你会高质量办理公文吗

陈琳琳

公文是企业及其各部门、各单位实施领导和履行职能、处理公务、推进工作的具有特定效力和规范格式的文书。高质量的公文，内容翔实，观点明确，结构严谨，条理清楚，文字朴实，表述简明，要素齐全，格式规范，能够有效地指导、联系工作，促进职能运行，提升工作效率，产生良好效益，也能够体现企业良好的运营管理形象。

企业公文管理及公文质量现状

企业公文管理及公文质量不同程度存在一定差距。具体表现在以下几个方面：

公文管理职责认识不清。一些部门和人员认为公文核校、印发属于综合管理部门职责，应该由综合管理部门审核把关，与本部门无关，混淆了拟稿人、核稿人、审稿人、签发人各自应有的基本及共同的岗位职责。

公文质量层层把关不严。拟稿人完稿后，校稿核稿不仔细，科级人员（主任员）、分管领导、主管领导、签发人，层层把关不严，有时甚至跳过逐一审核环节，如此一来错漏也就在所难免。

公文撰写水平参差不齐。不少企业高质量的公文比例不高，许多公文质量平平，部分公文质量较差，有的甚至事理文理不通，严重影响企业形象和工作推进。主要表现为：一是文种选择不准确；二是内容详略不當；三是表达逻辑、条理不清，语法错误；四是表述不精炼、不准确、词不达意，繁复冗长；五是文稿常出现错字、别字；六是文本格式不规范，标题、编号标点、错误等。

公文流转办理效率不高。公文流转速度较慢，有的环节停滞时间较长。签批意见不明确、不具体，可操作性较差。单位、部门横向纵向衔接不够，信息不对称。办理速度、时限、效率、质量存在差距，回复、报送、报告不够及时。

提升企业公文质量的措施建议

熟悉相关政策法规。公文撰写必须有明确的政策依据和法规依据，公文的具体内容和制定程序必须符合法律和有关规章的规定，否则无效，甚至违规。拟稿人要按照上级政策、文件、会议精神，结合本单位、本部门具体实际撰写，不能随意编撰，更不能与法律法规相悖。

摸清工作相关情况。任何一份公文都应根据工作中的实际需要拟写。动笔前，要弄清撰文背景、用途，明确发文主旨，使撰写的公文符合实际，分析情况切中肯綮，提出建议具有可操作性，从而达到有效解决问题的目的。

吃透相关专业知识。公文的专业性极强，拟稿人要吃透相关专业知识，熟悉专业宏观情况和相关细节，掌握行业前沿技术和最新动态，说内行话，增强公文的专业性、针对性和实用性。

掌握公文相关要素

一是站位定位准确。拟写公文一定要站位高，不能拘泥于局部一隅而就事论事，要提高认识、拓宽视野、瞄准前沿、以点带面、举一反三。

二是框架结构合理。公文不能一盘散沙，要做好谋篇布局，要根据所涉事项的内容、主题、重点，搭建合理的提纲结构。公文结构既要注重横向布点，又要注重纵向支撑，使公文结构立体而稳固。

三是事项内容充分。对公文涉及的各方面内容，应根据需要和侧重，有所取舍，但对必须表述的内容，一定要应有尽有，事项齐全，表述充分，该有的内容不能缺项。

四是逻辑构建严密。拟写的公文要做到逻辑严密、条理清晰，不能前后错位、颠来倒去、交叉重叠、本末倒置。要遵循公文所涉及事项的基本因果关系、层递关系、主次关系、总分关系、并列关系，做到从因到果、从主到次、从整体到部分、从概括到具体、从现象到本质、从具体到一般等层次分明，让阅文者清晰明了。

五是剖析问题深入。公文所涉事项，需详略得当，不能浅尝辄止、泛泛而谈、轻描淡写、蜻蜓点水、点到为止。对所涉事项，应该突破浅表层面，由表入里，深入研判分析，做到说深说透，具有针对性、前瞻性和指导性。

六是语言表达精当。公文的语言表达与其他文体不同，用句要符合语法，用语要符合规范，准确简洁，恰当到位，朴实自然，通俗易懂，不随意编造，不生搬硬造，不生僻晦涩。

七是文本符合规范。公文文种要选择准确，不可错用、混用。公文行文要规范得体，准确界定主送、抄送范畴。公文格式、标题、编号、标点、字体、符号、行距、间距、印制等，要符合国家公文标准及企业公文管理相关要求。

