自由超越：公关理软件的先行者

夏勃川

公关管理软件，是指可以满足公关行业业务与财务管理要求的软件，其业务管理主要包括：公关项目管理、公关采购管理、公关媒体管理、公关财务管理。具体功能还可以按应用领域再进行细分，如针对公关活动管理功能包括：客户管理、合同管理、立项管理、预算管理、供应商管理、采购管理、收入管理、支出管理和结算管理。对于媒介与财务的管理，还需要具备更多功能。

全面、深入、有效地实施管理软件，可以帮助企业整合业务管理，提高管理效率和企业组织的响应能力，加强内部管控，积累管理资源，降低扩张成本，对于较大的集团企业，以及希望快速成长的中小企业来说，其作用是毋庸质疑的。

在这里，我们从以下几个角度，谈谈与公关管理软件相关的主要问题：

一、公关OA软件如何选型

很多企业都会将信息化建设误解为OA，经常会有人提问：“公关OA软件如何选型？”，但这种理解和定位是有严重问题的。

事实上，OA软件难于承受信息化的重任，各行各业使用OA完成信息化建设，往往只能解决简单的收发文、行政、沟通等日常管理工作，一旦深入核心务管理，失败的案例比比皆是。相比之下，OA更适合以下范畴的应用。

1.OA适合简单的业务

OA的设计目标，是支持业务表单的快速定制及业务流转。因此其强项是简单业务表单的定制和流程的定制。一旦涉及复杂业务，则无法应对业务的多样性、复杂性、关联性和完整性。

2 OA适合孤立的业务。

oA软件的设计目标，通常是以孤立业务模型为基础的。而公关广告行业真实的业务应用，业务的关联性极强，从业务的执行过程看，预算的成本控制、采购模式、支付模式、财务结算，几乎所有的业务都是相互渗透、关联和制约的。从核心业务来看，项目、财务、采购、财务这四个因素在主要业务的场景中，几乎也全部是相互关联的。

3 OA适合表面的业务。

多数OA软件为了体现“大而全”的特点，会堆砌一些业务，如销售管、CRM、知识管理、项目管理、财务管理。然而Et客户深入使用后，就会发现在面临大部分真实业务场景时，OA软件无法支持。

当前，公关行业经营的内部和外部因素都在发生快速的变化，如何提升内部效率，通过创新来应对新的服务和管理模式，已经成为管理者们的新课题。公关行业的管理软件，作为支持企业规模化、规范化、精细化管理的重要工具，已越来越多地被企业所重视。

因此，当公关公司真正希望对管理软件进行选型时，需要注意以下点：

1.管理软件要适合企业的组织、业务、管理模式，而不是企业适应软件产品。

2.公关管理软件要帮助客户建立业务运营和管理模式，助力企业的规模扩张、异地管理、集团化管理。

3.公关管理软件要能融合多种业务模式，包括活动，媒介，数字营销等业务的管理能力，从而为企业提供统一的管理能力。

4.公关管理必须具备实现真正的业务财务一体化的能力。

已经有越来越多的用户，认识到了OA软件的能力在公关行业应用的问题与局限性，从而在软件选型或升级时做出更加正确的选择。

二、公关管理软件的发展趋势

公关管理软件，是为公关行业服务的。因此，必须顺应行业与管理的变化，跟随甚至超越行业的发展，满足公关行业不断变化的管理需求。换句话说，对于从事管理软件的研究与实施的企业，应研究行业的变化，为客户提供适应变化的能力。

1.业务融合的趋势

公关行业的业务形态多样，且在快速衍变。活动、媒介、数字营销、媒体购买等业务形态，已迅速融合。很多企业都面向客户提供融合的业务服务。因而，公关管理软件需要具备融合业务的管理能力。

2.业务财务深度一体化的趋势

业务形态的增加以及数据密集形业务（如数字营销），使得财务的管理难度和工作量迅速加大了。财务人员有苦难言，不但疲于应付大量的基础工作，也难于完整体的核算目标。公关广告行业的业务财务一体化，不是简单的费控或报销，也不是简单地邀请财务人员进行审批，而是要深入融合业务与财务的管理数据。有效地构建数据融合共享的体系，最大限度打通业务与财务。因此公关管理软件，必须可以有效解决业务与财务的深度整合与协同的问题。

