企业制度流程优化的创新与实践

□ 文/肖德斌 饶伟 金星柄 吴春燕 曲振波 梁锋

一、实施背景

中海油能源发展股份有限公司（海油发展）是中国海洋石油集团有限公司下属专业服务公司，是可同时提供能源技术服务、FPSO生产技术服务、能源物流服务、安全环保与节能产品及服务的多元化产业集团。公司以“成为服务于能源行业、多元产业高效协同发展、品牌效应显著、具有一定国际竞争力的生产服务型专业技术公司”为战略目标，积极推进产业升级与转型，谋求公司高效快速发展。

随着公司推动产业升级转型的不断深入，各层级管理不断增强，企业内部部门之间（横向边界）、层级之间（纵向边界）壁垒加深，逐步显现出资源板结、决策层级多、制度冗流程长、授权不充分、沟通梗阻多等问题，严重阻碍了公司战略目标的实现。

为了确保公司可持续发展，助力公司转型开拓外部市场，海油发展在保证公司风险可控的基础上，以全市场最高管理效率作为参照系，创新工作理念与方法，以提高效率为核心，全面推进制度流程优化，建立与公司战略紧密切合，管理简单安全，配套机制完善的制度管理体系。

（一）精准定位低效过控文件，创新手段推动制度瘦身

图1 创新理念及方法内涵图

1. 利用信息化构建沟通渠道，推动解决制度存量问题。为有效解决公司内控制度文件多、管控低效、资源配置不合理等问题，公司创新工作方法，利用信息化通过全面风险管理信息系统中评论模块，构建起员工与各层级领导“零距离”的沟通渠道，使管理层实时看到员工对制度流程存在缺陷及不足的评论，公司制度管理部门实时对意见进行收集分析，对标修订制度，全员深度参与，集公司全员智慧提高制度质量，从源头上解决脱节难题。

2. 制度科学分类、因企施策，推动制度差异化管理。公司下属13家分子公司业务链条各不相同，具体管控要求及管理模式存在差异，以往“一刀切”的制度管理模式不适用于所有分子公司，制度适应性、科学性不强导致部分单位出现制度执行屡查屡犯问题。为了提高制度科学性与适用性，以“共性制度一写到底，个性制度因企施策”为原则，按照制度类型对制度进行重新划分，并在此基础上明确差异化的编写与执行原则，实现制度体系的精准定位、分类管理、因企施策。

3. 创新“五轮审核法”，提高新增制度文件质量。为解决制度文件存在内容重叠、管控缺失、设计操作性、适用性不强等问题，公司创新设计“五轮审核法”，从横向审核、纵向审核、风控部门审核、法律部门审核及“三重一大”决策机构审核五个层面对新发布制度文件进行审核，强化对文件内容、操作性、适用性及必要性的审核，从制度建设源头提高制度质量、控制数量，实现“横向到边、纵向到底”双维度“量”化管控，保障制度执行效果，维护制度严肃性。

（二）科学诊断核心业务流程，大幅压缩无效审批节点

1. 以风险为导向分析流程，确定关键管控环节。公司聚焦与经营业务开展密切相关的11大核心业务25项子流程，重新识别评估业务风险，将流程审核节点与风险等级对接，按照“高风险严管控、低风险简化管控”的优化总原则，以提高流程效率为核心，不过控、不失控，围绕公司战略目标，设计流程优化工作措施、明确具体实施步骤推动流程优化稳步开展，对管控环节中低效、过控审核节点进行合并压缩。

图2 公司业务流程优化概览及框架图

图3 流程优化实施步骤图

2. “二八原则”划分权限，明确优化措施，提高审批效率。为解决审批流程长、授权不足的问题，公司按照“二八原则”对审核权限进行划分。明确强调“部门经理及以下层面审批占整体业务审批数量的80%，部门经理以上层面审批占整体业务审批数量的20%”的审批原则及要求，区分重要/一般事项，科学设置差异化审批权限，坐实中级管理层的管理、审批职能。同时，在划分审核权限的基础上，明确“厘清责任，避免同质审批；分清重点，限制审批节点；压缩审核层级，加大内部授权；确保时效，设置审批时限；部门协同，推进并联审批；提高效率，杜绝二次退回”的优化要求，从区别设置审批权限、加大授权幅度、明确审核责任、推进并联审批、设置审批时限、加大监督力度等6个方面提高审核效率。

