规范职工培训档案管理的几点思考

迟浩然

摘要：规范的培训档案管理是各单位培训工作开展的基石，和普通档案管理不同，它更加侧重于示范引导、经验积累和增加历练，对于落实因材施教的教育理念具有十分重要的作用。加强训档案的现代化管理，加强培训档案信息资源的开发，使档案资源更好的为培训、教育研究所服务。

关键词：职工培训;培训档案;管理;实践落实;探索创新

规范培训档案的管理是针对培训管理而言的，它主要包含示范引导、服务聚心、平台历练三个主要内容。是一种用示范加强理解、树立权威，用服务凝聚人心、赢得支持，用实践增长能力、加强探索的管理理念;是一个追求完美，追求卓越的当家好掌柜必备的管理良方。

一、规范培训档案管理的重要措施

1.1提升档案管理人员素质

培训部门必须指派专职人员负责此项工作，尤其在人数较多的单位，工作任务集中时候，要及时抽调人员协助专职人员做好作，确保培训档案管理规范有序。选用高素质、责任心强的管理员，定期举办培训档案管理培训班，提高站站务、促进车间层面管理人员业务水平，指导管理人员格执行保密制度、增强保密意识，防止培训档案系统内个人信息外泄，保档案管理工作持续、协调、健康发展。

1.2完善培训档案管理制度

一是建议总公司颁布对培训档案管理制度、征集培训档案管理的实施意见和建议，对培训档案管理的管理流程、管理方式方法等提出更进一步的指导意见，从而规范各部门培训档案管理工作。二是完善部门现有培训档案管理办法，针对新开发运用的培训档案管理系统和新形势下对培训档案管理过程中暴露出的薄弱环节，提出新的管理要求和有力举措，提高培训档案管理质量。是在充分调研部门培训档案管理作现状的基础上，寻找问题症结，指导制定培训档案管理检查制度。加大自查力度。持续不懈，久久为功，提高培训档案管理水平。

1.3实现培训档案信息化管理

在日前信息网络技术广泛运用的前提下，如何用高新技术手段提高培训档案管理质量、规范培训档案管理流程是一个新的课题，今年我公司设立了职工教育档案管理系收获不少，一是减少持续投入。利用网络技术、高拍仪拍摄手段等将培训原始资料以数据形式保存在系统内，节约了档案保存场地、避免了大量纸张的浪费，且有利于长期保存。二是实现资源共享。在全局部署系统终端，实现全局培训档案网络化;与培训管理系统、培训台帐报表报送系统、块化教学考试管理系统对接。实现了“培训、局及时掌握培训绀织实施冬天;与公司人员信息库系统對接，解决了各部门数据不对称、不同步问题，实现了跨部门资源共享。

1.4推进培训考试无纸化

目前培训档案管理系统为培训部门培训档案管理减少了大部分工作量，但是前期使用高拍仪将原始纸质培训资料导人管理系统的工作量还是不少。为了实现不断提高培训档案管理效率，应广泛推广应用远程网络教学、在线考试、手机App培训平台等现代化培训手段，形成以电子数据形式的各类培训考试资料，通过网络传输，保存至培训档案管理系统，从而真正实现培训档案管理无纸化。

二、做好规范管理的氛围营造

2.1转变观念，规范管理要入脑入心观念的转变是一个从质变到量变的过程，应当遵循从上到下、从点到面的规律，科学合理地进行教育引导。一是要做到“班长”带头。“一班人”要常抓常议，定期研究学习，并做好从党委到干部，从骨干到学员的“滴灌”;二是不能过于急躁。不能想当然地将原有的规定管理全部推翻，来一个“大清洗”。而要在原有框架上进行装修改造，要注意用文火把汤味炖浓，让每个学员都闻香知味，使转变过程趋于和谐;三是要注意调节力度。根据培训层次高低不同的特点，掌握好观念转变期间教育引导的“火候”。晋升培训学员部队任职经验丰富，认识全面，大局观强，只要将“理”点到就可。初级指挥任职培训学员和提干学员则要把“理”点透，有时根据原有工作环境的差异，还要进行教育内容和方法的研究。

2.2建章立制，规范管理要有法可依规范管理的运行，如果没有规章制度作为保证，就会成为无本之木、无源之水，禁不起实践的雨打风吹。在规章制度建立中，要把握三点：一要注重全面。在《培训档案管理规范》中，不仅要对机关的管理职能的培训档案管理有规范，对学员的职责任务有明确划分，还要对价值观、荣誉观、培养目标有定位;二要做好区分。要注意区分培训学员层次，根据各自特点，研究制定出相应的规范;三要引入反馈“治疗”环节。要把交流反馈视为重点，关注管理干部工作热情与学员思想情绪上的变化，针对管理“用药”期间的不同症状制定“规范处方”，对症治疗，确保管理“健康长寿”。

2.3宣传教育，规范管理要有浓郁氛围宣传是教育的有效形式，用好宣传手段，就能使规范管理在形式上“铺天盖地”，在实质上“人人领会”。一要做好媒体宣传。做到报纸有文，电台有声，电视有影。要能突出特色，亮出成绩，让规范管理产生“明星效应”;二要做好网络宣传。用好任职培训的网页，并把它作为规范管理向外推广和对内教育、传达的有效平台，作为资源共享的主要形式，搭建起规范管理的“隐形翅膀”;三要进行教育。要搞好专题教育和经常性教育，由于还是新的理念，教育中要特别注意从点到面，“集中力量打敌一部”，确保规范培训档案管理理念的渗透有规律、更扎实。

三、着眼规范管理的长远发展

3.1实事求是，搞好调查研究

规范管理是生机盎然的树苗，实事求是的调查是它赖以生存的土壤。一要坚持民主，确保真实。对于晋升培训学员，要在培训伊始对培训档案规范管理进行介绍，赢得支持，在培训结束时，征询意见。要阶段性召开管理形势分析会，用好党委会、团委会，听大家的心里话;二要深入摸底，确保“原味”。要用好干部信箱、建言献策网页链接平台，听大家的悄悄话，防止因部分学员在思想上“躲猫猫”而造成调查“失真”;三要坚持“复查”，把准脉象。定期开展针对毕业学员的基层走访调研或电话访谈，收集新情况、新问题、新做法、新经验，摸准基层脉搏。

3.2实践探索，搞好修补完善

规范管理是一个茁壮成长的青年，只有不断查缺补漏才能确保其全面发展。一要做好数据采集。注重运用数理方法，分析调查情况，看多少人支持，多少人不适应，哪一个意见提出的人次多，查找出主要矛盾;二要做好线性分析。画出管理成效曲线图，找出各阶段成效最优点，提取管理“公因式”，作为规范管理的长效机制;三要常抓常议。坚持周汇报、月总结，发挥“模拟机关”检查讲评功能，组织干部讨论分析。

3.3总结创新，着眼长远发展规范管理是一场管理变革的战斗，要取得胜利，就要用创新的思维来“指挥”，用创新的行动来“开疆拓土”。一要注重理念创新。要根据各培训班次具体情况，创新管理理念;二要注重方法创新。各班次培训学员来自不同环境，培训档案管理起来不能“一锅煮”，要依据实际创新方法;三要注重实践锻炼平台创新。实践平台是规范管理具体操作的重要环节，把握好这一个环节的创新，就能更好地利用好任职培训这一个资源集，更有利于我们集中“优势兵力”，对管理期间的一些矛盾“各个击破”。

结束语

综上所述，随着培训方式的不断转型，培训档案管理也应不断创新，在当前时代背景下员工培训档案管理的开发所带来的机遇和挑战都将不断增加。