公共资源交易中心档案管理优化探寻

杜明慧

摘 要：公共资源交易档案管理是公共资源交易活动的重要组成部分，是规范公共资源交易活动重要途径之一。通过公共资源交易档案的规范管理，可以实现对公共资源交易全流程的记录与追溯，可以对公共资源交易公开、公平、公正开展工作起到重要的监督作用。本文介绍了公共资源交易档案管理的必要性，从制度因素、人员因素、信息化角度对公共资源交易档案管理优化进行了分析。

关键词：公共资源交易中心;档案管理;信息化;法律法规

1.加强公共资源档案管理的必要性

《招标投标法》、《招标投标法实施条例》等招投标领域的法律法规是公共资源交易档案管理工作的主要依据。相关档案管理的法条包括：（1）《招标投标法》第三十六条规定;“由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证;经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。”

（2）《招标投标法实施条例》第三十六条规定：“未通过资格预审的申请人提交的投标文件，以及逾期

送达或者不按照招标文件要求密封的投标文件，招标人应当拒收。招标人应当如实记载投标文件的送达时间和密封情况，并存档备查。”（3）《政府采购法》第四十二条规定：“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”。

综上所述，上述招投标领域的主要法律法规均提出了对公共资源交易档案管理要求。公共资源交易档案管理是有法可依的，法律法规的要求成为该工作开展的必然要求。

2.优化档案管理的制度因素分析

法律是公共资源档案管理的第一依据，各地公共资源档案管理制度的制定以遵照相关的法律法规为前提，因此，公共资源档案管理工作必须依照相关制度进行，才能保障公共资源档案管理合法合规进行。各地公共资源管理中心应健全本中心的档案管理工作制度，如，档案管理制度应明确具体负责部门的责任及相关部门的配合工作。针对档案管理具体工作应明确公共资源档案管理的归档范围、内容、时间及质量要求、档案保存期限，档案的编号方法，借阅及保密制度。档案内容应涵盖整个交易流程，包括立项阶段的文件、招标阶段、投标阶段、评标阶段及定标阶段的文件及相关的电子版及视频。档案管理员按照每一个项目清单和具体标准对项目经办人移交的归档文件进行验收，验收合格后才能办理交接，否则不予接收。公共资源中心应出台相关的档案管理考核制度，每月进行考核，对于考核不合格的人员应予通报，并按照考核结果进行奖惩。公共资源交易中心的主管部门、财政部门等应按照相关的制度要求进行定期或不定期的抽查，加强对公共资源交易中心档案管理的指导和监督。

3.优化档案管理的人员因素分析

公共资源交易档案管理普遍存在着对档案管理工作重视度不足的现象。公共资源交易档案工作管理人员要提高自身对档案管理工作的重视程度，充分认识到档案管理工作的重要性，积极学习档案管理相关理论，做到将档案管理理论与公共资源交易特点紧密结合起来，细化公共资源交易工作内容，实现公共资源交易档案管理优化目标。

公共资源交易档案管理相关人员专业化水平不高是公共资源交易档案管理难以优化的另一个主要的人员因素。公共资源交易中心可以通过加强档案管理培训以提高档案管理人员的业务能力，鼓励本中心人员外派学习，定期或不定期与其他地区的公共资源交易中心交流学习档案管理，按照“取其精华、去其糟粕”的工作思路，完善本中心的档案管理流程与内容。此外，交易中心应注意吸收外来档案管理优秀人才，扩充本中心档案管理人才队伍，通过“帮带传”的方式，將外部档案管理先进的理念灌输到本中心档案管理的实际业务中去。

4.优化档案管理的信息化因素分析

公共资源交易平台整合及电子化招投标的大力发展势必使得档案电子化成为一种趋势。公共资源交易中心的纸质化档案管理已经无法适应信息时代背景对公共资源交易档案管理的需要，所以改变档案管理纸质化形式，形成电子化档案迫在眉睫。但是，相比纸质化档案管理，电子化档案有特殊要求，主要包括：一是电子档案在传输过程、保存过程均有泄露、损坏、丢失的风险，因此，公共资源中心档案管理部门应做好电子档案的安全防护，应用相关的安全软件，杀毒和防护软件进行风险防范;二是建立档案管理信息化的搜索和数据库，二者至关重要：建立搜索引擎是为了追踪档案信息，建立数据库则是电子档案的存储处，通过搜索及数据库实现公共资源交易档案的全流程管理。

5.结束语

档案管理是公共资源交易活动的重要环节之一。但是，各地公共资源档案管理普遍存在标准不统一，法律法规不健全，人员对档案规范管理不够重视、档案管理专业化不高等共性问题。相关机构及责任人员只有不断加强公共资源档案管理，提高公共资源档案管理水平，才能使得公共资源交易活动适应历史性的发展机遇期，发挥出公共资源交易档案管理的价值及作用。

参考文献

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