提升办公室文书档案管理工作的思考

杨海霞

【摘要】现代社会的不断发展对我国企业建设提出了更高的要求，在此过程中，文书档案管理对办公室建设具有极其重要的价值，必须对其加强重视。本文首先分析文书档案管理的主要特征，然后以此为基础，进一步探究管理策略，希望能够有效推进我国现代企业建设，为相关工作人员的具体作业创造良好的条件。

【关键词】办公室;文书档案;管理工作

在我国企业发展过程中，文书档案管理是其相关工作的一项重要组成部分，能够使其内部人员在进行具体工作过程进一步提升工作效率，同时文书档案通常会在一定程度内记录单位具体发展过程，对企业未来发展具有积极重要的影响，必须对其加强重视。为了进一步明确在企业建设过程中如何更为有效地管理文书档案，特此展开研究，希望能够科学推进相关企业建设。

一、文书档案管理特征

1.一体化。在开展文书档案管理具体作业时，需要基于文件收集、运转和承办展开具体作业。文书工作是文书档案的一项重要来源，与档案质量具有极为紧密的联系，同时文书档案又是文书工作最终的落脚点。2.广泛性。通常情况下，文书档案管理具有极为广泛的内容，基于单位文档室进行档案管理作业。文书档案是机关、组织、企事业单位和个人在从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，一般包括上级及本单位制定的规章制度、决定、相关协议、信件记录、合同、责任书、通知通告、请示与复函、电子档案等多方面内容。3.保密性。一般情况下，办公室在进行文书档案管理过程中，需要确保相关档案具有更高的安全性，为相关障碍制定权限，科学设定保密要求。4.重要性。在管理文书档案过程中，文书材料立卷是日常工作的主要内容，如果要确保进一步发挥文书档案管理工作应用价值，就必须对其进行更高程度的宣传推广，在具体工作过程中充分体现文书档案管理的重要价值。

二、档案管理工作实施策略

（一）科学制定管理范围。在制定工作范围过程中，需要确保能够与本部门工作实现有效衔接，保证其参考价值。通常情况下，不同文件资料具有不同的应用价值，因此相关工作人员需要对其应用价值进行充分考虑，然后以此为基础科学划分保管期限，使其能够更为科学有效地反映部门活动资料。除此之外，在实现经济建设过程中，需要确保具有长期参考资料对其进行有效支撑，该部分资料具有较大的应用价值，需要进行长期保管。在此过程中，短期查找资料价值相对较低，需要有效缩短保存期限。文书立卷工作的本质在于区分文件材料价值，因此该部分工作也是进行文书立卷相关工作的一个关键性要求。

（二）规范档案使用过程。在现代社会发展过程中，办公室工作过程中产生越来越多的档案信息，要确保对其相关档案信息进行充分利用，就必须进行档案管理制度的科学制定，确保档案管理工作进行的动态性，对其相关资料进行及时收集，整理和补充，同時还需要确保材料鉴别、移交以及借阅工作的规范性，确保能够顺利进行档案管理工作。与此同时，在办公室进行档案管理工作过程中还需要进行制度体系的进一步完善，基于企业具体工作及其档案需求进行管理制度体系的科学制定，确保其合理性，同时还需要确保在档案管理工作过程中有效落实各项制度，明确不同部门具体工作职责，同时不同部门工作人员还需要确保高效完成本职工作，保障责任明确，有效提升档案管理工作的有序性。

（三）强化档案管理信息化。在信息时代高速发展的今天，管理办公室档案工作时，信息化是其相关工作发展的必然趋势。为了进一步满足社会发展需求，在进行档案管理工作过程中，需要确保科学应用信息化管理手段。在进行具体工作过程中，首先，需要确保完善基础设施，在档案管理实现信息化建设过程中，必须科学配备相关信息管理系统和计算机设备，为档案管理工作信息化建设奠定坚实的基础。同时还需要基于特定系统进行所有文书档案的统一体现，确保能够更为规范地开展文书分类和存储工作，在相关系统内纳入档案信息，然后通过应用互联网技术实施科学管理，确保进一步实现资源共享。以此为基础，能够确保档案管理工作和文书处理作业进一步实现一体化和信息化。其次，还需要确保有效推广信息化管理，在进行具体工作过程中，需要不断完善信息系统，同时对档案管理人员进行更为有效的培训教育，实现其职业道德素养和信息化技术能力的有效提升，确保管理人员能够科学、熟练地应用新设备和新技术，科学规范档案模式，统一档案资源格式，严格基于相关要求展开具体作业，实现档案管理水平的有效提升。

（四）提升管理人员素质。在进行档案管理工作过程中，必须确保相关工作人员的专业性，在档案管理工作未来发展过程中，在管理办公室档案过程中，需要进一步提升相关技术人才的专业技术能力和信息素养。在进行具体工作过程中，首先需要引进更多管理人才，企业相关工作人员需要进一步重视档案管理工作，同时还需要进行档案管理队伍的科学构建，与高校建立合作关系，进行企业档案管理的有效补充。与此同时，企业还需要对档案管理人员开展更为有效的专业培训，在日常工作过程中，对档案管理人员进行更为专业的技术水平教育，从职业道德素养、管理技能教育和技术教育等多个方面展开具体工作，确保能够全面提升相关工作人员的档案管理意识，实现其工作素养的全面提升，使其能够更好地完成相关任务，保障档案管理工作的高效性。

三、结束语

总而言之，通过科学制定管理范围，规范档案使用过程，强化档案管理信息化，提升管理人员素质能够对办公室文书档案进行更为有效的管理，进一步确保工作开展的一体化、广泛性、保密性和重要性，为相关工作的有序开展奠定坚实的基础，确保办公室在进行日常工作过程中工作更为有效地应用文书档案，为国家经济发展奠定坚实的基础。

【参考文献】

[1]单军.浅谈如何提升企业办公室文书档案管理的效率[J].中外企业家，2017（10）：82.

[2]孙立勇.关于办公室人事档案管理工作的研究[J].科技经济导刊，2018，646（20）：247.