浅谈电子发票和电子会计档案建设

幸倞　陈世忠

摘要：随着信息技术的迅猛发展，企业信息化快速地推进，电子发票逐步成为一种新型的开票和管理模式。全面推广电子发票，不仅可以解决发票管理的诸多问题，而且可以大力地促进电子会计档案建设。

关键词：电子发票;电子会计档案;信息化

一、电子发票的现状

电子发票是记录和反映商品买卖或交易的一种电子证明，是发票的无纸化形式，是企业对经济活动业务进行会计核算的重要依据。

在电子发票应用上，国外已积累了许多成功的经验。例如，美国普遍地采用电子发票，约有80%左右的大公司在经济业务中采用电子发票。在欧洲，电子发票应用非常广泛，芬兰、瑞典等国家积极地进行有关电子发票的立法工作。

在我国，国家税务总局于2013年4月正式颁布《网络发票管理办法》，在全国范围内推行网络发票。2015年2月，中国人寿保险公司开具我国金融保险业的第一张电子发票。2015年8月，我国北京、上海、浙江和深圳四个地方，开展了增值税电子发票系统的试运行工作。2015年12月，我国全面推行增值税电子发票，明确规定电子发票可以报销入账。

2018年开始，我国交通运输部全面推行用户卡通行费的增值税电子发票，不再使用纸质版发票。

二、电子发票的主要优点

（一）大幅度地降低发票运行成本

电子发票是发票的电子图片，是一连串财税信息的电子记录。电子发票的应用不仅减少发票的印制成本，也降低了企业的发票流转和管理成本。据统计资料显示，电子发票由于采用电子载体方式，其成本只相当于纸质发票的1/20。从纸质发票到电子发票，对于企业会计工作来说，是一个从“重载”到“轻装”的过程。电子发票的应用，节省了制版、打印、存储和运输等成本，节约了大量的时间和人力，避免了紙质发票的毁损、遗失、盗窃风险。电子发票的填制、核准、配号、数据传输等环节全部在线上操作，节省了企业财务人员多次地往返于税务局办理发票事务的耗费时间。另外，受票人也可以利用电脑、手机等设备，随时在线上查询电子发票的详细信息。

（二）提高企业财务分析的效率和准确性

电子发票作为电子原始凭证，可以直接导入会计电算化系统。电子发票上承载的各项信息，包括发票号码、采购单价、数量、金额、纳税人识别号、税金等，可以在系统中进行归集和处理，然后，自动计算资产负债率、流动比率、应收账款周转率等各项财务指标。企业财务分析效率和准确性的提高，为企业经营和投资决策提供更为合理的、科学的依据。

（三）容易查询发票真伪

企业发生经济业务活动后，将商品买卖或交易信息上传至税务部门的服务器。服务器上的征管系统对经济业务活动进行分类、编码、存储等，然后模拟纸质发票的开票方式，以彩图形式生成带有发票专用章的电子发票，由开票企业交给受票人。同时，电子发票明细数据自动存入税务部门的电子底账系统。受票人可以通过微信、电邮或手机端等方式接受电子发票，也可以在电子发票平台查询、验证或者打印电子发票。

（四）有利于政府加强税收管理

电子发票实质上是一种在线发票，在买卖双方交易完成时实时生成，与纸质发票相比，传递时间短，处理流程少，开票效率高。从税务部门来看，电子发票记录的营业数据实时上传，有利于对开票企业的纳税数据进行线上查询、统计和监控，保证国家税款不流失，实现公平税负和信息管税，从源头上杜绝了伪造发票和虚构发票信息的现象。

三、电子发票对会计核算的积极作用

电子发票是一种新型的发票形式，统一地设定发票类型、版面、字体标准、二维码等，是一种重要的原始凭证，是整个会计核算流程的起点，保证了经济业务内容的真实性和会计信息质量，为会计核算提供了实时、全面、规范的数据，对会计核算带来了深远的影响。

（一）保证经济业务的真实性和透明度

电子发票一旦开具后，在系统中自动生成记账凭证，提升了会计电算化程度。由于每一笔经济业务信息都实时地记录下来，保证了采集信息的真实可靠，减少人为的主观判断，避免人工操作带来的失误。受票人取得电子发票后，通过扫描二维码，对发票信息进行读取，实时查询发票真伪。从政府角度看，电子发票上的各项数据在线上获取，财务数据体现为电子网页数据，实现税务、工商、检察数据共享，提高对企业的监管能力。

