浅谈如何做好能源企业集中采购工作

摘 要：集中采购（以下简称集采）简单说是“打批发”，集中需求，只走1次选商定价流程，将采购结果形成目录并进行共享，采购人员直接使用目录采购下订单采购。与“分散采购”相比，它能有效发挥需求集中的规模效应，降低成本;能大幅减少同类物资采购次数，提高效率，提高采购工作质量。本文以某能源企业集中采购工作为例，通过剖析原因，对比分析政府以及其他企业集中采购做法，探讨做好集中采购工作的新思路和新方法。

关键词：集中采购;目录;集中需求;集中选择;考核;监督

1集中采购工作现状

1.1集中采购工作推进困难

最突出的表现是：集中采购项目招标失败多，完成一个项目平均耗时长。主要原因是采购源头，设计选用标准不统一，项目个性化需求较强，造成集采物资技术通用性严重不足，招标容易失败。

1.2目录采购率较低

据统计，部分企业目录采购率低于40%，60%还是“一单一采”，造成采购工作量大，主要有以下2个原因：

1.2.1目录少，覆盖面小。

1.2.1.1集中采购立项方式单一，多数采用“自下而上”自愿提出集采项目这一种立项方式，造成目录形成渠道单一。

1.2.1.2集中采购基础工作“集中需求”做得不够。缺少对历史采购情况和当前需求信息进行分析和整合，没有把金额大、频次高的需要集采的物资类别，和技术通用性强的适合集采的物资类别全部纳入集中采购，也没有对同种物资需求进行有效整合、实现规格型号全覆盖，没有形成最佳且覆盖面最广的“集中采购物资品种目录”。

1.2.2 目录实际执行率较低。

部分企业缺少专门的集中采购制度明确哪些类别物资必须执行集采结果进行目录采购，或者有制度但没有建立对应的监督和考核机制，导致采购开端即需求计划提报时，存在修改技术参数等方式规避执行目录的现象，使目录实际执行率较低。

2 做好集中采购工作的建议

集中采购旧的定义是集中人员、时间、地点，统一组织实施采购，确定供应商和价格，指的是形成目录的实施环节，仅仅是集中采购工作全程的一个环节，集中的是采购的表面要素。而我们的最终目标是：高效推动集采工作，提高目录采购率，因此建议从集中采购全程出发，创新和丰富集中采购内涵，集中更多采购的内在要素如需求、实施、目录执行等。以下按集中采购工作全过程提出制度设计、流程模式、方式方法的新想法。

2.1 准备阶段：集中需求。

采购开端是需求，要实施集中采购，必须统一技术要求、有效集中需求，确定集中采购物资品种目录和需求清单，可按以下两步进行：

2.1.1创新集中采购立项方式，确定集中采购物资品种目录。

改变原来单一立项方式，采用多种方式立项，增加目录形成渠道。

2.1.1.1 采取“自上而下”强制方式。由企业统一组织对历史采购情况和当年需求信息进行大数据分析，将采购金额大、频次高、技术通用性强的纳入集采，“自上而下”强制确定集中采购物资范围。

2.1.1.2 保留原有“自下而上”自愿方式，可由所属单位提出集采项目建议。

2.1.1.3 具体采购计划接收后，针对经常性采购的通用物资，可临时提出建议，直接实施集中采购。

2.1.1.4 通过招标或其他采购方式形成的具体采购结果，可根据生产需要提出建议，经过审批转化为目录。

2.1.2 统一技术要求，集中物资需求

技术要求的统一是集中物资需求的前提。

2.1.2.1 根据集中采购物资品种目录，由企业组织编制统一的技术文件，实行标准化设计，统一技术要求。

2.1.2.2 由所属单位上报需求信息，企业统一整合需求，编制集中采购物资需求清单，要求规格型号全覆盖。

2.1.2.3 建立集中采购物资需求清单和标准化技术文件数据库，作为集采的基础和提报具体需求计划的依据。

2.2 实施阶段：创新方法、集中选择

2.2.1 创新集中采购方法

2.2.1.1 改变单一的“定商定价”集采组织方式，增加带量采购、定商采购组织方式。

2.2.1.2 调整采购方式选择原则。结合供应商资源实际情况，合规且灵活地选择采购方式。

2.2.2 集中选择

成立集采管理小组，让需求单位等相关各方充分参与集采实施，尊重各方意见，进行共同选择，选择适合物资特点的采购方式，选择性价比最优的供应商和价格，避免“所选非所需”的采购供应风险;遵循“谁选择谁执行”原理，从根源上提高目录执行率。

2.3 执行阶段：集中统一执行。

2.3.1 加强制度宣贯，实现信息共享

2.3.1.1 对需求单位、采购人员加强集采制度宣贯，让需求单位了解制度规定，按目录设计按目录提报需求计划;让采购人员树立“目录采购”意识，首选目录采购。

2.3.1.2 通过官方渠道发布集采结果公告;将目录价格上载采购系统，实现集采信息全面高效共享，解决“不知目录”的问题。

2.3.2 统一执行方式

统一采用“框架协议+订单”方式通过采购系统执行集采结果，实現采购过程信息化、无纸化。

2.3.3 严格执行要求

对比分析国内外企业做法，要提高目录执行率，有以下3点考虑：最首要的是明确采购权限，即目录内物资必须执行集中采购结果进行目录采购。其次必须从采购源头需求计划提报就进行控制，三是增加非目录采购难度。因此有以下制度设计建议：

2.3.3.1 严格要求按“菜单”点菜。形成目录时，已收集所有单位需求信息，已对规格型号全覆盖，因此应规定目录有效期内，不得变更已集中采购同类物资的技术要求，必须按目录设计、按目录提报需求计划，实施目录采购。

2.3.3.2 目录内物资未按目录提报的需求计划，必须由需求提报单位逐项说明选用目录外物资原因并报上级批准，明确非目录采购考核责任，谁提出需求谁负责，延长非目录采购审批流程、增加审批难度。

2.4 监督考核阶段：集中考核、严格监督。

虽然对集采结果执行有了上述严格的要求，但如果没有对应的监督和考核，制度可能难以得到贯彻落实，因此有必要建立严格的监督和考核机制，有以下方式：

2.4.1 常规方式

2.4.1.1 日常监督。管理部门定期检查，开展日常监督，对拒不执行集采结果的严肃处理。

2.4.1.2 年度考核。将目录实际执行率作为所属单位年度绩效考核重要内容，年初制定目录执行率硬性指标，年末考核、评比。

2.4.2 兜底方式

要解决深层次问题最终都要在资金上想办法。建议在采购结算时对目录内物资，未按目录提报需求计划，由管理部门进行严格控制。

3 结 论

目前集中采购工作推进困难和目录采购率低已成为某些能源企业很棘手的采购难题，要解决难题，需要勇于探索、大胆创新，本文根据集中采购工作实践提出了一些新思路和新方法，相信通过持续不断的努力，能源企业集中采购工作必将翻开新的篇章。

作者简介：

邓敏，出生年月： 1985年8月，性别： 男，民族：汉，籍贯（精确到市）：四川省南充市，当前职务：西南油气田物资分公司采购中心集中共享部主任，学历：大学本科，研究方向：物资采购.