大数据背景下高校学生住宿电子档案管理研究

马秋妍

【摘要】学生宿舍，虽小但影响大生活，关系着民生，涉及“住有所居”“学有所教”的大天地。如何让学生记得住“乡愁”，留得住痕迹，在大数据条件下建立学生住宿电子档案，可以有效解决这个问题。

【关键词】大数据;学生;电子档案管理

在大数据背景下，高校招生一结束，电子信息在较短时间内会传至宿教管理中心，由中心着手安排学生宿舍，以便学生入校后能够根据邮寄的录取通知书所附校园信息迅速找到自己将要入住的宿舍，将随身携带的物品安置其中，解除路途中的劳顿，熟悉校园生活的起点，梦想实现的放飞点。为此，学生住宿电子档案成为先行，是衡量学校管理水平的冰山一角。住宿事小，但关系民生，涉及“住有所居”“学有所教”。建好学生住宿电子档案，是宿教管理中心日常工作的重要内容，而且住宿档案现已成为学生电子档案中必不可少的一部分。从迈入校门的那一刻起，学生的生活起居都与住宿管理息息相关，大学生涯的几年时间里，有的同学常住同一个楼同一个房间直至毕业，而有的同学则更换楼号、宿舍频繁，为建立学生住宿动态管理长效机制，为学生提供良好的生活环境，记得住

“乡愁”，留得住痕迹，大数据环境下的住宿电子档案解决了这个问题，成为学生求学期间乃至毕业数年后重游母校的情愫之一。那么，如何在大数据条件下科学有效地做好学生住宿电子档案正规化建设工作是当前需要认真解决好的大问题。

一、大数据背景下高校学生住宿建立电子档案的必要性

（一）学生住宿建档电子化成新常态。高校学生在学校学习生活期间，会因为学校对学生管理决策的变化，调整住宿房间，比如寒暑假考研、写生、社会实践，混合寝室重整等;或者环境问题，比如房间漏水;甚至私人原因等一系列因素，会形成一系列的住宿档案资料，但以往的纸质档案储存需要大量的空间，需要管理人员耗费大量的劳力和精力来搬运、归档;纸质档案易受外界不良环境影响，高温、潮湿、强光都会对纸质档案造成不同程度的损毁，从而对档案的完整性带来威胁。由此可见，纸质档案在大学学生人数越万的条件下，如遇集体调整，已很难快速全面系统地完成这项工作，大数据背景下，学生住宿建档电子化是其不二的选择。

（三）记住“乡愁”，留有痕迹，易于存储和查询。大学宿教管理的基本规律是：每年的7月获得毕业资格的学生载着荣誉、承担着新的梦想离开母校，走向社会或继续深造;8月是大二、大三、大四的学生从事社会实践、外出写生;9月是怀揣着梦想从全省各地或全国各地奔向大学生活的新生入学的时间段，在这个有着规律的时间段中，档案管理者们就需要利用大量的学生信息，送走毕业生，安排好实践学生，迎来尚有点稚嫩的新生，坚持做到离开的能记得住“乡愁”，留得住想念;新来的有“宾至如归”感，就如同在家中住没有两样。档案管理员要根据房源去分配、安排、管理学生的宿舍、做好结构性调整。在以往纸质档案管理条件下，由于学生数量大、专业多，查询的信息量必然大，耗费大量的时间和精力，却未能让领导、同事、其他职能部门满意，因而，安排一次调整是一件非常伤脑筋的问题。随着大数据时代的到来，档案管理员可以在档案管理办公室内利用档案管理软件录入相关内容，然后利用分类查询等功能性查询手段，按照专业相近，便于交流;条件基本相同，离就餐、就读较近等基本要求，合理安排住宿，且结果便于学生网上查询存储。

（三）有利于数据信息的共享、工作效率的提升。学生住宿管理是学校管理的重要内容和载体，学校相关职能部门根据工作需要和安排，要定期不定期地进行抽查评比。例如：学生处、团委、各院系等需要了解学生详细的住宿分布情况，在大数据背景条件下，只要一个小小的链接，校园网和办公系统就可以满足他们的需求，也成为宿教管理中心连接各个部门最快最方便的途径。通过校园网和办公系统集成，实现数据的共享，不仅可以让各部门人员随时随地地查阅到学生住宿数据信息，提高办公效率，而且在一定程度上还推动了高校网络信息化全方位的发展。

二、大数据背景下高校学生住宿档案管理存在的问题

（一）学生宿舍电子档案内容传统化。在纸质档案中，学生住宿档案内容相对偏少，主要包括学生的一些基本信息：比如姓名、性别、所在班级、所学专业、所入住的公寓楼号、房间号等内容。但在大数据条件下，克服信息量少难以满足工作的需要情况，实现与时俱进工作的新要求，在纸质档案的基础上就必须扩展电子档案的外延和内涵，比如，对学生日常的表现、喜好、家庭和社会关系、心理状况等加以记录。