3.业务模式灵活的趋势

公关管理软件面对的企业管理模式极为灵活，企业的规模、企业发展历史、企业在产业链的位置、企业成长的不同阶段的述求、企业的投资管理模式、企业的商业模式等因素都可能会导致管理软件的不同。

因此，公关管理软件不是标准的快餐，而应是具备高度灵活定制能力的大餐。这些标准都是公关oA软件难以胜任的。这也是为什么很多企业实施与使用失败的原因。因此，公关管理软件必须具备灵活满足客户需求的能力。

三、媒体资源管理的融合之道

媒体资源，是公关广告公司提供媒体传播项目服务的重要资源。不同的企业，业务重点不同，服务行业不同，媒介资源来源不同，项目管理模式不同，在媒介资源的管理上，会存在较大的差异。随着公关传播业务的不断增长与变化，积累优质媒体资源，管控媒体采购成本，为客户或项目提供协议价格标准，以及供应商支付业务，都是日常较为重要的媒介管理工作。

不管是传统媒体还是新媒体，对于媒体资源的有效管理，在技术和业务上一直都是较难的课题。而且近年来社会化媒体，移动营销，数字营销等业务的迅速崛起，媒体资源的种类和表现形式大量增长，价格变化的频率也在提高。媒体资源的管理，对媒体项目的影响越来越大，因此亟待对多种媒体融合业务进行有效的管理。而解决媒体资源的管理问题，必须面对以下融合业务的管理问题。

1.媒体资源的融合

媒体类型的多样化，首先带来不同的媒体资源的刊例表现形式的差异。若以简单的统一的方式管理媒体资源，在资源使用中，会极为不便。因此，对于不同的媒体资源的呈现，应尽量按媒体的个性化的表达呈现，从而使用户可以直接看到不同媒体的主要特性。包括媒体的类别、链接、类别细分、价格范围、粉丝数量范围、媒体刊例表达方式，甚至供应商联系方式等。

2.媒介与活动项目融合管理

媒介资源的使用，必须纳入到公关媒介项目管理中，甚至是与活动项目完全融合。在项目中，会存在针对媒介执行的预算，也可以与活动项目的预算编制在一起，从而形成可提供媒介与活动融合业务的管理平台。

3.媒介采购业务融合管理

媒体采购同样也很重要，这是供应商准入，项目执行质量，控制采购成本的重要环节。对于不同规模的企业，采购控制与执行的方式可能有差异。多数企业都需要针对媒介的采购管理，或者针对媒介的采购需求、询价比价。与传统活动类型采购相比，新媒介资源的量大，变化快，更需要在采购中进行有效监管。

4.媒介支付的融合管理

媒体供应商的特殊性，导致对媒体的支付也产生了灵活且复杂的特性。不同企业管理規范程度不同，支付方式也不尽相同。支付对象也涉及第三方对公，或不同类型的个人等。因此，具体的支付方式可能包括了规范的第三方供应商支付（税点管理），以内部人员的借款报销方式管理（提供清单），以及劳务支付等方式。

这些特点都表明了公关媒体项目的管理对公关管理软件提出了的苛刻要求。这些细节的管理功能，体现了要在系统的共性基础上管理个性业务的要求，比如项目管理、采购管理、支付管理均是在相关的业务的共性基础上，再解决媒介管理的个性问题从而达成管理目标。

北京自由超越信息技术有限公司作为公关管理软件的先行者，深耕公关传播行业信息化管理十余年，为行业贡献的成熟的公关管理软件一一FreedomERP，可以帮助公关广告传媒集团企业，提供统一的平台，管理融合活动与媒介的业务模式，可以整合业务与财务的管理、整合业务与职能部门的管理。并可为企业提供洞察经营数据，决策支持的功能，提高效率，降低成本。

以坚实的技术为基础，跟随行业的变化，融合业务管理，整合业务与财务，最大限度地满足需求变化的能力，这是新一代公关管理软件的趋势和必备的能力。