高校二级学院办公室建设存在的问题与对策探讨

摘 要：随着中国特色现代大学制度建设推进，高校管理重心下移到二级学院中，二级学院办公室管理直接影响高校事业的发展，应从现实问题出发明确定位，充分发挥二级办公室管理职能，着力提高服务水平，努力提高执行能力，积极强化队伍素质，全面优化二级学院办公室建设。

关键词：二级学院;办公室建设

随着高校改革深入发展，构建中国特色现代大学制度步伐加快。高校管理重心下移到二级学院，二级学院管理任务增加，承担高校基本教学科研，社会服务等功能，高校二级管理机构的二级学院办公室发挥重要的作用。其管理水平直接影响高校事业发展，要从现实问题分析入手积极探索优化策略，才能有效提升高校二级学院管理水平。

一、二级学院办公室建设的意义

随着高校教育管理体制改革，二级学院的职能作用日益凸显。二级学院办公室是连接高校基层管理机构，只有不断加强二级学院办公室建设才能促进高校教育工作的顺利开展。

高校二级学院办公室建设关系到高校建设的顺利实践，在工作中扮演传递信息等多方面的角色，其职责与高校党政建设息息相关，工作质量很大程度上决定高校党政建设的效果。对贯彻党的教育方针政策，推动高校党政建设工作开展具有重要意义[1]。

高校二级学院办公室是学院内部管理的中心机构，是学院承上启下，联系内外的枢纽，承担沟通信息，组织会务，接待来访等行政事务工作，随着高校办学职能的拓展，办公室工作范围不断扩大，面临许多新的问题，要求办公室管理工作准确定位。

实现高校二级学院办公室建设能够满足学生的成长发展需要，大学生学习包括政治修养提升，大学生要强化辨别是非能力，重要的是提升自己的政治素养，提升个人综合水平，二级学院办公室工作发挥学生思政教育的引导作用，其工作质量决定学生的成长发展，对学生的综合素质提升有很大的帮助。

二、二级学院办公室管理中的问题

目前二级学院办公室建设中存在不少问题，主要体现在管理观念，工作机制等方面，严重影响了二级学院办公室工作的顺利进行，不利于高校教育目标的实现。高校二级学院办公室建设中的重点问题是分工不合理，目前高校二级学院办公室管理工作内容繁杂等客观情况影响了工作的正常开展，不利于提高办公室管理工作效率，二级学院办公室工作涉及到各方面内容，如党务管理，对外交流等，关系到校办，宣传部，离退休处等多个部门，办公室工作人员数量有限，需要承担大量的工作，使得工作人员承担较大压力，工作效率较低。

高校二级学院办公室工作内容繁杂，横向工作包括教学管理，学生管理，人事管理，档案管理等，纵向工作包括文秘，公关接待，信息沟通等。对外联系校办，宣传部，科技处，资产处等众多职能机关，对内沟通学院下属系所，面向全院教学科研人员，全体师生群体服务，办公室设置有行政秘书，科研秘书，财务秘书等工作岗位，处理复杂的日常工作往往要面对多个职能部门下达的工作任务。

新形势下高校对办公室工作人员提出了更高的要求，目前高校将工作重心更多放在科研教学方面，对行政管理工作不够重视，学校很少定期组织办公室工作人员学习培训，工作人员素质得不到提升，无法实现工作创新[2]。

高校二级学院办公室管理观念落后，工作人员缺乏主动服务意识，很少与师生深入交流，不能提出合理的问题解决方案。对二级学院办公室的落实十分不利。具体工作计划往往无法按既定目标执行。很多工作人员缺乏创新理念，无法运用有创造力的方式开展工作，降低了工作成效。

高校二级学院办公室工作中缺乏有效的监督激励机制，导致工作效果不佳，激励机制的不合理降低了工作人员的热情，相关工作人员业绩不能与激励政策联系，导致工作中缺乏责任心与积极性，由于缺乏有效的绩效考评制度，很多工作人员工作态度不端，影响了工作效率。

三、二级学院办公室建设对策

实现办公室建设目标，需要合理准确的工作定位，加强对工作人员的培训，实现办公室管理工作质量的全面提升。促进高校教育管理工作稳定发展。

要想从根本上提高二级学院办公室管理水平，必须要明确定位办公室的职责作用，要正确认识二级学院办公室管理目标，对参谋职能，服务职能等方面有清晰的认识，更好的把握工作目标，不断提升工作质量。要明确具体分工，不断调动工作人员积极性，实现个人能力的提升。

不断提升工作人员的素质是二级学院办公室建设的关键，要通过建立完善选聘制度，积极对现有工作人员进行业务培训，加强办公室工作人员的党性修养等措施提升员工的综合素质。相关工作人员选拔要有严格的规定，从其工作能力等方面进行人才选拔，不断提升二级学院办公室建设水平。

加强办公室工作人员的党性修养，重复发挥干部在线学习等平台作用，对高校二级学院办公室新任务，加强工作人员系统理论培训，帮助工作人员树立坚定的信念。由于工作人员的素质能力不同，对其进行有效的培训，可以提升其党政水平。

不断创新理念是实现办公室管理的关键，工作人员应明确工作目标，转变管理理念，不断将自己的工作与学校建设结合，结合时代发展方向，安排富有创新性的活动，提高工作效率。

不断完善管理制度是提升办公室管理工作的根本保证，健全监督激励机制，将工作人员工作业绩与福利待遇挂钩，不断提升其工作积极性。提升工作人员的能力，要根据既定工作目标实施，让工作执行与最初目标匹配，为二级学院办公室建设创造条件。

二级学院办公室工作人员来自不同的专业，需要建立分层次的培训体系，有计划的对其加强培训工作，采用日常与专题结合的培训方法，帮助工作人员系统掌握现代高校教育理论知识，采取自主攻读高层次学历的措施，提高工作人员的学历层次，选送工作人员参加有关培训，帮助工作人员快速提升业务能力。激励工作人员自学研修，通过切实有效的教育培训提高办公室工作队伍思政素质，业务能力与管理水平。

结语

二级学院办公室管理关系到党建工作的开展，关系到学校学生的成长发展。要实现高校教书育人的使命，必须加强对办公室的建设，目前二级学院办公室建设中存在分工不合理，缺乏有效的激勵监督机制等问题，阻碍了正常工作的开展，要想提升办公室管理效率，必须积极探索有效的对策措施，为高校办公室工作顺利开展奠定基础。

参考文献

[1]王勇.高校二级学院办公室管理问题及对策[J].佳木斯职业学院学报，2016（09）：461+463.

[2]黄乌密.高校二级学院党政办公室管理与建设问题分析及提升策略[J].教育教学论坛，2016（15）：7-8.

作者简介：

吉莉（1984.2），女，满族，同济大学材料科学与工程学院，研究实习员，同济大学硕士，主要研究方向：行政管理。