也体现着管理部门对于行业、群众的责任意识。虽然房地产档案管理中存着着或多或少的问题，但是通过工作人员的不断努力，问题都将得到迎刃而解，而房地产档案管理这项工作本身，将发挥更大、更多的作用，为城市建设、经济发展出一份力。

参考文献：

[1]玄艺兰论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊，2003（6）.

[2]郭晓光房产处分和权属登记[J].理论与实践，2004（3）.