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办公室档案管理的可持续发展的优化建议

2019-10-21崔新国

写真地理 2019年17期
关键词:可持续发展办公室档案管理

崔新国

摘要:办公室档案管理与办公室工作息息相关,其管理效率不仅影响到了各项工作的顺利进行,而且信息技术的飞速发展也正在推动办公室档案管理的改革,通过信息技术和现代化管理理念,重新构建办公室档案管理机制,以提升管理效率,优化办公室的管理制度。办公室档案管理应规范化地纳入到办公室管理范畴之中,更新传统办公室管理理念的同时,还致力于创新管理,从而有效整合办公室档案资料,促进单元多项工作的顺利开展。本文针对办公室档案管理现状以及管理的发展趋势,探究如何可持续性地促进办公室档案管理,以提升办公室档案管理质量。

关键词:办公室;档案管理;可持续发展

办公室档案管理应随着信息技术的发展,转变传统的管理方式以及管理制度,促使档案管理能够跟上社会发展脚步,将信息技术合理引入到办公室档案管理中,可持续性地提升办公室档案管理水平。由于档案管理和办公室工作关系紧密,为促进办公室工作效率的提升和优化档案管理流程,还需要进一步挖掘档案资源,加强对单位各项工作资料的收集与整理,实现办公室档案管理工作的高效开展。

1办公室档案管理在新时代下面临的问题

对于办公室档案管理而言,其主要内容就是进行办公室工作的资料整理、信息采集以及资料保存共享等,记录好各项的办公室工作,反应事物发展的具体过程,为办公室工作提供依据和参考。办公室档案管理也是办公管理的重要项目,应随着时代的发展不断地创新,在实际工作中展现出自身的价值与作用,从而提升办公室工作效率,实现办公室档案管理的可持续发展。档案资源毕竟是单位发展的重要素材,办公室应加强对档案管理工作的安排,将档案管理纳入到办公室工作范畴中,才能持续性优化办公室工作效率及质量。然而,实际办公室档案管理却面临很多问题,最为明显的主要是以下两点:

(1)管理规范性不足。办公室档案管理应该符合时代要求,任何行业都需要档案管理的支持,实现档案管理工作的优化,才能促进社会的进步和发展。受到传统管理理念的影响,不少单位办公室人员缺乏对档案管理过程的认识,既缺乏完善的档案管理规章制度,也没有充足的档案管理依据,对档案管理工作的认识就是停留记录上,并没有意识到档案信息的价值,也不明白档案资料需要通过一定时间和历史形成,档案的保存和归纳都是为了保证档案的完整性。且对档案的管理,还停留在以往的管理形式上,并没有与时俱进,利用信息技术和网络计算机技术实现信息的共享与整理、交流和修正等,不利于进行档案信息咨询和调查。

(2)档案管理人员意识淡薄。局限于传统的档案管理形式,很多高校办公室人员都缺乏档案管理的科学化意识,既没有随着时代变化学习各种新技术,也没有参与到办公室档案管理改革中,还是秉承以往的管理方式,也缺乏档案管理工作的责任意识,很容易对档案管理工作造成負面影响。特别是现如今高校并没有配置档案管理设备,一些技术也没有引入到档案管理过程中,导致档案管理过程中技术创新不足,档案管理人员能力不足,无法实现档案资料的高效管理。

2办公室档案管理可持续发展的有效建议

办公室档案管理,应该随着时代发展不断地更新,积极做好办公室档案的存档和编研工作,实现档案资料的开放与共享,在校园文化以及学习意识建设中,合理运用档案资料维持高校工作的正常秩序。

第一,要促进办公室档案管理的信息化建设,应合理运用信息技术建立新的办公室档案管理体系,从而减轻档案管理的工作量,切实提升档案管理质量以及效率,将信息技术深入到办公室管理中。办公室档案管理中应该合理运用大数据以及互联网平台,逐步实现信息化档案管理。先要配置相应的信息设备,引进计算机、打印机、扫描仪等,通过这些基础设施为后期档案信息化管理奠定基础,进一步实现办公室档案资料的信息化处理,将其转变为电子档案,实现档案资料的多元化保存与备份,便于核实与修正。然后,还要对办公室档案管理人员进行培训,提升管理人员的信息意识以及信息技能,教会管理人员使用现代化仪器设备,加深管理人员对档案管理信息化的认识,才能为后期档案管理奠定基础,切实实现档案管理的信息化与数字化建设。

第二,完善档案管理制度。高校应该持续性完善档案管理制度,建立新的档案管理考核机制,针对办公室档案管理的特点及规律,促进办公室档案管理的规范化建设,实现办公室档案管理的可持续化发展。一方面,高校应配备专门的档案管理人员,合理分配档案管理的时间与值班制度,根据一定的方法对各类档案资料进行分类管理,并梳理好档案管理的各项流程,确保档案管理工作能有序展开。另一方面,高校应该推动的暗杆管理制度体系的建设,培养高素质的档案管理人才,将新的管理办法以及信息技术引入到档案管理中,针对档案管理存在的各种问题,提出相应的改善措施,持续性提升办公室资料的收集用途整理水平。所以,高校既要做好档案管理人员的培训工作,提升其责任意识,建立相应的激励和惩罚机制,针对档案管理的遗漏、丢失和效率等问题进行评价与考核,并在日常档案管理过程中,组织档案管理人员参与信息技术教育,提升其专业工作能力,又要加强制度建设,从档案管理流程到档案资料,着手建立完善的档案管理规范,以便于做好考核与管理工作,切实提升档案管理的效率。

结语

综上所述,办公室档案管理应在新时代下引进新的管理理念和管理方式,基于档案管理自身特点,选取合适的档案管理手段,从而提升办公室档案管理的质量及效率。档案资料会随着时间和历史的发展逐步形成,为保证档案的完整性以及全面性,需要实现档案资料的共享与上传,通过资料的信息化以及数字化,实现档案的合理保存及归纳,以便于档案管理能为高校发展而服务。

参考文献:

[1]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务,2014(05):171-172.

[2]田鑫. 关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务,2018(11):180.

[3]任成智. 浅析办公室档案管理的可持续发展策略[J]. 办公室业务,2018(18):112.

[4]赵胜男,赵婧嫄. 办公室档案管理存在的问题及对策分析[J]. 世界最新医学信息文摘,2019,19(29):176+178.

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