（二）学生电子档案管理的认识传统化。就当前来看，以往形成的传统的纸质管理模式一定程度上还占据着主导地位，主要原因是資金问题。高校财务预算会将绝大部分资金投入到教学科研，对学生住宿建设实现网络化、电子化意识不强，导致硬件投入不足;在软件建设上，档案管理员参加培训学习机会奇少;高校管理人员对信息化档案管理认识不足，没有意识到信息化档案管理模式的重要性，没有意识到信息化档案管理模式对高校长远发展的意义。从面上看，档案信息化确实不能给高校创收，不会增加资金、带来利益，但认真下功夫搞好档案信息化，就能更好地服务于广大师生员工，提高办事效率，换句话说，搞好档案信息化，就是间接为高校的建设创造价值。

（三）学生宿舍电子档案的管理缺乏专业化。学生宿舍电子档案作为档案管理的一个重要分支，在对学生管理中占据着十分重要的地位。从目前笔者的调查来看，诸多高校领导以及职能部门管理者和师生员工都对科研电子档案、人事电子档案、教学电子档案等在内的档案管理相当重视，但对于学生住宿电子档案这一块儿，高校的重视程度相对较低。在我国，一些顶尖的高校也未配备专职的学生住宿电子档案的档案管理员，通常情况下都是由学生处、宿管科、各院系等相关管理人员来兼职此职位，因工作环境、内容、需求等较分散，直接导致管理学生住宿电子档案的内容较杂乱、专业性较差、程序化较低、管理质量得不到保障。从对管理学生的角度来讲，学生住宿电子档案的管理是一个非常专业且严谨的系统性工程，缺乏专业管理人才和必要的专业制度是做不好的，难以跟上时代的发展步伐。

（四）学生宿舍电子档案管理适时化差。由于硬件配备不足，尽管计算机中保存了相当数量的档案数据，但没有按照信息化要求实现集成化、統一化、规范化，更谈不上精准化，颇受诟病。基础设施不足，导致有时还需要采取人工查询，手段落后，内容更新迟缓，费时费力，效率低下，有“老牛拉破车”之感。档案储存有环境条件要求，未能实现定期除虫除菌、资料拷贝，就会出现技术面的缺陷、数据的丢失，后果十分严重，因为有些档案资料是不可复制的。

三、大数据背景下高校学生住宿档案信息化建设的措施

（一）加强校内校外交流合作，建设有分量、有质量的住宿电子档案。一部完整的学生住宿电子档案，需要多个学校职能部门的通力合作，但在高校，各管理部门之间的协调性、沟通性有时不太顺畅。因而，校内首先要解决好各部门之间的认识问题，统一思想尤为重要。例如，在对学生住宿电子档案资源搜集和整合上，要齐抓共管，共享共建。其次，在购置硬件和开发软件的过程中，管理部门之间的管理设备、兼容功能等要实现同步，让涉及的管理部门能协同化发展。校外要加强与政府、企业和社会机构的沟通交流合作，学习新技术、新手段、新知识，实现最大化的资源共享。

（二）提升档案管理员的专业素养。做好任何工作，人才是决定因素，档案管理工作也如此。档案管理员的基本专业素养决定了档案管理的质量和水平，所以，做好档案管理工作，首先就是要下力气提高档案管理员的专业素养，要设专门的档案管理员从事学生住宿档案的管理，缩小兼职，逐步杜绝兼职，以保障档案管理员可以尽心尽力、集中精力地做好档案管理工作;有计划、有措施、分阶段培训档案管理员，还要鼓励档案管理员积极参加校内外、国内外的学习交流活动。其次要引进具有专业素养的人才，能够与时俱进快速适应新形势下的档案管理工作，比如，能够熟练操作电脑、掌握相关软件工作;能够创新精神改进现有的软硬件资源设施;能在工作中开拓创新与时俱进。

（三）建立健全学生宿舍档案管理的相关管理政策。俗话说“无规矩不成方圆”可见完善相关管理政策、制度、法规才能使学生电子档案管理“有法可依、有法必依”。因此，应着重从以下三个方面入手：首先，把《档案法》的规定落到实处，配套出台相关的管理政策。其次，实行责任制，种好责任田，达到细化并分类管理学生宿舍电子档案。再次，制定近期目标和长远计划，进行必要的整合，分层次、分步走、稳扎稳打、步步为营，一步一个脚印做实做好学生住宿电子档案建设工作。

（四）增加资金投入，基础设施建设上台阶。尽管学生住宿电子档案仅是学生档案的一个组成部分，但小模块影响到大天地，领导层要克服传统观念和传统理念的影响，亡羊补牢，为时未晚，重在上下同欲，齐抓共管，本着一个共同的目标使劲用力，能投入的就投入，能克服的困难就克服，在人力物力财力方面给予大力支持，再加之档案管理员们的不懈努力，咬定青山不放松的顽强意志，可以相信，学生住宿电子档案的建设、使用、推广会更加顺利畅达。

总之，搞好学生住宿电子档案管理，不但能加强对学生的管理服务，更好地为广大师生员工服务。而且在一定程度上还能推进高校工作整体向上向善发展，跟上时代发展步伐，更好地满足现代化社会发展需求。

【参考文献】

[1]李玲洁.对电子档案与纸质档案的初略比较[M].中国学术期刊电子出版社，2018.

[2]许德斌.大数据背景下高校档案管理信息化建设研究[N].山东农业工程学院学报，2019.