为了保证优化工作顺利实施，公司分阶段分步骤推动流程优化工作。一是以流程优化实施方案为载体，结合各单位实际情况，进行业务流程体系审核节点优化与再造；二是打破组织边界，以“协同”为依托，以职能部门为横坐标，进行横向流程（跨功能、跨职能）间的优化与整合，在保证各职能部门业务开展及风险防控的基础上，消除业务流程中管控内容类似、时点交叉、管控要求不一等问题，打破部门间壁垒，构建柔性界面。

（三）完善制度缺陷救济配套措施，多维保障制度执行效果

1. 推行弹性授权机制，合理配置管理资源，保证公司行权效果。公司在确保重大风险可控及提高管理效率间寻求平衡，根据各单位实际管理水平推行差异化授权机制，以能定权，因企施策提高经营管理效果。一是按照各单位业务管理能力、授权分配原则等因素确定授权额度。二是通过加大监督力度及频次对下放分子公司权限的管控效果进行评估，对管理规范、行权效果好的分子公司进一步下放权限，对于管理混乱、行权效果差的所属单位上收权限。通过动态调整授权额度，在激发所属单位经营活力，鼓励基层管理层参与决策工作热情的同时，形成奖优罚劣的良性循环机制。

图4 流程优化PDCA 图

2. 基于流程明确岗位职责、定向培训，配套建立考核及追责机制。一是按照“通过流程分析分解岗位职责，确定具体工作内容，明确工作标准”的思路，对岗位职责与流程审批要求间的配比性进行分析，对岗位、部门职能进行重新明确与界定，从而实现流程审批要求与岗位职责的高度匹配；二是根据岗位职责进行结构与重点导向的定向培训，分层次分重点普及制度流程管理理念、工作方法；三是针对岗位职责及培训重点，建立配套的考核及追责机制，对岗位履职情况、业务能力进行评分制考核，对考核优秀的员工给予物质奖励，对考核不合格的员工进行反向考核，对连续累计三次考核不合格的员工将予以追责，视具体情况进行岗位调整。

3. 强化流程优化效果，建立监督检查机制，督促持续整改。利用专项工作检查、业务审计、内控测试等监督手段，检查流程制度执行情况及效果，重点检查各单位制度流程修订及发布情况、权限调整范围及行权效果、审核责任履职情况以及制度流程执行落地情况。通过检查回头看机制，全面了解排查各单位制度流程优化效果及所存在问题，利用PDCA循环（即：计划、执行、检查、调整），分析问题原因、确定整改措施、跟踪整改效果，建立起制度自我循环修复的管理机制。

（四）全员深度参与打通梗阻，保证流程优化效果

1. 打通行政层级桎梏，从“要我做”到“我要做”。公司在构建制度流程优化专项工作组织模式时，打破“归口部门管理、专职人员参与”的被动组织模式，创新工作方法采用“建立开放型工作平台，多部门全员共同参与”的主动组织模式，冲破行政层级桎梏，通过创新信息传递渠道，把所有员工纳入到制度流程优化专项工作中，再由专业制度管理部门推动反馈信息落地及制度完善落实工作，找到了“问题推不动”“怕得罪人”的管理顽疾解决方案，实现了员工从“要我做”到“我要做”的巨大转变。

2. 扁平化沟通，多渠道宣传，调动员工参与热情。为解决公司信息传递不通畅、员工对制度流程优化工作认识不足等问题，公司充分利用OA平台（公司办公平台）、公司信息播报、自媒体等多种信息宣传途径，开展多形式、多方位的宣传互动，充分调动公司各级干部员工参与内控体系诊断优化工作的热情。以开放评论平台、微信互动等形式收集优秀建议、推送制度流程优化工作信息，实现累计互动9000余次，互动参与人数接近万余人次。实现了信息交流、宣传互动上的“小投入大回报”。

