档案管理前端控制与文书工作的思考浅谈

郁文博

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-098-02

摘 要 档案对于任何工作都有着重要的意义，能够对工作进行记录，便于后期的整理工作，由此可以看出，档案是非常重要的，在现阶段，我国的各项工作也逐渐的重视了档案工作，在档案的管理中，重要分成前端控制和文书工作，通过前端控制去将文书进行整改，确保档案是完善的，并且能够便于使用的，而文书工作重要是需要将需要记录的事物记录成文书，然后通过前端控制来将文书转换成档案，这样的工作模式是档案管理的正确模式，因此，本文就对档案管理前端控制与文书工作的思考进行分析和研究。

关键词 档案管理 前端控制 文书工作 分析和研究

档案是一种对记录工作内容以及其他数据的重要方式，在我国是非常普遍的，要知道档案是文书的另一种形式，甚至可以说档案就是由文书转化而来，要知道，最早的记录的方式就是通过文书去进行记录，然后再根据文书中的前端控制来进行升级，让文书形成档案，由此可以看出，文书是档案的基础，完善的文书能够转化成高质量的档案，对记录数据有很重要的意义。

一、档案管理文书工作的概述

在档案管理中有一种工作方式叫做文书工作，那么文书工作的作用和意义又是什么呢？文书工作对于档案管理又有着哪些意义呢？在档案管理中，文书工作就是最初版的档案，通过文书工作去对一些事物进行记载，完善数据，从而达到便于后期去进行管理的程度，而随着时代的发展进步，档案管理中的文书工作由最初的书面版文书发展成了电子版的文书，要知道，书面版文书不利于去进行记录，并且不利于修改，很难去进行维护，对于档案管理的发展有很大的影响，而随着时代的发展进步，文书工作的工作细节得到了提高，由最初的书面版文书发展成了电子版文书，这样的文书对于档案管理工作是有很大的帮助的，会便于后期的整理和修改，让档案的质量得到提高。由此可以看出，档案管理是基于文书工作的，通过文书工作来制作出最初版的档案，然后再通过一些工作将文书制作成档案。

二、档案管理的前端控制的基本概述

档案管理的前端控制对于档案管理有着很重要的意义，前端控制存在于文书工作中，它的主要作用是通过一系列工作来让文书变成档案，并且能够对档案进行简单的管理，由此可以看出，档案管理的前端控制工作就是文书工作中的一种职能，通过操作来实现文书的转化，对于档案管理有这很重要的意义。

三、档案管理前端控制与档案文书工作的关系

档案前端控制和文书工作的关系很好区分和理解，在文书工作中，是会去应用档案管理前端控制的，让整体的文书工作看起来更加的完善，内容也变得丰富，档案管理前端控制是涵盖于文书工作中的，由此可以看出档案管理前端控制与文书工作是互相联系的，互相结合，将重复的工作进行统一化管理，这样的工作方式是很有助于提高档案管理的工作效率的，也能够让档案管理更加的完善，由此可以看出，通过档案管理的前端控制工作和文书工作能够让档案管理的质量大大得到提高，这对于档案管理的发展是很有帮助的，要知道，档案管理的前端控制和文书工作的关系是密不可分的，需要相互扶持，共同展现自身的特点，这样才能够让档案管理工作更加的严谨，这对于档案管理是很重要的。

四、档案管理的前端控制在档案文书工作中的应用

（一）参与文书形成工作

在当前阶段的档案管理工作中，需要档案管理人员通过相应的规定去把档案文书工作的标准化和档案管理工作的规范化作为具体的工作目标，认真并积极的参与到档案文书工作的处理步骤中，通过将档案管理的标准化设为标准目标，提出科学并且合理的有效意见，在档案文件形成的初期，实现对档案文件中重点词的标注、图片以及文章的规范、文章的排序、再到档案文书形成过程中的过程以及对文件进行存储范围的预定等提出有效的建议，从而保证文书工作的流程的正确规范化。通过对文件产生的过程进行检查，对档案材料的笔迹、刻章、签名等每个需要确认的步骤提出相关的建议，并且给出指导意见。档案管理部门要指定每个档案部门之间的档案文書存档范围，对各个部门存储范围的制度实施进行监督管理，档案管理部门要通过存储归类的范围，保证档案文书的完整。存储的条件越细化，就越能表现档案的规范化以及标准化，从而保证档案的质量。

（二）对档案人员的管理

档案管理工作人员是档案文件前端控制的关键，需要去规范档案工作人员的行为，这样才能够去完善这项工作。档案管理工作人员需要有很好的责任感、能够有担当，并且保证对工作认真负责，严谨的对待档案管理工作，除此之外，还需要档案管理人员能够熟练档案管理的专业知识，在档案管理工作中不应该去用狭隘并且落后的观点去分析档案管理文书的价值，这样的情况是不利于保证档案管理文书的工作质量，无法让档案管理人员在工作中去积累相关的经验，对需要去培养高素质的档案管理文书队伍有很大的影响。因此，就需要档案文书管理人员能够去形成档案部门，通过集体的力量去对档案文书形成的过程进行分析并进行检查，对所有的工作环节和工作细节都进行相关的管理，然后根据档案管理人员所掌握的专业技术程度进行相应的培训，让有经验的档案管理人员能够去学习新的技能和知识，提高档案管理工作人员的档案工作能力和档案专业技能，以此来保证档案的质量，让档案逐渐朝着标准化、正规化，规范化的方向发展。这就需要档案管理人员能够具备良好的职业素养。档案管理人员编写或记录高质量的文案的前提是需要具备良好的文字编写能力，档案工作人员在写档案文稿时需要思路务必要清晰、档案的立题一定要准确、档案中的逻辑要严谨、文中的用词恰当合理等，只有这样才能确保档案文章的质量。