（二）促进财务报销流程电子化和科学化

电子发票的推广应用，将过去的手工报销转变为电子化报销，简化了账务报销流程，促进了报销效率的提高。在财务报销平台上，报销人按要求填写电子报销单，把电子发票和其他电子附件上传至平台指定栏内。财务人员审核报销人上传的电子资料，审核无误后，点击生成电子记账凭证。财务报销系统以电子发票号码为识别，自动剔除个别重复报销的电子发票，然后，接受未重复的电子发票与电子记账凭证。财务复核人员详细地复核电子发票及其他电子附件，在确认无误之后，上报审批。获批之后，出纳员通过网上银行转账支付，完成报销流程。电子发票逐步地取代纸质发票，将实现会计核算无纸化，实现财务报销流程的统一化、精细化、智能化。

（三）解决发票报销难问题

报销人在提交电子发票时，可以随时打印，打印次数也没有限制，无需担心发票丢失或损毁而影响报销。特别是企业长期驻外人员在报销时不必寄送纸质资料，而是直接在线上传输电子发票到企业总部的财务部门，由财务部门在线上审核、复核、报批及支付，大大提高报销效率，提高企业员工的满意度。

国家税务总局2015年84号文件规定，增值税电子发票打印后，其法律效力、基本使用与纸质发票相同。所以，在法律层面上，电子发票与纸质发票具有同等的效果。审核人员可通过识别软件，以扫描二维码方式，点击进入电子发票平台，核实电子发票信息的真实性和完整性，完成发票报销流程。

（四）为未来建立全国统一发票平台奠定基础

目前，各省的电子发票平台都是各自开发、各自独立的，全国没有形成统一的、标准的发票平台。电子发票平台不统一，不利于全国发票数据的获取、交换、统计和比较。电子发票是信息化的必由之路，是社会经济发展到一定水平后的必然产物。随着电子发票的广泛应用，全国将统一和规范电子发票系统的使用和管理，对电子发票的类型、标准、格式、字体、印章做出统一规定，使得各省份可以使用统一的发票信息线上采集平台和数据交换模块。

四、以电子发票为契机，加快电子会计档案的全面建设

电子会计档案包括了四项内容：电子会计凭证、电子账簿、电子财务报表以及其他电子会计档案。从我国现有的发展水平来看，第二、三项内容可以实现全面电子化，第一、四项只能实现部分电子化。从会计档案的部分电子化，到全面电子化，这个过程仍需时日。电子发票属于电子原始凭证，在电子会计凭证中的比例较大。电子发票应用，为会计凭证电子化提供了前提条件和宝贵经验，并促进其他电子会计档案的建设和推广，最终，实现会计档案的全面电子化。

2016年1月1日，我国新的《会计档案管理办法》正式生效。该办法从法律上肯定电子会计档案的效力，确定了电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等电子化管理，允许符合条件的会计档案只建立电子档案，不建立纸质档案。这些规定对会计档案电子化的发展产生十分深远的影响。

（一）提高会计档案使用效率

平时，企业财务部门产生许多的纸质会计档案，这些纸质档案需要按类别进行梳理和保管，所以，财务部门只能投入大量的人力和物力。随着纸质会计档案日积月累，储存的物理空间需要越来越大。可以说，会计凭证、报表等档案资料的移交、分类、整理、归档、存放已成为财务部门的沉重负担。由于纸质档案管理需具备防盗、防鼠、防尘、防潮等各项设施，档案室管理成本相对较高。

推广电子会计档案，不仅节省大量纸质资料的打印、传送、整理成本，而且降低了归档后的保管成本，避免社会资源的不必要损耗。电子会计档案的传输与保存流程，既高效又简洁，使得会计档案的利用效率显著提高。电子发票以电子图片形式存放在会计档案里，与电子会计凭证、电子明细账关联，形成一个成套的、安全的、规范的电子会计文件。这种方式满足了档案使用人员的调阅需求，保证了电子会计档案的安全性和保密性，创造一种便利的、灵活的会计信息查阅环境，实现电子发票在更大范围内的利用和共享，实现真正意义上的“无纸化”。

