新形势下如何做好工程档案资料收集整理工作

刘庆平

摘 要：随着国家经济的日渐繁荣昌盛，建筑业迎来了新的发展高潮，行业规模迅速增大，产值屡创新高，工程质量的优劣一直以来都是社会关注的重点。工程档案资料的收集和整理作为建筑施工行业管理的重要组成部分，是工程质量的否决项，然而当前的档案资料收集和管理工作存在着弊端，制约着建筑工程行业的健康发展，迫切需要进行进一步规范和完善。

关键词：新形势;工程档案;资料收集;资料整理

1 引言

伴随着科学技术的飞速发展，在城市化改造的进程中，建筑工程施工技术实现了跨越式地提升，建筑工程作为城市建设的重要环节，是依据技术图纸而建造的工程实体。工程档案真实可靠地记载了施工过程中的内容，例如：工程批复案卷、工程概览、验收文件等，是衡量工程质量是否达标的重要依据，工程档案资料的管理工作能够给予工程建设以科学有效地指导，为城市建设规划和发展提供强劲的助力。如何科学高效地对建筑工程资料进行收集和管理是需要认真研究和对待的问题。

2 保证工程技术资料收集整理齐全

建筑工程与人民群众的生命财产安全息息相关。《建筑工程施工质量验收统一标准》对工程技术资料管理作出了明确的规定，要求工程质量相关的资料应当准确完整，工程资料应当跟随工程进度做好准确记录，不得有缺失、漏掉的信息。建设工程本身具有较强的复杂性，设计的环节众多，容易受到外界因素的影响，不同的施工环节由不同的人员负责，增加了工程档案资料收集的难度，这就需要工程施工人员掌握档案资料收集、整理的规范，将工程资料收集全面，及时对需要复检的材料进行复检，做好试验记录，保证工程档案资料的完整性、准确性和全面性。工程档案资料是对施工中材料使用、验收、做法等方面情况的记录，在工程管理中起着至关重要的作用。工程施工过程中，施工队伍的技术水平、综合素质和责任意识对工程档案资料的收集、整理有着直接的影响作用。档案资料管理人员应当加强对资料收集、整理专业知识与技能的掌握，熟悉工程资料管理的流程，不断更新知识，及时发现和防止资料工作中的问题，保证工程档案资料工作的质量和效率得以提升。

3 建筑工程资料管理中的主要问题

3.1 不重视工程资料的整理

在一项工程中，有的单位只注重工程施工、技术、成本预算与核算等工作的开展，对资料的收集则采取忽略的态度，认为只要保证了工程质量，其他工作都是可有可无的，尤其是资料整理要配置专门人员，非但要消耗大量的人力和财力，反而对施工质量和进度毫无用处。在这种错误观念的影响下，资料收集整理工作得不到重视，更得不到顺利开展，工程竣工之后需要用到材料时才会去费力收集，这时有些重要材料可能就不够全面、不够准确，甚至存在缺漏信息的情况。当接受监督和检查的时候，工作人员就会进入紧张的弄虚作假中，材料几乎相同、内容几乎全是“完美”，在没有结合工程施工实际情况的前提下，材料中的数据存在较大的重复和误差，导致材料不合格现象频繁发生，严重影响了工程档案管理的顺利开展。

3.2 资料收集整理质量有待提高

在工程档案资料的收集和整理中，要求资料工作人员要有强烈的责任意识，熟悉工程、技术等方面的知识和技能，只有这样才能对工程资料进行合理的分类和保存，在整理的过程中，必须注重重要资料的完整性和精确性，及时检查是否存在缺漏项。然而，有些单位在日常的资料收集和整理中，由于不够重视导致资料存在缺项漏项，资料工作人员没有对工程记录进行分类编号，有些存在密切关系的资料被分开存放，造成资料管理的局面混乱，工程档案资料在上交的过程中也没有经过领导的签字确认，导致资料管理责任不清。同时，尽管多数工程档案资料按照规范的程序进行了整理，但是资料却时常存在不规范的问题，工程施工中的实则值不符合实际、验收记录和检查记录缺失、工程涉及变革及技术执行记录不全等问题都是资料质量不高的表现特征。

