基于财务共享模式下企业多维精益的电子会计档案管理系统探讨

付芳 龚贺 程平

【摘 要】随着改革开放，我国的社会经济逐步发展，在国内企业里形成了一种新的财务管理形式--财务共享服务模式，该模式为会计档案电子化处理提供了特定的选择。本文将详细探讨现今在财务共享模式下大型企业电子会计档案存在的问题以及提出改善措施。

【关键词】企业;财务共享服务模式;电子会计档案;改善措施

1.财务共享服务模式概述

财务共享服务模式是利用现代化信息技术以及财务业务流程处理，通过优化企业财务组织结构，从而实现财务管理的质量与效率提升，进而降低了企业运营成本等。总的来说，就当前状态看，我国企业已经逐步使用财务共享服务模式，特别是在省会城市，已有明显的效果，从市场经济的角度上来看，财务共享中心已经成为企业内部和外部客户提供规范化、标准化的服务模式。

2.财务共享服务模式下企业会计电子档案管理的特点

企业会计电子档案管理是指将会计信息系统、资金管理系统等实现汇总，并对会计电子档案进行分析、处理。一般财务共享模式的企业会计电子档案管理有以下几个特点：

2.1便捷性。

电子会计档案便于携带，企业将原始会计凭证扫描上传至财务共享平台，电子会计凭证进行处理生成账表，最后生成资产负债表、利润表等各种报表。另外，企业可以直接通过银企直接获得完整的银行电子回单，并根据银行电子回单生成会计电子凭证，进行电子对账[1]。

2.2实时性。

传统的会计档案管理模式数据不能实时更新，但财务共享模式下的会计档案管理可以进行实时更新，生成各类报表。举个例子，员工在报销费用时可以根据报销内容选择模块，并根据报销金额以及事项进行填写。财务部门只需要将云平台系统上的数据与员工填写的报销事项进行核对即可，如信息没有问题就可以上传到银行系统，银行系统将直接支付费用。最后云平台系统会根据发生的业务自动生成相应的会计电子凭证，形成会计档案[2]。

2.3高效性。

财务共享模式下的企业会计电子档案管理，可以实现档案收集、整理、分析、处理、利用等，提高了档案管理的效率，使档案管理具有高效性。传统的档案管理需要消耗大量的时间、精力、人力、物力，打印大量的电子凭证[3]。

另外，财务共享模式下的会计电子档案管理还可以实现档案信息一体化管理，实现信息的实时共享。

3.財务共享模式对于财务管理的优势分析

3.1有效的提升财务管理效率

财务共享模式可以依赖信息技术，从而将企业财务部门工作全面落实，这样实现了碎片化、复杂化的数据整合分析，通过计算机系统自动完成，在降低了财务工作人员的工作量的前提下，同时还提高了工作效率。

3.2降低财务管理成本

财务共享模式可以降低管理成本所产生的实际成本，可以减少企业不必要的浪费或支出，其中最直观的就是降低人力成本。在业务总量不变的情况下，使人工成本减少，有利于人力资源支出，从而降低了管理成本[4]。

3.3有利于完善财务管理内部控制

财务共享模式不仅实现财务管理的优化，还提升了财务业务流程质量和管理水平。将财务共享模式应用于企业财务管理中会促进流程想系统化方向发展，可以将企业内部各个分散的工作整合到一起，提高财务数据信息的利用率，促使财务管理向更加专业的方向发展。

4.财务共享模式下会计电子档案管理注意的问题以及相应对策

4.1会计电子档案安全设置。

计算机系统本身就存在着一定的网络安全隐患，传统的会计电子档案只需要实现企业内部联网即可，但财务共享的会计档案必须要与外网链接，由于电子会计档案管理依托网络环境存在，所以平台系统接口存在着病毒感染、黑客入侵、木马攻击等情况，从而会导致会计档案发生更改。其次，内部管理人员的操作不当的行为也会导致会计档案系统损坏、资料缺失。第三需要注重电子会计档案管理系统的建设与维护，需要设置防读写功能，防止档案被篡改、删除等情况。第四要有信息确认技术，例如：签名技术、认证机制、水印技术等等，这样可以对电子文件的信息进行有效的保护。

4.2企业电子会计档案的规章制度。

在如今互联网时代，电子会计档案是一种趋势与潮流。但是还有很多企业的高层管理人员思想还是保守的，他们还没有意识到会计电子档案对企业的重要性。大型企业需要与时俱进，适应这种“变革”。首先必须要结合自身的发展战略、行业特征从而制定财务共享模式下的电子会计档案规章制度。规章制度主要是针对管理职责、操作权限、业务规模等内容进行规范。

4.3企业电子会计档案管理的绩效考评。

企业实施财务共享服务平台后，要进行绩效考评，可以与收入、利润、各部门的业绩建立联系。财务共享模式对企业电子档案管理人员提出了更高的要求。首先要求电子档案管理人员需要具备会计电子档案管理的意识，要求会计电子档案管理人员掌握会计软件应用、管理系统维护、网络安全等方面的专业知识，做好保密工作、廉洁奉公、遵守法律法规、保证工作的纪律性。从企业的角度考虑，设计绩效考核指标会激励员工的斗志，挖掘员工潜力，并可以不断的督促使其提高服务水平。

4.4信息系统接口不易对接。

财务共享的会计档案信息需要在不同的系统之间进行传递，一旦这些系统不能进行无缝对接，则系统之间的信息就无法传递，导致共享难以实现。因此要充分的考虑到数据信息在不同的部门之间连接，规范会计电子档案的文件格式、频率等，制定会计档案的接入标准，实现会计信息系统、银企系统、资金管理系统、报账系统等信息进行无缝衔接，使会计电子档案顺利归档。

5.结束语

数据作为这个时代的新工具正在默默的影响着企业，企业应实时关注会计档案管理的环境，将纸质版档案数据转化为电子版数据。电子会计档案管理系统不仅能降低办公生产成本，而且还节约了人力、物力、时间，从而提高了企业效率。总的来说，在如今的大数据时代，电子会计档案管理实施不长，网络安全性、企业内部的制度问题、档案管理人员的操作等等，使电子会计档案的真实性、有效性、完整性以及可用性面临着全新的挑战，因此如何在财务共享模式的前提下发展电子会计档案管理对我们来说仍是一个研究的重点。

参考文献：

[1]程平，崔纳牟倩。大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理[J].商业会计，2016（13）：127-129.

[2]刘洁，颜国新，王蕾。电算化会计档案管理工作刍议[J].山西档案，2014（2）：61-63.

[3]赵飞飞，丁丽萍，财务共享服务下新型财务管理模式研究[J].合作经济与科技，2019，（6）：：144-145.

[4]刘继红，集团性企业财务共享模式的利弊研究[J].企业改革与管理：此案为审计，2019（04）.

作者简介：

付芳（1985-），女（汉族），河北省沧州市沧县人，河北农业大学农业经济管理专业市场营销与物流管理方向，硕士，主要从事财务信息化研究，福建亿榕信息技术有限公司工作。发表论文《河北省奶牛养殖小区建设补贴政策效果评估及对策研究》、《基于供应链管理的低碳经济体系研究》等。

（作者单位：福建亿榕信息技术有限公司）