科研院所先导专项档案管理现状与建议

马岭

【摘要】本文针对研究所先导专项档案管理，对科研过程性文件归档的现状进行分析和思考，探索有效的先导专项档案管理模式，促进先导专项档案工作的开展。

【关键词】先导专项;先导专项档案;档案管理

先导专项是中国科学院在科技发展战略研究基础上提出的，集科技攻关、队伍和平台建设于一体，能够形成重大创新突破和集群优势的战略行动计划。先导专项档案管理工作是先导专项管理的重要组成部分，同时在研究所管理中发挥着重要的支撑作用，为了更好地保存和利用先导专项档案信息资源，本文结合科研院所的工作实际，就先导专项档案管理工作的问题，谈一些看法与建议，以期加强和规范先导专项档案管理。

一、先导专项档案概念及工作特点

先导专项档案是指在先导专项管理和科研活动中直接形成的，具有保存价值的图纸、图表、文字材料、科学数据、照片、音视频等各种形式和载体的原始记录。顾名思义，即在先导专项研究过程中形成的具有保存价值的不同载体的文件，文字、图表、数据、声像、电子等各种形式、载体的技术文件材料。它是科研活动的真实记录，是科学家智慧的结晶，档案是科研成果的呈现形式，档案管理是科研管理工作的重要组成部分。

根据先导专项实施内容，先导专项文件材料分为五个部分，分别是专项综合管理文件、科研文件、仪器设备（含软件）文件、声像文件与电子文件。先导专项档案归档范围应该根据先导专项生命周期中业务流程、各主体职能及文件保存价值来确定，先导专项生命周期包含了实施方案、专项经费概预算、上级单位立项通知、知识产权分析报告（策划与论证）、实施责任书、年度计划及年度预算、年度工作报告及经费使用报告、调整或变更的事项（组织实施与过程管理）、中期检查、结题验收、知识产权总结报告、财务总决算报告等管理环节。先导专项是“跨学科、跨领域、跨机构”的三跨项目，其档案管理涉及各承担单位以及依托单位科研管理部门、课题组等，因此先导专项、项目、课题单位应根据各自的任务书、年度工作计划等制定符合学科特点的个性化归档范围。

二、先导专项档案管理的现状

（一）先导专项档案认识不足。因先导专项刚起步，档案人员经验不足，主要体现在档案人员在规章制度建设方面的不完善，如照搬中国科学院档案馆规章制度，没有根据本专项管理方式、研究特点细化本专项规章制度。此外科研院所领导多重视先导专项管理，在档案管理方面有所忽略。科研人员对过程性文件材料归档认识不足，重视结论性文件的管理，如论文、科技报告、专利等。疏忽对过程性文件的控制，造成过程性文件收集不完整。另一方面，由于信息不对称性，科研人员不了解档案管理，不知道形成的文件材料哪些文件要归档，档案人员不了解科研活动，不知道科研过程中会产生哪些文件，此外档案人员对归档的文件材料真实性、完整性无法确认，如年度工作计划、课题结题报告等文件是否为最终版本。

（二）先导专项档案没有与先导专项同步管理。先导专项档案同步管理没有落实先导专项管理的全过程。专项依托单位推进档案工作与专项同步管理情况基本可以概括为：专项立项时同步部署专项档案工作;专项档案工作同步纳入先导专项各任务层级年度工作汇报内容;专项档案工作同步纳入专项中期检查;专项档案工作同步纳入专项结题验收。由于先导专项研究周期长（一般为5年），承担单位多，管理人员不稳定，加上档案人员前期未能及时介入、指导，而科研人员关注的是研究的进度、任务的性能指标，文件材料收集往往放在技术验收或者课题通过鉴定后才开始着手归档。先导专项档案与先导专项管理不同步，这样突击归档一方面增加了科研人员和档案人员的压力，另一方面会造成部分文件的缺失，无法确保先导专项档案完整、准确、系统，损害了研究所和国家的利益。

（三）先导专项档案数字化建设。先导专项档案数字化建设滞后，目前档案管理工作强调的是“简化整理，深化检索”，档案收集、整理是为了最终提供利用。目前研究所只建立了先导专项档案目录数据库，没有统一的档案业务系统，各类业务系统形成的电子文件无法及时归档，已经归档的电子文件储存分散，基本上没有被利用。

