ERP应用监控分析及其改进

摘要：中石化ERP应用监控工作涉及炼化、销售、油田、科研四个板块百余家企业单位，共享服务有限公司承接监控任务后，转变监控方式、规范应用情况说明、新增在线分析功能等，取得良好的实施效果。

关键词：ERP系统；应用监控；实施；共享服务

一、实施应用监控分析的背景

2005年，中石化总部成立ERP支持中心，正式开展ERP规范应用监控工作。初期，ERP监控检查工作主要依靠人工登录系统，按照指标要求逐一进行监控。2012年，中石化总部开发ERP达标监控系统，三年间先后上线和完善了炼化板块、销售板块、油田及科研四大板块监控系统。

2018年，共享服务有限公司承接ERP系统监控相关工作，为提升每月出具监控月报的速度和质量，减轻工作压力，提高工作效率，推出ERP应用监控系统在线分析功能。2019年，共享服务有限公司以现行的2017版ERP综合应用评价指标为蓝本，进行各个模块的梳理分析。

二、应用监控分析实施范围

ERP应用监控系统全面涉及中石化下属企业单位，具体包括油田板块12家企业，炼化板块37家企业，资产板块13家企业，销售板块37家企业、科研板块8家企业、专业公司2家，共计109家单位。

监控模块包含FI财务会计、CO成本控制、TR资金管理、MRO物资供应、MM物料管理、PP生产计划、SD销售分销、IMPS投资项目管理、EM设备管理、BASIS权限。主要监控指标涵盖了各模块的全业务流程，包括线下实施和线上操作，以及绩效考核指标等。

三、应用监控分析实施功能

3.1 查询方式

ERP应用监控系统提供三种查询方式。月度考核结果查询，可提供所有企业监控结果的综合查询；单个公司考核结果查询，直观展示单个公司信息系统有问题的指标及监控各系统的所有指标情况；分系统（模块）查看指标明细，方便定位各系统共性问题，满足单个指标横向对比所有公司的考评结果。

3.2 指标类别

ERP系统指标类别分为四种。日度指标，每天都进行检查更新，可有效检查出违规的数据，以便及时修改；月度指标，每月月初更新上月的违规指标情况及考核情况；季度指标，每3月、6月、9月、12月更新发布上季度监控结果，月初几天每天更新一遍；年度指标，12月更新发布上年的监控考核结果，月初几天每天更新一遍。

四、共享服務模式下的改进与提升

共享服务有限公司自承接ERP监控工作以来，积极支撑总部做好ERP应用情况监控的工作，满足扩大ERP监控范围、优化监控指标、完善监控手段的要求，满足总部各部门更加全面准确、及时、快捷地掌握ERP应用状态、应用成效和现存问题的需要。炼化板块、销售板块、油田板块、科研板块、资产公司等监控系统上线后，为总部检查工作方式带来变更，实现总部日常监控以系统为主，手工为辅的目标。

4.1 转变监控方式

共享服务有限公司转变企业监控方式，变事后通报为事前预警，及时发现各关键业务流程存在的不及时、不规范的问题并进行改进。企业将在财务、销售、物资需求、投资项目管理、设备管理等业务领域对业务环节的关键监控点及时监控，有效促进企业ERP业务的规范应用。

4.2提供ERP系统日监控周分析和月度报告

为了提升服务质量和运营效率，共享服务有限公司提出ERP系统日监控周分析服务工作思路，借鉴“体检报告”理念，设定检查项、检查内容及目的、计量单位、参考范围、标准分值、扣分标准等内容，将检查结果推送企业，告知当前的“健康状况”，便于企业规范操作日常化。报告采用一企一报告的模式，为企业提供周推送交付物。

此外，根据中石化总部要求，共享服务有限公司每月依据信息系统综合应用评价指标，对企业应用情况进行远程监控检查和分析，将各业务各板块综合应用情况汇总分析，完成月度分析报告，发布于信息部网页，同时在自动化办公系统下发各企业。

4.3 规范月度监控特殊情况说明提报

2018年7月正式在IT共享服务平台企业端启用了企业特殊情况说明线上提报管理功能，即在日常ERP系统监控过程中，企业特殊情况说明统一在IT共享服务平台线上提报，说明应加盖公司信息部门或其它相关职能部门的公章，同时进一步明确了特殊情况的范围、内容和处理流程。做到因特殊原因出现的应扣未扣事项的透明化、公开化，做到可追踪可回溯，减少人为干预，使监控结果更加准确可靠，推进了系统应用规范运行，加强了监控分析工作的透明度和公开公正。

4.4 新增应用指标在线分析

在线分析功能实施，包含监控指标的结果录入验证及整改，监控指标的结果汇总，监控指标问题说明文档的上传下载，最终问题清单的出具，极大地减轻监控人员的工作压力，提高工作效率。新开发的在线应用分析主要包括四个功能。

（1）监控问题月指标录入：对每月监控平台各板块各模块的监控指标数据进行验证录入，支持上传违规问题清单图片及企业提交的问题说明文档，可将录入完成的模块清单导出。

（2）监控考核月指标汇总：可查询出各个板块下所有模块的监控指标问题清单汇总情况，通过该表可以看出每家企业的整体监控情况。

（3）监控问题月指标清单：该报表可查看企业违规问题的具体凭证及原因。

（4）问题个数变化统计表：对比企业各模块监控指标在月结期间检查出的问题个数及解决的问题个数。

五、ERP应用监控分析实施效果与建议

随着ERP应用监控系统推进实施，监控覆盖了109家大集中企业，且各模块大部分监控指标实现远程线上检查，有效提高监控效率和范围。ERP应用监控系统还提升了企业自查手段和方式。企业可以利用系统自动进行全方位的ERP操作自查，及时发现ERP系统应用中存在的业务操作不规范、遗漏、不及时的问题，并进行修正。

共享服务有限公司实施日监控周推送后，日度指标超前预警，以便企业尽早发现存在的问题，将ERP规范应用工作日常化，改变了月度监控时间节点与财务月结冲突、工作压力较大的现状。共享公司监控方式的创新，使得企业风险点前移，变被动监控为主动发现，将规范化应用常规化，促进企业用户及时高效地进行合理规范操作，有效避免了月底集中整改或说明的情况。

已经投入使用应用监控系统在线分析功能，在监控问题月指标录入、月指标监控-监控问题月指标清单、企业清单查看、数据分析四个方面，建议完善优化，结合之前线下汇总报表进一步改进和提升。此外建议增加线上编辑服务交付物、建立线上沟通渠道与企业的交互功能、增加企业通讯录实现交付物自动邮件推送。

参考文献：

[1] 蒋玉洁.中石化总部ERP达标监控系统的部署与实施[D].北京航空航天大学，2013

作者简介：

余丽蓉（1981-），女，江苏南京人，汉族，硕士学历，中国石化集团共享服务有限公司南京分公司IT业务服务部，工程师。

（作者单位：中国石化集团共享服务有限公司南京分公司）