干部人事档案信息化管理的问题及措施研究

陈文美

摘 要：随着我国知识经济的蓬勃发展和干部人才频繁的流动，各个人事单位的档案管理工作需要根据时代的要求建立信息化的管理系统。但是我国干部人事档案信息化管理才刚刚萌芽，还存在较多的问题。因此，本文旨在探讨干部人事档案信息化管理中存在的问题，以及处理该些问题的措施，希望能够帮助到干部人事档案管理人员，建立信息化管理。

关键词：干部；人事档案；信息化管理；问题；措施

随着知识经济蓬勃和社会政治建设的发展，造成近年来越来越频繁的干部队伍人才流动，因此对干部人事队伍的改革也需一同进行。特别是档案新管理上运用信息化技术，使得我国档案管理工作进入一个新的时代。我国的政治建设和社会影响与干部人事有着相当密切的关系。因此，对于干部人事档案信息化管理的实施刻不容缓，只有改变落后的干部人事档案管理，才能更好地辅助社会政治的发展。

一、干部人事档案信息化管理的意义

1.使人事档案管理工作更加高效快捷

不断扩张的人事队伍和大幅度增加的人才流动率，增大了人事单位管理工作的需求，简单的档案管理工作不能够满足其要求。随着信息科技的飞速发展，档案信息化管理有新的手段和条件，提供这一手段和条件的基础便是科技的发展和计算机的开发应用，现代化计算机手段能够帮助人事干部实现信息化管理，帮助建立人事档案信息系统，使干部人事档案数据库得到完善。

2.使人事档案信息长期保存、转移和共享

传统干部人事档案的储存方式都是纸质稿，翻阅、检索和查询都会对纸质档案造成损害，所以并不能长期保存纸质档案。干部队伍人员的增加，也会导致转移和搬迁过程中出现丢失的情况，流失一些重要的信息。对干部人事档案进行信息化管理，可以将档案数据储存在计算机中，检索和查阅都由计算机软件处理，不会损伤人事档案，能够长期保存人事档案。

二、干部人事档案信息化管理的现状

1.陈旧的管理观念和方式

人事档案管理具有专业性，在未出现和普及计算机和档案管理的专用软件时，需要进行传统的档案管理。传统档案管理有相当大的工作量，需要人工收集和编制档案，档案材料每年都不同，手工书写、装订、裁剪这些信息需要档案人员，同时也必须具备两大要求：极好的耐心和细致的工作。但是如今档案用户需求不断增加，传统档案的管理观念和方法已经无法适应当下的社会要求。

2.资源共享程度低，有着很低的档案利用率

虽然计算机已经普及大部分的干部单位，但是陈旧的档案管理硬件设施和信息系统软件无法提升干部人事档案信息化的水平，导致其停留在最初的阶段，仅能够提供目录存储和检索，并且干部人事档案信息化管理的统一管理和统一标准，是现阶段干部单位所缺乏的。各事业单位和部门都缺乏沟通，虽然有较多的档案管理软件，但是缺乏统一规划去建立数据库，各单位的档案信息管理系统存在兼容性差这一缺点，导致数据共享难以实现，这使干部人事信息化的发展受到一定程度的限制[1]。

3.数据库信息水平低

档案全面、准确、客观反应每一位干部的真实情况，是干部档案管理工作中一项重要标准。现在很多部门缺少强有力的机制来规范人事档案管理，有部分档案信息管理人员只简单地录入干部的一些基本数据，不能完善干部的数据，有时为了减少时间和精力的耗费，会按照职工自己所填写的情况录入资料，没有核实真实情况便录入资料，导致出现数据不准确的情况。另外，随着越来越频繁的干部流动，没有及时更新很多材料，出现数据库信息水平低的情况[2]。

三、干部人事档案信息化管理的解决措施

1.建立完整的干部人事档案数据管理系统

建设档案数据管理系统，必须借助信息化的操作平台，因此要更新各类操作设备。建立完整数据管理系统中的重要环节之一便是升级软件系统，包括信息接收、信息储存、信息利用及信息传递在内，才能被称为一体的、科学的、完整的人事档案管理系统。同时也是建立信息库最为核心的部分，组织和部门管理上的全部数据，都要包含在内，使档案信息的利用率得到提高，能够重复使用人事档案信息，一定程度和范围内，能够对人才信息资源实现共享。

2.各部门沟通需加强，实現资源共享

干部人事档案管理的每个环节，都要涉及很多部门。因此加强各部门的沟通协调，能够规范干部人事档案资料。建立档案信息数据库是实现干部人事档案信息共享的核心任务，这需要各部门能够有效整合本部门的人力、物力和财力，使数据具有全面性、完整性和准备性，并且数据都需要基于现实情况，使数据信息的质量和水平都得到提高。另外，网络优势必不可少，将信息中心作为枢纽，将信息分等级开放，使得在一定范围内实现数据的共享。

3.干部人事档案信息的安全要保障

在软件储存和网络传递的过程中，要确保干部人事档案信息不能外露，提高人事档案服务。需要注意非法用户进行非法窃听，防止出现信息泄露的情况。强制身份认证、防密码偷窃等，有效实施用户的安全管理。保护人事档案信息资源，还可以采取隔离等方法，一旦发现用户越权操作或实施非法操作，需要立即进行制止，严厉打击非法操作。

4.转变陈旧观念，提高人事管理水平，加强领导

人才工作的重要组成部分之一便是人事档案工作，能够帮助人事部门进行人才选拔，想要了解干部各时期的表现可以通过查阅干部档案得知，能够历史地、全面地观察干部档案。干部档案管理好、用好具有十分重要的意义，人事档案管理工作要被各单位的领导重视起来，使其基本设施得到完善，能够有专用的档案库房、专业装具等。同时，人事档案管理的各项制度也需要得到建立和健全。

5.人事档案的信息开发工作要做好

不断深化的人事制度改革，人事档案除了能够确保对工资制度改革等满足，还能够帮助用户了解基本情况、专业特长等，为用户选拔专业人才。为了使人才选拔工作服务能够更好地进行下去，在干部档案管理工作中充分使用计算机是必不可少的。干部档案数据库的建立、完善以及及时更新都离不开计算机，干部人事档案信息的信息化管理能够保证干部信息的时效性、真实性和准确性，使干部方案的使用效率得到提高[3]。

结束语：

综上所述，随着人事档案管理的不断发展，人事档案管理信息化是社会的必然趋势，所以在建立人事档案管理信息化中也会出现一些问题，解决这些问题尤为重要。建立和完善干部档案管理信息化系统，能够使各部门实现资源共享，另外信息的安全也能够得到保障，帮助我国干部人事档案管理信息化工作能够更快的走上规范化、法制化和科学化的道路[4]。

参考文献：

[1]敖雪婷，干部人事档案信息化管理的制约因素及对策[J]. 中国管理信息化，2015（14）：196-196.

[2]张杰，干部人事档案管理的现状及对策研究[J]. 办公室业务，2018，No.296（15）：139-140.

[3]刘红，高校干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 边疆经济与文化，2015（11）：119-120.

[4]汪玮，新形势下强化干部人事档案信息化管理的方法研究[J]. 魅力中国，2014（15）：276-276.