（二）促进会计档案大数据的发展

社会经济治理和现代化建设需要大数据的支持，企业经济业务的增长也需要大数据的分析和支撑。企业通过大数据技术，对电子会计档案信息进行过滤和处理，可以寻求和捕捉新的商业机会，选取最优的经济决策。电子会计档案促进了会计信息数据的深度开发和高效利用，为企业经营、投资和筹资提供多维度的参考数据，为企业全面信息化、科学化发展注入新的活力。

（三）积极发挥会计档案记录经济业务活动的作用

在开展会计检查和会计监督时，电子会计档案带来诸多方便。检查人员的电脑软件与电子会计档案系统对接，可以多层次、全方位地获取全面的、准确的会计信息，顺利进行复核和监督，提高监督的时效性，有效地防范会计核算风险。在电子会计档案系统中，设置不同层次的使用权限，有效地防范某些图谋不轨者对会计资料的篡改，确保会计档案的完整性和准确性。

（四）提升企业信息化管理水平

企业财务处理流程，记录了营业收入、物资采购、存货管理、资金运营等过程的资金流动。电子会计档案产生于电子发票、电子原始凭证、电子记账凭证、电子明细账、电子总账到电子会计报表等会计信息控制流程。企业业务操作系统与财务系统对接，实现从电子发票到最终电子财务报告整个流程的自动化处理，提高会计信息的真实性、相关性和完整性。电子会计档案管理的推进，有利于企业信息化的发展。

五、电子发票和电子会计档案要解决的共同问题

（一）信息安全问题

企业通过互联网，连接到税务部门的电子发票系统。在这种情况下，企业财务数据的信息安全问题，是一个极其重要的问题。电子发票信息包含了企业不少的商业机密，在发票开具时，需要提取、传送大量的企业内部数据。一旦电子发票系统遭受恶意网络攻击，企业的商业机密就有可能泄露，形成巨大的信息安全隐患。税务部门应充分利用国家行政职能，促使系统开发商在设计中采取防篡动、防窃密、防黑客的安全措施，实现对电子发票数据的全程保护。

电子会计档案在病毒防范、网络安全、存储保管等方面，也要严格控制风险和保障信息安全。采用防火墙、入侵检测、防病毒和加密等技术手段，保证电子会计档案完整、齐全和真实性，严防不良分子的攻击和破解，确保电子会计档案系统的出入口安全。为了绝对保证电子数据的信息安全，可以采取内网与外网物理隔离、双机备份等措施，建立电子会计档案监控制度，设置严谨的、完整的、分层的权限体系，加强档案人员专业培训，建立和健全一整套有关电子会计档案的信息安全保障体系。

（二）规范管理问题

电子发票和电子会计档案一般是财务部门进行保管的，但是，这些人员并不是专业的档案管理人员，往往是兼任的，所以，有时出现管理不到位的情况。电子会计档案管理的职责不明确，缺乏规范的管理流程，人为主观随意性很大。在档案库中，有时出现归类错误、档案丢失或无法查找等情况，对档案使用带来很大的困扰，以致电子会计档案无法发挥其应有的作用。因此，电子发票和电子会计档案，亟待建立一系列科学的、完善的、规范的管理制度。

（三）智能化不足问题

目前，电子发票和电子会计档案智能程度不高，其调阅过程模拟人工操作。今后，电子会计档案的管理工作，应放开视野，提供智能服务，大力发展电子信息数据库，开发数字化文本、虚拟化档案、模拟可视化技术档案等。

（四）执行落实问题

电子会计档案，对企业财务工作来讲是一件重大工作。企业须从实际出发，结合本企业档案管理制度，分析本企业电子会计档案管理存在的问题，制定完整的解决方案，或者，派人学习和借鉴优秀单位的经验，引入先进的档案管理手段。电子会计档案需要档案管理人员掌握新的管理知识和技能，參加培训和提升自我，积极运用电子发票和电子会计档案的先进管理方法。

参考文献：

[1]涂纯.电子发票在中国的应用和前景[J].时代金融，2014年9月.

[2]王薇“.中国电子发票蓝皮书”在京发布[J].中国市场，2011年8月.