三、加强档案管理采取的建议

（一）健全完善先导专项档案管理制度。做好先导专项档案管理工作，首先，要进一步强化对专项档案重要性的认识，专项档案最终形成的专项成果有两个，一个是以专项成果为代表的“硬成果”，另一个是以档案实体为代表的“软成果”。专项档案是全面真实反映专项管理和科研活动的全过程、充分呈现科技成果的历史记录。档案人员要建立先导专项档案的规章制度，专项档案管理制度要纳入专项管理制度。制定专项档案工作管理网络及责任体系，依托单位要落实覆盖全部专项任务（含全部参与单位）档案人员的工作网络（见图1），根据先导专项的实施内容制定档案分类表、文件预立卷、整理等规章制度。并且会同科研管理部门、项目组依据专项的学科特点、研究方向共同制定先导专项文件归档范围，这个归档范围在科研实施过程中不断总结和完善，并将其作为专项档案预立卷与专项档案检查、验收的依据。先导专项档案管理规章制度是保障专项档案管理工作有序开展的基礎，使专项档案管理工作有章可循，有据可依，从建章立制上确保先导专项档案工作的顺利进行。其次，要取得部门领导及主管所领导的高度重视和支持，自上而下的推进档案工作，改善档案工作环境差的局面。同时档案人员应该及时了解先导专项文件的形成情况，如专项有没有购置设备，项目及课题指标、任务负责人有没有发生调整，课题有没有终止、撤销或者新增，这些情况都应该掌握，了解科研活动的规律和特点。最后针对有些科研人员担心文件归档后不方便利用的心理，为了打消科研人员的顾虑，在先导专项档案验收通过后，综合档案室将专项档案的实验记录本长期出借给课题组利用参考，为课题后续研究提供依据。

（二）专项档案工作与专项同步管理开展。先导专项承担单位多，专项依托单位应该同步开展档案管理工作。在专项立项启动之初，专项办公室就应该统一发放实验记录本，并对领取情况进行登记，便于课题结题后的归档利用。先导专项首席科学家与专项依托单位所领导重视档案管理工作，专项依托单位档案人员参加先导专项重要的季度工作会议、年度工作会议，对会议涉及的文件做到心中有数。如项目负责人将档案管理工作纳入PPT报告，介绍项目档案管理情况，有专人管理项目文件，有专门存放项目文件材料的柜子等，专项档案管理真正纳入了科研管理工作，同步管理制度不再流于形式。先导专项档案建设周期长，涉及单位多。综合档案室除常规科研工作外，还需对先导专项档案重点进行跟踪管理，提出归档要求，特别是加强对过程性科研文件和特殊载体文件的收集、整理。开展先导专项档案文件归档要求和整理规范培训，定期对预立卷文件材料进行检查指导，提升档案的质量。

（三）专项依托单位加强档案业务指导及监督检查。在先导专项立项之初，档案管理部门就召开先导专项档案管理培训会。告之先导专项档案的分类、上级单位制定的文件归档范围以及本专项需要根据自身科研特点制定的文件归档范围要求。专项、项目和承担单位应该根据各自的任务书、年度工作报告等归纳、细化出本项目、课题重点文件收集范围。科研过程文件是专项重要核心文件，强调科研过程性文件及科研过程性特殊载体文件的收集。首先是抓实验记录等过程数据文件，比如专项依托单位综合档案室借“国际档案日”为契机，以本所以往的科研档案为线索，精心整理出以前科学家手稿、实验记录本等档案，通过制作的宣传展板可以了解到课题全部研究过程，此外还可以借助各类信息平台，如单位办公系统、网站、微信公众号等宣讲实验记录本的使用规范。其次是重视过程文件的质量，召开预立卷文件现场观摩、实操会议，现场讲解先导专项文件归档要求和整理规范，指导兼职档案员对文件材料统一排序，提供卷内目录、案卷目录模板，将预立卷中易出现的问题制作《科研档案预立卷问题解答》手册，提供科研管理人员，便于他们快速掌握文件的收集及整理规范。通过建立微信、电话和邮件的联系方式及时回复兼职档案员们碰到的各类问题，帮助他们预立卷工作的顺利进行。此外定期组织开展预立卷检查，对检查中存在问题或不足，出具备忘录反馈给项目组及时更正。最后还可以借助专项档案中期检查、档案现场自查，将平时预立卷中存在的顽疾暴露出来，通过档案验收专家的外部力量，提出档案验收备忘录。依托单位根据备忘录及时整改，并对补充的文件材料进行科学加工，使其变成有序的、 系统化的档案，能够反映出清晰完整的科研发展脉络。

（四）加强先导专项档案数字化建设。综合档案室通过走访、调研兄弟院所档案数字化建设工作。梳理本单位的档案管理架构、人员角色分配和各类档案管理流程等，系统开发公司设计符合本所实际的档案管理工作实施方案，初步建设本所数字档案室。档案人员对电子档案和数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，依托档案系统管理平台实现文件从生成到归档的自动流转及共享服务。从而提高了档案的利用效率，提升了档案管理的工作质量。

四、结束语

综上所述，加强档案管理工作是提高先导专项档案的质量的根本所在，有益于先导专项档案资源的开发和利用，更好地提升档案的利用价值和服务能力，发挥档案的作用，为研究所的科研工作服务。

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