县级档案业务指导方式多元化探究

王赛春

一、县级档案业务指导工作任务

为全面贯彻落实《档案法》等法律法规，履行好档案工作职能，青龙满族自治县档案行政管理部门将本县域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作全部纳入到了业务指导工作范围内。从“单位”层面上来说，就有一百多个。档案业务指导人员不得不经常在各机关和企事业单位之间穿梭。特别是随着办公自动化、网络化信息和档案数字化的推进，电子文件、电子档案大量产生，与过去以纸质载体为主的档案时代相比，信息源越来越多，涉及面越来越广，业务量越来越大，一个完全不同的档案管理新时代已经凸显在兰台视界中。此外，随着农村面貌改造提升、新民居建设、土地承包确权颁证、精准扶贫等各项中心工作的快速推进，以及国家各项政策的不断落实，档案工作今非昔比，工作量与日俱增，加上档案工作的专业性，档案业务指导工作覆盖了各个行业、各个角落。正所谓“档案工作开展到哪里，业务指导工作就延伸到哪里。”

二、档案业务指导工作面临的问题分析

1.行业“弱势”，干劲不足，严重影响了档案工作的质量和效率

档案工作的“基础性”和“后置性”，决定了它无法在短时间内彰显出特有的经济效益和社会效益，经常被各级领导和社会各界所忽视。而业务指导工作更是一项是看不见，摸不着的工作，是一直“为别人做嫁衣”的工作，工作效能的发挥更不能直观地显现。档案业务指导人员长期默默奉献却得不到认可，导致他们干劲不足，档案管理的主体地位缺失。在实际工作开展中，往往又不能提前参与，导致档案业务指导的时效性尽失，严重影响了工作的质量和效率。

2.人员少，任务重，难以全面完成各个领域的档案指导任务

一般来说，县级档案行政管理部门（包括档案馆）编制较少，多为10人左右（原来多为“局馆合一”），其中业务指导人员也不过2到3人。繁重的工作负担往往使业务指导者力不从心，难以做到面面俱到。如：青龙满族自治县所辖100多个县直机关和企事业单位、25个乡镇、396个行政村，档案种类、门类众多，指导工作任务极其繁重。仅就土地确权颁证、精准扶贫两项工作而言，每家每户都要单独立卷归档，“一户一档”类、文书类等各级各类档案要达到20多万卷。虽说业务指导人员竭尽全力，却还是难以实现所有领域档案的规范化管理。此外，各单位的专兼职档案员调换频繁，大量重复性指导给档案业务指导工作带来了极大挑战。

3.专业人才、高新技术人才匮乏，在一定程度上制约着档案工作现代化的有序推进

据了解，各地档案行政管理部门由于长期被“外界”认为是“清闲”单位，“清水”衙门，很长一段时间像一潭“死水”，进的来，出不去。因此，思想保守、队伍老化等问题普遍存在，严重缺乏专业人才，特别是一专多能人才。主要体现在两个方面：一是在岗人员缺少外出学习深造的机会和业界交流的平台，主要靠工作中摸索经验，思维定式，素质提升缓慢，缺乏工作的积极性和创造性;二是高校毕业生看不到良好的待遇和发展前景，不愿到此工作，高新技术人才进不来，难以解决办公自动化、信息网络化和档案数字化等工作中出现的技术难题。

三、档案业务指导方式的多元化探究

1.搭车借力，抢抓机遇，集中召开会议或培训，充分发挥档案指导的宏观作用

近年来，为使档案工作与其他各项中心工作能够同安排、同部署、同落实，青龙满族自治县档案行政管理部门主动作为，提前介入，紧紧抓住行业主管部门不放松，使其与档案部门共同监督和指导下属单位的档案工作，取得了显著成效。如：2012年，与县组织部、县民政局联合举办了全县村文书培训班和村级档案管理培训班，将村级档案规范化管理水平推上一个新台阶;2015年、2016年和2017年，分别与农工委联合召开了全县土地确权档案管理调度会、培训会和推进会，将确权档案管理工作全面铺开;2018年，与扶贫办共同召开了全县精准扶贫档案管理培训会，全力助推我县脱贫摘帽。此外，在全面推进各项档案工作中，结合工作实际，又多次以乡镇、片区、行政村、工作组等为单位进行了不同规模的专项培训，使各项工作稳步开展。同时，先后出台了《青龙满族自治县村级档案管理办法》《青龙满族自治县农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理细则》《青龙满族自治县精准扶贫档案管理办法》等业务性文件和规范，充分发挥了县级档案业务指导的宏观政策引领作用。

