信息化背景下高校档案管理研究

侯雄

【摘要】高校档案信息化管理是未来高校档案管理的发展趋势。本文首先分析了高校档案信息化管理的意义，其次指出了当前高校档案信息化管理存在的不足，最后提出优化高校档案信息化管理的策略，拟为高校档案信息化模式构建提供参考。

【关键词】高校档案;信息化;管理

高校档案管理是一项庞大而复杂的工作，其包含了高校教职工档案管理和高校学生的档案管理两个大的方面，而教职工档案管理的复杂程度要低于学生档案管理的复杂程度，因为学生档案的对接和处理工作相比教职工更为频繁，而且档案总量多，一般来说，高校教职工档案会由高校统一管理，但是学生档案会由各个学院进行分管，以减轻学校管理的压力。在新时期，高校档案管理信息化趋势愈加紧迫，如何更好地利用信息化工具提高高校档案管理效率是一个重要研究方向。

一、高校档案信息化管理的意义

（一）优化高校档案管理模式。高校档案管理处于学校、学院共管的状态中，管理存在比较混乱的情况，而且高校档案管理部门并不直接对所有档案负有绝对的管理权，导致一些档案可能存在泄漏、遗失的情况，而且想要查找档案非常不易。而信息化的档案管理可以实现高校档案管理模式的优化，做好师生档案的收集、整理、鉴定、编目工作，然后在档案信息管理系统中实现档案的快速检索、统计和提取工作。而且信息化档案管理模式与电子档案管理模式是相通的，可以直接管理电子档案，也可以将纸质档案转换为电子档案。

（二）提高高校档案管理效率。高校档案管理过程中，遇到需要查询档案的情况时，往往需要很多的流程步骤，比如学生查询档案就必须要先由学院、学校盖章同意查询，然后再回学院由专门的教师陪同到档案室进行档案查询。同时，还必须防止档案拿出后被篡改的情况出现。但是当档案管理形成信息化管理模式之后，学生可以直接到校档案管理处申请查询电子档案，在调出电子档案后，内容只可以被查阅，但是不具备修改权限。所以，档案信息化管理更高效、也更安全。

（三）减少高校档案管理失误。高校档案管理工作任务重，但是高校档案管理却十分缺乏专业的管理人才，尤其是学院辅导员为主、学生为辅的档案管理模式可能会带来很多管理中的失误，比如学生档案遗失的问题，或者是学生部分档案被更改的问题，这些虽然是少数现象，但并非不存在。另外，高校学生毕业后档案的分配、寄送过程中也经常出现错误，导致学生档案无法被正常接收，学生只能再返回学校补开证明，既影响了学生的正常就业，也影响了学校档案工作的有效开展。而信息化管理从学生入学开始就做好了档案的对接、扫描工作，学生的每份档案都有据可循，而且可以通过信息化系统做好学生的档案分配，可以有效减少高校档案管理的失误。

二、高校档案管理的信息化现状

（一）未建设形成信息化档案管理系统。高校档案想跟上信息化发展的脚步，需要依托档案信息化管理系统，但是大多高校对于档案管理并不那么重视，很多高校管理者认为，学生档案的管理都是“暂时性”的，只要做好接收档案、保管档案和派出档案的工作就可以了，但是实际上，学生的档案工作管理十分复杂，容不得半点差错出现。而且除了学生档案管理之外，学校里还有上千教职工的档案需要管理，这些教职工的流动性较低，对其档案采取信息化的管理模式可以减轻档案管理部门的工作量。而现状是，很多高校在档案管理方面节约成本，并没有引进信息化档案管理系统。

（二）信息化档案对接渠道不通畅。高校档案管理工作的复杂程度较高，而最复杂的地方就是高校需要与全国各地教育部门、学校以及人才管理中心、单位进行档案的对接工作，这些工作量庞大，而且工作任务很重。但是现如今高校已经习惯了采用传统的档案管理思维来进行档案的对接工作，如果想打破这种传统的思维和工作模式，换上全新的档案管理信息系统，形成信息化的管理模式则存在很大的困难。加上，如果高校对所有的学生实现了档案的完全信息化管理，但是学生的档案发出和接收单位没有使用信息化管理模式的話，二者的沟通对接也不通畅，所以具体实现起来有一定困难。

（三）学生档案流动性强难调整。在高校，学生的档案流动性比较强，一般学生在学校呆几年的时间，档案就会随人调走，如果高校花大量的时间、精力来实现对学生档案的信息化管理的话，会产生更多的工作量，因此很多高校档案管理部门了解信息化管理模式的好处，但是却迟迟不敢走出信息化管理的第一步。因此，要想开展档案信息化管理，其前期所需要做的工作非常多，档案录入的工作难度较大，大多高校未找到有效的方法来解决这个问题，如何快速实现学生档案的信息化转换是一个关键问题。

三、高校档案管理的信息化发展策略

（一）引进适合学校需求的档案信息化管理系统。高校档案信息化管理是一个庞大的工程，这和一般单位相比，正常单位可能只要处理几百、几千的固定员工档案就可以，但是很多高校每年都要处理上万学生的档案信息。一般的档案信息化管理系统也难以适应学校的档案管理需求。因此，高校应联合相关的档案系统开发单位，引进或者开发适合高校档案管理需求的信息化管理系统，从而真正实现档案的信息化管理。而且从高校的管理需求来看，很多学生的档案从进入高校之后就没有打开过，而有些学生的档案会因为其在高校的表现而被更改，管理具有随机性。所以，高校档案管理系统的开发也不是一件容易的事，高校可以先从教职工档案管理信息化入手，让教职工的档案管理工作顺畅起来，同时相关管理人员熟悉了档案信息化管理系统的操作，然后再开发设计学生档案信息化管理系统，可以取得更好的成效。

（二）发展教育系统档案信息化管理对接渠道。高校的档案管理系统并不是一个孤立的系统，其对接教育部门的档案管理系统和社会档案管理系统。高校档案想要跟上信息化时代的发展，这并非某一个学校的事情，而且关系到全社会档案管理的大事。现如今，信息化的发展速度越来越快，很多个人信息都已经呈现出信息化的趋势，比如个人的征信信息都可以在银行系统中查到，个人的身份信息可以在户籍系统中查到，但是个人的档案信息还没有实现信息化的改革。所以，高校对接教育系统进行信息化档案管理的改革，其实也为全社会实现个人档案信息化管理提供了支持。

（三）逐步推进高校学生档案管理实现信息化。基于信息化开展高校学生档案管理并不是一蹴而就的事，所以高校在推进学生档案信息化管理过程中，应先设定出一个方案计划，然后按照相应的步骤来逐步推进。比如当前，档案中的全部信息还无法实现信息化的管理，但是可以先从档案的基本信息入手，将基本信息转为信息化管理，可以直接通过计算机上网查看，查阅人需要进行相应的权限设置。而且这些基本信息不允许被更改。能够实现这一步的话，高校档案的信息化管理才能更上一层楼。

四、结语

综上所述，信息化时代，高校档案的信息化管理是一个大的发展趋势，即便高校还未开展相应的系统建设，但是高校档案管理部门也应该认清这种趋势，提前做好相应的准备，比如先学习一些信息化管理知识，做出一些符合学校情况的提案等，最终，高校才能跟上时代的发展形势，逐步实现档案的信息化管理。

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