3.3 缺乏完善的资料收集整理体系

工程档案资料管理就是对建设工程从设计到施工完毕的过程中产生的文件资料进行收集、整理、保管的工作。从当前工程档案资料管理的整体现状来看，工程资料收集之后，工作人员未能按照档案管理规范进行资料的装订，这就使得工程档案资料陷入混乱，甚至发生严重的资料丢失。工程档案资料管理本身要求较强的严谨逻辑，在进行资料的分类、归纳、整理、存档的时候，应当严格按照规范要求，避免出现疏漏和差错。当前，有些单位对工程档案资料的保存工作存在一定缺陷，有些资料没有被妥善的编码、排序和装订，相关文件的原件和复印件没有进行分开存放，这就使得档案资料后续的查阅和利用更加复杂，带来了不必要的工作麻烦。还有些单位甚至在保存文件的时候出现严重错误，致使档案信息缺失，为工程的顺利开展造成了严重的负面影响，更甚者带来巨大的经济损失。同时，在档案资料管理机制方面存在着不健全的问题，使得档案资料的收集和整理无法保持与施工进度同步，还会导致资料的严重缺失，进而制约档案管理工作的有序开展。

4 如何正确对建筑工程资料进行收集和整理

4.1 增强对工程资料的重视

在建筑工程管理中，技术资料的管理直观重要，因为技术资料要在工程检验、管理、使用、维护和调整等方面发挥重要功能，还可以作为掌控施工过程的重要依据。高质高效的工程档案资料保存，能够从根源上对工程加以完善管理。工程管理和利用中不可或缺的就是技术资料的支撑。因此，在工程档案资料的管理过程中，领导者和管理者应当对资料的收集和整理高度重视，通过加大宣传力度，提升部门和职工的思想认识，确保他们在资料收集整理中提供有力的支持与配合。要想科学组织资料管理，就必须在工程施工前构建一支高素质、能力强的资料工作队伍，在工程的全过程建设中，科学、规范地收集、整理相关资料，保证资料详细完整地记录工程实际情况。

4.2 关注材料收集整理的具体细节

在工程档案资料的收集整理过程中，应当配置专门的专业人员，在与施工进度保持同步的基础上，根据工程量、批次的顺序进行资料的收集工作，保证工程施工的每个环节都得到了有效的记录。若是缺漏了其中一个流程，就必然会导致资料不完整、不系统，更无法体现工程实际情况，也谈不上为工程质量提供说明依据。例如，在做工程验收记录时，要详细、明确地走完规范的手续，保持在内容上与时间上与真實情况的吻合，只有这样，记录的信息和数据才能为后期的查询和使用提供真实、准确依据。同时，要做好工程档案资料的分类和归档工作，编制的目录要有层次、要清晰明了;在条件允许的情况下，要对工程材料的原件进行归档，归档的质量、内容和时间都应当严格遵循工程档案管理的标准。

4.3 提高工程档案资料收集整理质量

工程档案资料的收集和整理应当遵循质量高、真实可靠的原则。在资料收集的过程中，必须保证资料中该签字的地方有清晰的签字，对填好的资料不要所以改动，保证资料中信息的原始性和客观性;要坚持实事求是的原则，真实记录工程施工中发生的时间;资料的收集与整理要保持与工程进度的同步进行，施工环节进行完，资料整理也要同时完毕，禁止事后补充，避免资料不真实、有缺漏的情况发生。资料的收集要从具体环节做起，做到及时、科学的检查和检验，及时发现资料中的不真实、不正确之处，及时对错误进行修改，从根源上避免施工中的安全隐患。针对工程中使用的材料，要进行严格的检查和检验，并做好复检记录，为工程中材料的运用提供判断依据。

4.4 加强档案材料收集整理信息化建设

工程档案材料收集整理的最终目的是为工程的后期维护、调整提供利用价值，为城建提供高效的信息服务。对城建档案馆来说，信息化建设就是档案材料数字化、电子化的过程。一方面应当加快档案网络建设，构建档案材料的网络目录，对工程档案资料进行数字化转化，将完整的材料保管在数字化档案系统中;另一方面，对需要保管的档案材料应当以数字化的传输手段输入到安全的管理系统中，从材料来源上保证档案材料的数字化整理。同时，应当加强对档案材料工作人员的信息技术培训，督促他们积极学习丰富的专业知识与技能，保證工程档案材料的收集整理真正走上信息化道路，进而提升工程档案材料的收集整理质量和效率。

5 结语

城建过程中，工程档案材料的形成、保管与利用都发挥着中观重要的作用，随着社会城建对建筑工程的需求增加，工程档案资料的收集整理工作也面临着更高的要求。在工程建设的过程中，必须重视并做好资料收集整理工作，并保证档案的质量、真实、可靠，让资料完整、精确地反映工程建设的整个过程，只有这样才能保证档案资料的在工程中的高效利用价值。

参考文献

[1]袁莎莎：如何切实加强工程档案的整理与应用，城建档案，2018（02）。

[2]赵敬：浅谈如何做好公路工程档案的收集与整理，人民交通，2019（01）。

[3]林静：工程档案管理面临的问题及应对策略，2017（03）。

（作者单位：安徽省芜湖市南陵县城建档案馆）