2.典型示范，现场指导，使用传统方式，夯实各项档案工作基础

档案工作是一项专业性很强的工作。多年来，每一项中心工作在统一安排部署后，都采用了传统的“现场指导——培树典型——以点带面——多措并举——全面铺开”的工作思路和工作方法，以夯实基础、扎实有序推进。

自2011年以来，青龙满族自治县进一步加强了村级档案管理工作。面对全县25个乡镇、396个行政村全部为兼职档案员、档案意识淡薄、硬件设施落后、档案管理水平参差不齐等基层现状，县级档案业务指导人员不得不多次上门进行现场指导，手把手授课，以有效推动村级档案工作的开展。首先，重点围绕领导干部重视程度高、档案管理工作基础好、保管条件优越的“文明生态村”、“小康村”、“项目建设重点村”等开展此项工作，并“以奖促建”，帮助肖营子镇王子店村、八道河镇八道河村、平方子乡冯杖子村等实现了“档案数字化”，有力地推进了农村档案管理科学化、规范化、信息化进程，使村级档案信息化工作与全县城乡一体化建设同步进行。在此基础上，土地确权登记和精准扶贫等档案工作开展亦是如此。有时还会召集附近的乡镇和村级档案员一起交流学习，以便发挥更大的辐射带动作用，将各项工作快速、全面推开。

3.强化责任，见缝插针，对症下药，最大限度地发挥“群体指导”的作用和功能

档案行政管理部门内部制定了合理的工作机制，强化落实责任，各项工作融会贯通，单位内部人人有责。无论是领导，还是普通干部同志，在与不同身份、不同层次的人交往中，都牢牢把握档案移交进馆、档案查阅利用、档案执法检查等有利时机，对各单位工作人员和社会各界进行档案工作宣传和指导，打造“全民皆兵”的工作氛围，发挥“群体指导”的作用和功能。如：借执法检查或安全检查等各种检查机会，对机关单位的档案工作进行有针对性的指导;借档案移交进馆之机，对档案员进行档案收集与整理等工作的具体指导;趁档案查阅利用之机，对社会各界人士进行档案信息安全和开发利用指导。这些举措，有效地克服了基层档案工作无专门编制、人员调整频繁、档案业务知识困乏等诸多不利因素，推动了档案事业的健康科学发展。

4.巧用新技术，运用新手段，多元化方式指导，快捷、高效为立档单位和人民群众提供服务

档案管理部门紧跟时代步伐，与时俱进，不断探索与创新，逐步通过手机、电话、电脑等先进设备，将微信、微博、QQ等软件广泛运用到档案工作领域，使其为各项工作助力增效。

特别是2018年，为加快推进脱贫攻坚工作，助力贫困县早日脱贫摘帽，档案业务指导人员日夜忙碌，加班加点，节假日不休，指导县、乡、（下转13页）（上接46页）村、户分别规范建档。面对繁重的工作任务和极大的工作压力，业务指导人员遵循“授之以渔”的原则，转变工作思路，创新工作方法，将档案指导方式转向多元化，达到了理想的工作效果，将微信的工作效能发挥到了最大化。为方便扶贫工作交流，掌握扶贫工作动态和各级文件精神，业务指导人员主动加入了“青龙脱贫攻坚工作群”，与25个乡镇領导和各级扶贫领导干部时刻保持联系，通过文字、图片、声音、视频等方式进行档案工作交流和业务指导服务，及时解决了档案指导工作在扶贫领域的迫切需求和供给不足之间的矛盾，有效地处理了共性和个性问题，使微信的实时对话、多边对话功能得到了充分的发挥。同时，微信群中经常进行通知推送、工作进度督导、听取和发送工作汇报等，大大节省了上传下达的时间和成本。此外，业务指导人员还经常利用QQ等网络手段进行“远程协助”或“视频语音对话”，对档案光盘及软件的使用等方面进行远程指导，快速高效地推动了各项工作的顺利开展。

新时代赋予新使命。习近平总书记强调，“发展是第一要务，人才是第一资源，创新是第一动力。”当今社会，各项事业飞速发展，信息化时代的到来给档案工作带来了巨大挑战，档案部门和档案工作者必须牢固树立强烈的事业心和使命感，要以“事不避难、义不逃责，埋头苦干、结合实际创造性地干”为价值取向，尽快找准角色定位，不断探索和总结工作经验，拓宽档案工作视野，开创符合档案事业发展规律的业务指导新思路、新方法，为档案事业的长足发展做出更大的贡献！

（作者单位：河北省秦皇岛市青龙满族自治县档案馆）