浅谈企业档案资料的收集工作存在的问题及策略

史小娟

摘 要 档案的收集工作是企业进行档案管理的基础，只有在收集工作完成之后，后续的档案整理、归档、保管等工作才能顺利地进行。但目前，企业 在档案的收集过程中还存在着一些问题，这就要求我们进行积极的探索，找出问题并提出相应的对策。

关键词 企业档案；收集工作；问题及策略

1 充分认识档案收集工作的重要意义

档案收集工作就是按照相关规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各部门、个人手中和散失在上的档案，集中到档案室进行科学管理的一项业务环节。

档案收集是档案管理工作的重要组成部分，是档案管理工作的基础。档案管理的流程从收集、鉴定、整理、审核、归档、验收，归后到利用，其中收集是根源，是档案管理工作的基石，档案资料收集质量的好与坏、数量的多与少都直接影响到档案信息资源的利用。

2 档案资料收集存在的问题

一些档案人员对档案工作不重视、不细心，导致的资料散失、不完整、错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞。

2.1 领导对档案收集的重视度不够。企业以经营管理和经济收益通常都是企业领导的管理重心，往往疏于对企业的档案管理，甚至有的管理者会选择放弃档案管理的岗位设置来节约开支，也有的企业虽然有相关的档案管理制度，但却没有严格执行，因此很多企业出现了企业档案管理混乱甚至是空白的现象，这都不利于企业的长久发展，所以企业必须对档案管理工作给予高度的重视。

2.2 档案收集管理制度不完善，有些企业认为档案的收集工作就是浪费人力资源和物力资源，是一项没必要的工作，即便是制定了相关的档案管理制度，各相关部门的工作人员也不重视日常资料的收集及整理，认为档案工作人员在索要资料时，设置障碍，以种种理由和借口阻碍收集资料，不放心将需归档的资料移交，使档案工作归档进度缓慢，被动工作。以至于有很多档案资料没能及时收集，更无从归档，造成档案工作人员的被动。

2.3 人员流动频繁，档案的收集难度增加。由于企业基层各職能部门人员频繁的流动，使企业档案归档资料收集被动，主要是人员在变更岗位或辞职、退休等 情况时，没有进行相关的工作交接，导致接替的新员工并不熟悉之前的相关具体工作，无法主动配合档案管理人员收集归档资料。

2.4 档案的收集工作人员缺乏工作的主动性。由于在企业，档案的管理并不受领导的重视，当发出收集档案资料通知后但仍未能较好的完整收集到应归档的资料。所以相关人员工作积极性不高，对手下人也是放任自流的状态。所以大部分的收集工作人员对工作缺乏主动性，从不主动收集资料，往往都是被动的状况。无法上交时则任由档案流失。因此，造成了企业档案收集不及时，很多重要档案流失，给企业的发展造成了严重的损失。

3 解决企业档案收集工作存在问题的对策

3.1 提高员工档案收集意识。

3.2 完善相关的档案管理制度。

3.3 提高档案收集员的素质。

3.4 开展多渠道的档案收集工作。

4 总结

4.1 临时性重点资料档案，有针对性的采集与整理，充分发挥重要资料的时效性。

档案的采集需要通过纸质与电子化采集相结合的方式，使档案信息的真实性、时效性、有价值性充分发挥出来。

4.2 做好收集信息的交接及保管工作

定期将事业单位的案送交档案管理部门收集、保管，保持原有全宗的完整性及相关全宗的联系性，进行纸介质立卷，电子档案做好储备。电子档案整理、保管过程中需注意以下几个问题：

4.2.1 要保持存储介质的防磁、防潮。

4.2.2 整理、录入电脑的安全性，做好用机的杀毒工作；

4.2.3 防止档案的病毒侵害，资料防篡改、毁损；

4.2.4 防止电子档案的信息外泄，做好保密工作。

4.2.5 做好档案信息收集人员的素质、能力、责任感的培养

实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，档案收集人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的

操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案信息收集人员现代技术水平偏低，甚至对电子档案的管理了解甚少。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。那么档案采集与保管则需要配备责任心强、素质高，熟练掌握档案采集技巧，具有理论知识、专业知识，实践工作经验。

档案收集工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案收集人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案资料的失真，确保档案资料的真实性、有效性，为档案利用提供物质基础。做好档案的收集工作，立事在当代，功绩在千秋。将一项平凡的工作，认真出色的、坚持不懈的做好，就是一项伟大的工程。