档案管理自动化系统实现路径

赵宏頔

摘 要：为提高档案管理的自动化水平，本文采用RFID技术设计档案管理系统。该系统基于RFID物联网技术，设计了功能模块架构，阐述了管理业务流程。试验结果表明该档案管理系统具备较高的稳定性和实用性，具有一定的实用价值。

关键词：RFID技术；档案管理系统；实现路径

引言

无线RFID技术随着信息化技术的迅速发展逐渐得到广泛应用，RFID技术通过无线电波实现读写及识别标记，在实际应用中识别物体信息通过在RFID标签中寫入数据实现，在档案管理应用中RFID技术可以实现快速入库档案，根据实际情况对方案储位进行快速调整，及时发现并解决档案错位问题实现档案管理效率和质量的提高，促使档案管理的智能化和现代化水平。

1 基于RFID技术的档案管理系统设计

本文采用C/S、B/S的混合模式进行系统的设计，为简化操作步骤，采用C/S模式管理档案管理内部用户，为充分利用浏览器的优势，采用B/S模式对系统内其他用户进行管理，使档案基本信息的查询通过使用网络即可顺利完成，提高档案利用率和管理效率。

1.1系统总体功能构架设计

本文所设计的系统主要由档案管理、数据处理、数据库三个模块组成，实现查找信息及具体信息的设置。通过动态库的调用获取盘点、监控和储位管理相应的读写器和门禁控制器，利用RFID设备数据采集模块实现更多档案信息及传感器信息状态的获取，档案管理模块接收到这些信息并进行分析处理，并将处理后的数据信息存储于数据库中。

1.2 数据采集和处理模块

档案管理通过RFID技术利用读写设备（包含4通道、桌面等读写器）和标签进行分析和处理，可使档案处理效率得以显著提升，通过数据采集和处理模块来提高系统的完整性，RFID标签主要负责人员管理，考虑到系统需对档案盒和档案袋同时进行管理，对档案盒进行检测时使用了2种RFID读写器，数据采集主要包含：1）由4通道读写器（可对4层档案柜的档案袋数据进行采集）和天线模组完成档案袋在位数据采集，通过RFID天线读写器完成档案袋上RFID标签的读取，最终实现档案袋在位信息的获取。2）通过1W读写器（对1层档案柜的档案盒数据进行采集需使用一个1W读写器）和天线模组完成档案盒的在位数据采集，IW读写器对档案盒上的RFID标签进行读取，实现档案盒的在位信息的获取。3）通过一体机实现档案借还的数据采集，一体机获取待借阅或归还的档案信息后将其返给档案管理系统，从而实现档案借还数据管理。4）在档案管理系统中，通过桌面读写器完成借阅人员的数据采集，采用人员射频标签对借阅人员进行管理，由桌面读写器获取借阅人员标签信息。5）通过门禁控制器完成安全管理的数据采集，门开关状态、震动传感器状态等的获取由门禁控制器通过485通信方式完成。系统中RFID数据处理包括：标签数据的处理（由RFID读写设备返回），由动态库完成；关联数据的处理（档案储位与标签数据），由档案管理系统完成。

1.2 档案管理模块

主要负责对基础数据、档案储位信息进行设置，实现监控盘点查询档案，及档案借阅归还管理等功能。首先在档案入库前需先进行归集处理，规划档案所属档案柜和所属层，并在档案上贴上相应标签；将档案标签UID号等相关信息写入系统数据库中，完成档案入库处理；对档案进行定期盘点以确保档案和储位的对应信息相符，及时调整对应信息不符的档案；为适应管理方式的变化需求提高档案管理的工作效率，需提供快速调整档案储位的方法。

2 档案管理自动化系统的实现

2.1 数据库设计

系统处理和分析数据的过程主要以档案管理信息为依据，为提高档案分析和信息管理的效率，需完成对应的数据库表格的设计，电子标签作为档案管理系统额重要部分，为完成档案管理系统完整的电子标签信息的记录工作，需对电子标签信息表格进行设计，实际管理过程对于新签收入库的档案或需从库中移除的档案，系统会自动检验标签的合法性，完整标签的认定条件为其在该表格中能够找到相应的记录，为后续工作的实施打下基础.

2.2档案柜管理模块的实现

考虑到实际的档案管理数量会不断增加，系统需支持多个档案柜的管理模式，设置档案柜基础信息需在档案柜管理模块实现，主要由门禁控制器、档案盒/档案袋读写器等构成；人员管理模块涉及到借阅人员的信息，档案借阅分析通常由系统中的内部人员实施，实现对借阅人信息的科学管理；借阅管理主要功能在于对人员信息、档案信息进行读取，据此完成借阅档案记录及显示，配合使用档案查询和借阅管理模块有助于快速借阅的实现，档案管理员实现完成待借阅档案储位的确定，并从对应的档案柜中取出，在借阅人员完成身份验证的基础上（通过在桌面读写器上放置人员卡完成验证），档案管理员通过操作档案管理系统完成档案借阅，将待借阅档案放到一体机上进行记录；归还管理模块主要功能在于读取归还档案信息完成档案归还及显示，档案管理员执行归还档案操作，同样通过一体机完成待归还档案信息的读取，根据显示的档案储位将档案放置到相应档案柜后在系统中将该档案置为在库状态，完成档案归还。

2.3档案储位管理的实现

依据实际情况，RFID档案管理系统能够对档案储位做出管理构建，本文主要将储位管理划分为三大功能模块，即整柜管理、整合管理和档案管理，实现档案管理袋的科学组合，目前应用档案袋单独管理模式的也比较多，不同模式的储位管理的具体流程形式不同，档案管理包括信息资源、储位信息资源等的录入，其在处理档案信息时比较怕全面、系统；整柜管理能够实现档案的快速入库，同时可对档案盒和档案袋的储位进行调整。

2.4 系统测试

为检测本文所设计的基于RFID技术的档案管理系统的实用性，对档案管理系统不同模块功能的有效性进行检测，测试需依据特定的场景和环境完成，包括正常和异常的测试，对各模块的功能进行分析，以便正确处理异常情况。检测结果表明数据采集与处理模块能够快速使档案盒/袋的在位信息查找，自动化处理档案借还信息，实时显示档案的借出或在档状态，帮助档案管理人员提高档案管理的效率，档案管理模块能够实现档案信息的在线查询与显示，档案数据库通过档案上的电子标签可有效实现档案位置快速获取，便于管理员盘点、新增或移除档案，说明该档案管理系统具备较好的实用性，通过档案管理和信息管理系统实现了档案管理的自动化处理过程，档案管理效率得以显著提高，具有一定的实用价值。

结语

提高档案管理的自动化水平，本文采用RFID技术对档案管理系统进行设计，该系统基于RFID物联网技术，设计了功能模块架构，阐述了管理业务流程，检测结果表明该档案管理系统具备较高的稳定性和实用性，通过档案管理和信息管理系统实现了档案管理的自动化处理过程，档案管理效率得以显著提高，具有一定的实用价值。

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（作者单位：黑龙江省牡丹江市人力资源和社会保障局黑龙江）