办公室档案管理的可持续发展的优化建议

崔新国

摘要：办公室档案管理与办公室工作息息相关，其管理效率不仅影响到了各项工作的顺利进行，而且信息技术的飞速发展也正在推动办公室档案管理的改革，通过信息技术和现代化管理理念，重新构建办公室档案管理机制，以提升管理效率，优化办公室的管理制度。办公室档案管理应规范化地纳入到办公室管理范畴之中，更新传统办公室管理理念的同时，还致力于创新管理，从而有效整合办公室档案资料，促进单元多项工作的顺利开展。本文针对办公室档案管理现状以及管理的发展趋势，探究如何可持续性地促进办公室档案管理，以提升办公室档案管理质量。

关键词：办公室;档案管理;可持续发展

办公室档案管理应随着信息技术的发展，转变传统的管理方式以及管理制度，促使档案管理能够跟上社会发展脚步，将信息技术合理引入到办公室档案管理中，可持续性地提升办公室档案管理水平。由于档案管理和办公室工作关系紧密，为促进办公室工作效率的提升和优化档案管理流程，还需要进一步挖掘档案资源，加强对单位各项工作资料的收集与整理，实现办公室档案管理工作的高效开展。

1办公室档案管理在新时代下面临的问题

对于办公室档案管理而言，其主要内容就是进行办公室工作的资料整理、信息采集以及资料保存共享等，记录好各项的办公室工作，反应事物发展的具体过程，为办公室工作提供依据和参考。办公室档案管理也是办公管理的重要项目，应随着时代的发展不断地创新，在实际工作中展现出自身的价值与作用，从而提升办公室工作效率，实现办公室档案管理的可持续发展。档案资源毕竟是单位发展的重要素材，办公室应加强对档案管理工作的安排，将档案管理纳入到办公室工作范畴中，才能持续性优化办公室工作效率及质量。然而，实际办公室档案管理却面临很多问题，最为明显的主要是以下两点：

（1）管理规范性不足。办公室档案管理应该符合时代要求，任何行业都需要档案管理的支持，实现档案管理工作的优化，才能促进社会的进步和发展。受到传统管理理念的影响，不少单位办公室人员缺乏对档案管理过程的认识，既缺乏完善的档案管理规章制度，也没有充足的档案管理依据，对档案管理工作的认识就是停留记录上，并没有意识到档案信息的价值，也不明白档案资料需要通过一定时间和历史形成，档案的保存和归纳都是为了保证档案的完整性。且对档案的管理，还停留在以往的管理形式上，并没有与时俱进，利用信息技术和网络计算机技术实现信息的共享与整理、交流和修正等，不利于进行档案信息咨询和调查。

（2）档案管理人员意识淡薄。局限于传统的档案管理形式，很多高校办公室人员都缺乏档案管理的科学化意识，既没有随着时代变化学习各种新技术，也没有参与到办公室档案管理改革中，还是秉承以往的管理方式，也缺乏档案管理工作的责任意识，很容易对档案管理工作造成負面影响。特别是现如今高校并没有配置档案管理设备，一些技术也没有引入到档案管理过程中，导致档案管理过程中技术创新不足，档案管理人员能力不足，无法实现档案资料的高效管理。

2办公室档案管理可持续发展的有效建议

办公室档案管理，应该随着时代发展不断地更新，积极做好办公室档案的存档和编研工作，实现档案资料的开放与共享，在校园文化以及学习意识建设中，合理运用档案资料维持高校工作的正常秩序。

第一，要促进办公室档案管理的信息化建设，应合理运用信息技术建立新的办公室档案管理体系，从而减轻档案管理的工作量，切实提升档案管理质量以及效率，将信息技术深入到办公室管理中。办公室档案管理中应该合理运用大数据以及互联网平台，逐步实现信息化档案管理。先要配置相应的信息设备，引进计算机、打印机、扫描仪等，通过这些基础设施为后期档案信息化管理奠定基础，进一步实现办公室档案资料的信息化处理，将其转变为电子档案，实现档案资料的多元化保存与备份，便于核实与修正。然后，还要对办公室档案管理人员进行培训，提升管理人员的信息意识以及信息技能，教会管理人员使用现代化仪器设备，加深管理人员对档案管理信息化的认识，才能为后期档案管理奠定基础，切实实现档案管理的信息化与数字化建设。

第二，完善档案管理制度。高校应该持续性完善档案管理制度，建立新的档案管理考核机制，针对办公室档案管理的特点及规律，促进办公室档案管理的规范化建设，实现办公室档案管理的可持续化发展。一方面，高校应配备专门的档案管理人员，合理分配档案管理的时间与值班制度，根据一定的方法对各类档案资料进行分类管理，并梳理好档案管理的各项流程，确保档案管理工作能有序展开。另一方面，高校应该推动的暗杆管理制度体系的建设，培养高素质的档案管理人才，将新的管理办法以及信息技术引入到档案管理中，针对档案管理存在的各种问题，提出相应的改善措施，持续性提升办公室资料的收集用途整理水平。所以，高校既要做好档案管理人员的培训工作，提升其责任意识，建立相应的激励和惩罚机制，针对档案管理的遗漏、丢失和效率等问题进行评价与考核，并在日常档案管理过程中，组织档案管理人员参与信息技术教育，提升其专业工作能力，又要加强制度建设，从档案管理流程到档案资料，着手建立完善的档案管理规范，以便于做好考核与管理工作，切实提升档案管理的效率。

结语

综上所述，办公室档案管理应在新时代下引进新的管理理念和管理方式，基于档案管理自身特点，选取合适的档案管理手段，从而提升办公室档案管理的质量及效率。档案资料会随着时间和历史的发展逐步形成，为保证档案的完整性以及全面性，需要实现档案资料的共享与上传，通过资料的信息化以及数字化，实现档案的合理保存及归纳，以便于档案管理能为高校发展而服务。

参考文献：

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