抓好三个主要环节，提高公文处理质量

王华

摘要：公文处理是办公室的基础性工作，主要包括发文、收文和归档三个部分，其中办公室审稿、部门阅文和文件归档是最重要的三个环节，抓好这三个主要环节，就能大大提高公文处理质量。

关键词：公文处理;发文;收文;归档

一、发文管理的主要环节是办公室审稿

发文管理流程通常有8个环节组成：部门起草→部门领导审阅→办公室秘书审稿→办公室主任复审→相关领导会签→主管领导签发→办公室秘书核稿→办公室文书制发。

在过程中经常出现的问题有：

（一）部门起草文件格式不符合要求，质量不高。这主要是起草人员文字表达能力不强，再就是部门领导审稿不仔细。

（二）部门发文流程不规范，不经过部门领导审阅或是部门领导提前审阅但不在流程上体现。这主要是发文部门不遵守发文规则，没有按照既定流程进行。

（三）文稿审核把关不严。主要在于秘书没有认真审稿，办公室主任没有复审。

（四）文件制发不规范。主要有格式不规范，单位名称使用不规范，附件、附注标识不准确等现象，也是办公室的责任。

发文管理最重要的环节在办公室。对发文经常出现的问题，除了要加强对相关人员的专业培训外，更重要的是办公室审核，秘书人员要仔细核对，严格把关，对不符合要求的文稿要予以驳回，要严格要求发文流程的每个环节都养成认真仔细、层层把关的良好习惯，这样就会大大提高文件的制发质量。

二、收文管理的重要环节是部门阅文

收文管理流程一般有8个环节组成：文书接收文件→办公室主任审批→分管领导批示意见→文书根据领导批示流转至相关部门→部门领导阅办文件→文件返回至文書→文书反馈办文结果→文书结束流程。

收文流程中经常出现的问题有：

（一）领导批示意见不明晰。当一个文件需要多个部门共同处理时，领导的批示就要清楚地分配工作，要明确牵头部门和配合部门的职责，否则就会出现几个部门相互“依赖”，相互推脱，造成文件处理不及时、办理不到位。

（二）文件处理定向不准确。主要表现在不能严格区分“办理文件”与“阅知文件”，以“阅”代办的问题时有发生。例如需要部门办理的文件，部门领导的签署意见应包括“是否办理，如何办理，结果如何”三方面内容，但有些部门领导只是简单地填写“已阅”，造成“办件”按“阅件”处理，部门办理环节就不能有效落实文件要求和领导批示;另一方面即使文件已经妥善处理，但由于阅办单上的显示只是“已阅”“已办”等字眼，不能明确显示办理情况，为事后查询和追溯造成批办无果的现象。

（三）文件处理流程不简练。有的部门在阅文时，环节层次过多，无论科长、副科长是否分管这项工作，所有领导都将文件看一遍，人员一多，流转不畅，造成办理超时。

（四）文件积压，没有及时处理，这是部门处理文件时经常出现的情况。大多数职能部门业务繁忙，部门领导白天没有时间坐下来处理公文，都是下班后利用休息时间处理白天积压的文件，但此时信息交流相对减弱，很多事项的处理过程和结果不能及时反映，若是文件一多，查看不仔细，就会有遗漏，更容易造成文件积压。

收文管理最重要的环节在部门。针对收文过程经常出现的问题，办公室要加强对公文阅处的管理和要求，制定出相应措施，针对阅文时限、意见的填写提出明确要求，这样才能有效避免文件处理不当和文件积压;在部门流转不力的情况下，办公室有权利、更有义务对文件进行催办，提醒部门加快办理速度，提高整体办文质量。

三、立卷归档过程的主要环节在办公室

工作中形成的有查考价值和保存价值的文件按照一定的要求组合起来，形成案卷，分类存放于档案室，这就是文件的立卷归档。这个过程中经常出现的问题有：

（一）文件归档资料不全。一份完整的档案文件由正式文件、拟文纸和底稿三部分组成，正式文件和拟文纸一般不会缺失，但底稿就容易出现问题：一是没有修改痕迹。有时为了页面整齐、美观，会在某个环节将修改痕迹消除，底稿已同正式文件内容完全一样，没有了参考价值;二是电子版底稿不保存。底稿的意义在于修改前后的对比，对办公室秘书来说，经常翻阅底稿，可以研究领导的思路，尽快地写出符合要求的文章。如果不保存底稿，缺少了可以随时查阅、对比的资料，会给工作带来诸多不便。

（二）部门外出开会带回的文件和上级机关对口发送到部门的文件，没有按规定交回办公室进行规范处理，而是由本部门自行处理，致使文件处理不规范，办理不及时，甚至造成文件丢失，无法归档。

（三）不归纸质版文件档案。现代企业提倡无纸化办公，但对文书档案部门来说，却仍然要“两条腿”走路，也就是说，在进行电子版文件归档的同时，必须同时保存一份纸质档案。因为当办公自动化系统的服务器发生故障时，很容易丢失数据，一旦造成数据丢失，档案部门的损失就不可弥补了。

文件的立卷归档工作主要在办公室。办公室的文书、秘书要加强在公文处理过程中的责任心，提高对立卷归档工作的认识，只有办公室对这项工作重视了，才会加强这方面的管理，保证文件处理的每一个环节都不放松。

综上所述，公文处理是一项需要高度用心负责的工作，它既需要办公室的工作人员认真仔细，严格管理，又需要与多个部门加强交流，团结合作。整个处理流程环节多，人员广，但只要抓好了办公室审稿、部门阅文、办公室归档这三个主要环节，就能让每一个环节都丝丝相扣不脱节，大大提高公文处理的质量，自然也就能提升办公室的整体工作水平。

参考文献：

[1]中国石化公文处理实务手册[M].中国石化出版社，2017.