3. 借助信息化平台，构建长效沟通模式。为了保证制度流程优化质量，公司借助信息化平台，建立以“季度收集、横向沟通、结果汇报、季度通报、评比奖励”为主线、以“持续实施、沟通协调”为辅助的长效沟通机制，季度收集各级干部员工体系优化建议，及时与业务部门开展横向沟通，并向主管领导及公司管理层汇报，按季度进行评比并发放奖励，实现制度设计人员与制度执行人员的良性互动，推动制度流程优化运行工作良性循环。

三、实施效果

（一）制度文件精简、流程优化效果显著提升，制度与流程科学性统一性进一步提高

通过开展制度流程优化，累计修订、完善制度文件317份、梳理可执行上级文件442份、合计废止重复文件309份，公司各层级文件数量从4034减压到3327份，共计清理僵尸及无效文件707份，制度压减比达到17.5%，制度文件质量及科学性进一步提高，制度体系更加符合企业管理需求。

流程优化方面，共计优化审批节点201个，流程节约率达19.7%，共计节约402个工作日；各分子公司平均减少15个审核节点、平均节约30个工作日，流程运行效率显著提升；按照2017年公司管理类员工约2880人计算，通过优化审批节点，共减少各业务管理员工投入72人次。公司人员结构更趋于优化，公司能有更多自由度去调配员工投入到更具有创造性、更能为公司创造价值的工作中去，公司整体运营效率显著提高，资源配置更加合理。

图5 长效沟通程序运行图

在制度与流程融合方面，通过完善制度流程同步运行管理机制，保证流程与制度文件内容紧密衔接，实现制度与流程的高度统一。

（二）公司核心竞争能力、抗风险能力进一步提高

通过开展制度流程优化工作，将内控体系优化与风险管理有效对接，保证在风险可控的情况下，建立起以提升效率为核心，与公司发展战略紧密切合的，管理简单、配套设施完善的制度管理体系及市场化管理运行机制。同时，经过参与本次专项工作，全体员工的风险意识、责任意识、效率意识得到强化，使公司核心竞争能力、抗风险能力进一步提高。

（三）实现职能型管理模式向业务流程管理模式转变，促进公司执行力持续提升

公司深入推进内控管理体系及制度流程设计理念，在制度流程优化的基础上，建立起以提升效率为核心的制度管理体系，实现了职能型管理模式向业务流程管理模式转变。内控管理理念、设计思路的贯彻落实、权力与责任的科学分配、内控意识和控制职能的不断强化促进公司市场响应速度及公司执行力持续提升。

（四）践行扁平化管理理念，推动公司决策效率持续提升

通过开展制度体系流程优化工作，从职能化管理转变为流程化管理，打破行政层级桎梏，使公司资源配置更加合理、内部协同更加有效，通过优化实践，倡导扁平化管理理念，公司简政放权效果显著，决策效率持续提升。

（五）进一步激发员工参与管理的热情，使流程优化理念深入人心

长效沟通机制的建立使广大员工看到公司听取改革意见的态度与祛除公司痼疾、谋求企业转型的力度与决心，进一步激发起员工参与公司管理的热情，使“上下联动、扁平沟通、共谋发展”的流程优化理念深植于公司每个员工的意识、行动中。

四、结论及建议

海油发展制度流程优化工作取得了良好的实施效果并得到中国海油集团公司领导的高度认可。此成果具有很强的操作性与可推广性，是国有控股集团公司、国有资本投资运营公司乃至传统国有企业提升管理效益、压缩制度流程的一次有益探索，具有广泛的示范效应，能有力促进企业降低风险与成本、提高管理效率和集团管控水平，为传统国企在新经济形势下快速健康发展提供一种新的选择路径。