强化企业公文管理的措施建议

公文办理职责界定

一是公文拟稿人员职责。公文拟稿人员是拟写公文的直接责任人，拟写公文是国企管理人员的通用岗位职责和岗位要求。公文拟稿人员应按照本单位、本部门工作要求，在规定的时限内，拟写出符合质量基本要求的公文，交由上一级管理者审核。

二是公文审核人员职责。各级公文审核人员（科级、主任员级、部门/公司负责人、集团级负责人）应根据公文审核需要和职级，逐级对下级递交的公文予以审核把关，履行审核责任，不能做“二传手”。

三是职能部门管理职责。负责公文拟写的职能部门，对文本内容、文本格式、公文签批等负责。如出现错情，拟写部门按照公文印制部门提出的标题、文种、格式等修改要求，在发文前修改至合格。需要相关部门会商的公文，相关部门应提出专业意见，并对涉及本部门的内容负责。综合性公文中涉及的数据、报表等内容，由涉及部门提供、负责。

四是公文印制部门职责。企业综合管理部门是企业印发公文的职能部门，负责企业公文印发，负责对所发公文格式的审核把关，负责对企业其他单位、部门公文管理进行督导。

公文处理时效要求

一是首签处理要求。企业综合管理部门是企业公文签转的归口管理部门。除送领导直接签发、批示的公文外，企业内部日常流转的公文，原则上均由企业综合管理部门统筹签转分送。企业综合管理部门要及时签转处理各类公文，及时送领导签批，及时转送相关部门、单位，签转时限原则上不超过2个工作日。签转公文尽量做到当日处理，紧急公文必须立即报领导签批处理，如遇领导外出，应及时口头请示。

二是领导签批要求。需企业负责人签批的公文，企业综合管理部门要及时送请、提醒领导签批。企业负责人签批出的公文，企业综合管理部门应及时转送相关部门、单位。

三是部门办理要求。企业负责人批示由某个部门或单位牵头办理的文件，该部门或单位需当日签批办理意见返回；需紧急办理的公文，由领取人及时联系部门负责人或分管领导，说明事由，请示办理意见后办理；若办理时间较长，签批办理意见后的原件应在3个工作日内返回，非涉密件可自行复印原件继续办理，但对企业内部资料、信息应按规管控。涉密公文原则上应当日签阅返回。特殊情况公文需滞留办理的，要使用保密柜安全存放。

四是公文签署要求。公文办理应使用企业统一的公文处理笺，公文处理笺不能五花八门。除传阅类公文外，需签署具体办理意见的，不能只签阅办人姓名。签批意见要指向明确，内容完整，字迹清晰，同时应签署时间。

五是公文办理要求。对公文签署的事项，各涉事单位、部门、人员，要按照自身职能职责尽快办理、落实；上一级管理部门、人员负有督办督查责任，下一级管理部门、人员负有提醒、建议义务。

公文OA系统管理

一是明确OA（办公自动化）系统管理员。各单位、各部门要设置专门OA系统管理员岗位，OA系统管理员需设置A、B角，确保及时补位。各单位、各部门OA系统管理员变动时，应及时告知企业综合管理部门OA系统管理人员，并按变动情况及时作出相应权限变更。各单位、各部门有人员退休、离职、调入、调出等，应在2个工作日内及时调整本单位OA系统流程模板。

二是及时登录处理OA公文。系统管理员原则上每天上下午至少登录1次OA系统处理公文，文件有特殊办理时间节点的（急件或特急件），收文处理时间需在要求的时间节点前。

三是加快公文流转办理效率。各单位、各部门工作人员要尽快处理自己经手的公文，不能滞留公文、压件不办、办情不返。要加快公文流转速率、效率，缩短公文流转时间，提升工作绩效。

强化企业公文考核的措施建议

建立公文错情通报制度。企业可以按月度、季度、半年度实行公文错情通报。

纳入企业评价考核体系。对出现公文表述重要错误、格式編号错乱、流转程序错误、遗失公文原件、逾期未予办理、相互推卸责任、造成公文泄密等，视其情节轻重，处以不同数额的经济考核；对工作造成重大影响和损失的，按照企业相关制度处理。

加强业务培训提升素养。企业各部门、各单位要加强公文业务培训，不断提高公文业务能力。 对公文工作中出现的差错，要积极修正。只有严格规范，精益求精，才能提高公文管理水平和公文质量。