浅析电力企业档案管理现代化

房建子

【摘 要】本文首先阐述了电力企业档案管理现代化的必要性，其次指出了档案管理中存在的不足，最后对于如何实现档案管理现代化提出了措施，以供参考。

【关键词】电力企业；档案管理；现代化

随着我国经济发展的不断加快，我国相关的电力企业逐渐实现了高速的、有效的发展，然而，在实际工作中，档案管理工作逐渐暴露出一些问题以及难点。因此，在实际工作中，若仍使用传统形式的档案管理方法，那么就难从根本上达到电力企业快速发展所提出来的要求以及标准，在分析上述情况的基础上得到，企业在发展的过程中，需要重点关注电力企业档案管理的现代化发展。

1 电力企业档案管理现代化的必要性

第一，知识经济时代对电力企业档案管理工作提出了新的要求。知识经济是建立在知识与信息的生产、分配与使用基础上的经济，它是在高科技与市场经济高度发展的基础上形成的一种新的经济形态与经济结构，知识经济对企业管理最大的影响在于经济环境、竞争焦点的变化与企业战略的相应调整。知识经济时代对企业档案工作提出了新的要求，也就是，企业应将文件档案视为重要的知识资产来管理，大力挖掘开发利用档案的知识价值，发挥档案的知识功效，使其成为员工的“知识储备仓”，领导的“决策支撑库”。建立基于知识服务的企业档案管理模式，将全企业的文件、档案、信息、知识有序化整合，使之成为企业重要的战略资源之一，促进企业运营，引领企业发展，成为企业壮大的不竭动力源泉。

第二，實现档案管理现代化是信息化条件下电力企业档案管理工作的必然选择。在信息化、网络化环境下，企业档案管理的对象、环境、手段均发生重大变化，电子文件的大量出现，磁记录、光盘介质存储方式的频繁使用改变了档案部门传统的单一纸质载体档案的保管工作，新记录形式的出现正在改变着档案管理的工作内容，保证非纸质载体档案的安全性、有效性、可用性已提上档案管理工作重要议程。

2 电力企业档案管理工作中存在的问题

2.1 对档案管理的认识不足

在企业实行现代化的档案管理时，管理的主体要明确，只有确定了管理的主体，才可确保管理工作能够有效的运行。目前，电力企业的员工对于管理档案的工作没用足够的重视，档案的管理意识不强，对企业中各部门的资料和文件的重视度不够，没有及时的归档，造成了企业资源的流失或损坏，进而增加了收集、管理档案的难度。另一方面，现如今的企业都是相对重视生产，忽略了管理的重要性，着导致了企业档案管理的模式不健全，常常会有档案的资料不完整、数目上不齐全等现象，没有体现出企业管理档案的作用，使其不能够给予企业有效的、有品质的服务。

2.2 对档案实行管理的人员的业务水平不强

现如今，电力企业中管理档案的人员数量不够，业务水平不强。部分的管理档案的人员的学历相对较低、缺乏责任心，不能够很好的掌握管理档案的理论知识与专业的技能，业务能力不高。现在电力企业中管理档案的人员大多数不是专业出身，对专业的管理知识匮乏，限制了档案管理的发展。根据现在电力企业的发展需求，管理档案的人员不单单要掌握管理档案的理论知识，还需要懂得怎样建立管理档案的软件，怎样维护软件中的档案信息，然而从目前电力企业管理档案人员的现状来看，大部分的管理人员的专业素质不是很全面，还需要提升的空间。

2.3 档案数字化管理水平低

结合当前社会经济发展的主要特点，数字化管理是适合当前电力企业档案管理的最佳形式，提高档案管理的科学性与有效性，可有效满足现代社会发展的趋势。但电力企业对数字化建设不重视，缺乏对数字化管理的相关专业知识，缺少详细的标准和制度来实行数字化管理，未能将电力档案资源的效用充分发展出来，严重制约了电力企业发展的脚步。

3 加强电力企业档案管理现代化的措施

3.1 严格要求档案管理者的专业素质

首先，需要从根本上重视以及关注档案管理工作，促使相关企业档案管理工作人员逐渐增强事业心，同时强化自身的责任感。在实际工作中，需要从根本上认识到档案管理工作的目的，需要认识到档案管理工作所具有的服务性以及科学性。同时提升自身的服务质量以及服务水平，增强沟通能力以及协调能力，跟档案用户进行积极有效的沟通以及交流。

其次，管理工作人员需要不断提升自身业务水平，有效的、科学的服务于电力企业的生产工作以及电力企业的后期发展。努力学习现代档案先进的管理知识，选择有效的现代技术方法，制定完善的管理体系，以更好地适应企业档案管理工作。

3.2 推动计算机信息管理和档案管理的融合

首先，及时跟进经营情况，进行信息的采集、保存、编目或者提供利用。其次，应积极参与到企业生产经营的各个方面，在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能，在各个系统的设计和运行过程中就应主动介入，加入电子文件档案的鉴定归档、保存利用等档案管理内容。最后，档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集管理。

3.3 完善档案管理的体制

企业要构建完善的档案管理的体制，就要有统一的标准与规范，这样才能使企业员工处理档案工作时有法可依、有章可循。企业在实行档案管理时，进行归档时，其文件的资料一定是完整、准确、齐全的，管理人员一定要将档案的文件实行规范化的管理，严格依据管理档案的标准与制度来完成管理档案的各项工作。随着企业的持续发展，企业在进行管理时其档案的管理体系一定要具备科学性，将不同载体、各个部门的档案实行统一的管理，完善企业管理档案的体制。

电力企业档案管理在制定长期规划和年度工作计划之外，对于各项工作的具体目标、各部门工作任务等也需要层层细化。把对人和部门的监督和考核结合起来，确保工作量的顺利按时完成。在发布工作任务的同时，制定严格的奖惩机制，做到奖罚分明，做到电力企业档案管理制度的完善和完备。

3.4 加强档案编研工作，创新服务模式

编研是对档案中具有实用价值的知识信息进行抽取、加工、整理与集合。电力企业档案部门应大力开展档案编研，充分开发档案价值，为企业的中心工作和运营管理提供良好的支撑服务。在编研工作过程中，要根据本企业的实际情况，结合本企业的发展规划和现实需求，从档案资源中选择具有重要借鉴意义或具有本企业特色的专题，将散布在不同时期、不同地方、不同部门或不同案卷中的相关档案加以搜集整理，以汇集成能全面、真实、客观、完整地反映该特色专题历史发展全过程的专题档案文献，为推动档案知识化管理与服务做好准备。

4 结语

综上所述，开展电力企业档案管理工作，需要重点关注其存在的挑战性以及难点所在。需要进一步促使档案管理现代化发展，这已经成为未来社会发展的一个必然的走势。实现现代化，可以从根本上满足企业未来的建设，同时满足其未来的发展。所以，在实施档案管理的过程中，需要立足于电力企业发展的实际需要。在实际工作中，坚持与时俱进，努力进步，积极开拓以及创新。

参考文献：

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[2]张媛.试论电力企业档案管理现代化[J].科技情报开发与经济，2011，21（20）：108-110.

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（作者单位：国网甘肃省电力公司电力科学研究院）