（三）增强服务意识

档案管理人员在工作中也要改变传统的管理理念，需要将被动变成主动，需要档案管理人员能够从最基本的档案库做起，需要从档案管理人员个人的积极主动转变为整个档案管理部门的积极主动。在档案工作中，需要档案的整理和档案的收集的工作同时进行，不能像传统的档案工作一样，先去收集档案再去整理档案，这样分先后顺序的工作流程，会导致档案工作的效率降低，不利于档案工作的开展。需要档案管理工作人员能够把档案库的工作视为重点对象，让档案文书的存储工作能够从根源做起。改变查找档案的利用工作方式，文书档案管理的前端控制的档案工作人员需要有很强的档案管理专业技能，在编写、记录还是档案整理中都对档案管理工作人员有着较高的要求，档案管理工作的命题要正确并且符合逻辑、档案管理工作中的词语运用精确等都是工作人员要做好的工作内容。此外，对档案文书格式的把控要得当，档案文书标题要简明。

（四）举办档案管理培训或讲座

在档案管理工作中，为了去提高纸质档案的收集效率，需要档案管理的负责人能够去举办一些档案培训课程。比如，规模比较大并且涉及的范围非常广的工程建设类项目的档案，这样的工程建设单位的档案部门就应该去结合我国的相关档案管理工作制度，通过去制定合理的档案管理文件存储的范围区间，在工程建设类项目开始之前，需要相关的档案管理人员能够去参加档案管理工作的培训讲座，学习怎样去对档案进行归类处理、分析档案存档的条件、提高自身的档案专业技能以及档案业务水平等，这样的培训有利于工程建设项目文档资料的完好齐全，还有利用后期档案的整理和查找。

（五）提高档案管理人员的档案法律法规意识

档案管理工作中的法律责任也是非常大的，需要相关负责人能够去对每个档案部门加大法律法规的宣传力度，让档案管理人员能够了解档案法律，通过宣传去让档案管理人员能够提高自身的档案相关的法律、法规的意识，并且促使档案管理人员能够在工作中自觉主动的依据档案法规去办事，除此之外，还要完善档案管理的规章制度，在档案管理工作开始前，就明确档案管理有关的要求，让档案管理工作人员在工作时有章可循，照章办事，这样一来，就能够避免档案管理人员在工作中出现严重的问题，并且还能够实现档案管理的统一化。同时，还应该建立适当的奖惩制度，去激励档案管理人员做好工作，在工作过程中，由于有奖惩机制，档案管理人員能够在工作中更加的认真，保证档案管理的质量。再对档案管理人员进行培训的同时，还应该定期的去对档案管理人员进行考核，通过考核、档案工作评定等存在的不足去提出修改建议，并且对档案工作出色，业务能力突出的管理人员或者部门进行嘉奖，这样就可以激发档案管理人员工作的积极性，让档案工作人员在工作中会去注意档案的质量，并且保证档案品质。

（六）提高纸质档案的加工以及利用率

档案管理工作是一项很难的工作，特别是纸质的档案，很不容易去进行保存，如果操作失误，还能有可能导致纸质档案保存的时间很短，无法达到预期的效果等，纸质档案资料在利用的过程中，很容易会出现材料损坏、使得具有价值的文件内容遭到破坏的情况，因此，就必须对纸质档案材料加工处理，使纸质档案文件得到更好的保存，并且能够减少损毁几率。在档案文件产生之前，就要注意文件原材料载体的选用以及打印方法，使纸质档案能够有效延长存储期限，节约修复成本。

（七）保证档案文件的系统性和完整性

在档案管理工作中，档案文件的系统性和完整性也是非常重要的，要知道，如果档案的系统性无法得到很好的保障，导致档案的可读性降低，这样的情况，很不利于档案的管理的修正，对于档案文件有很大的影响，除此之外，档案的完整性也是非常重要的，如果档案无法保障完整性，从而造成了文件的丢失，这也是不利于档案文件的整理的，甚至会让档案文案造成不必要的后果，因此，就需要去保证档案文件的系统性和完整性，只有档案能够保证系统性，才能够让档案很好的去对工程进行记述，并且便于去进行查看和修正，有利于保存，而提高档案文件的完整性能够让档案更加有真实性，让档案能够清晰的表述事件，这两点对于档案的管理是非常重要的，需要档案管理人员能够认真的去对待，保证档案的可信性。

（八）保证档案文件的质量

在档案管理工作中，档案文件的质量也是非常重要的，如果档案文件的质量无法得到很好的保证，那么档案很容易对后人起到误解作用，这样的情况对于档案管理工作人员来说是有很大的影响的，因此，就需要档案管理工作人员能够对档案管理更加的负责，确保档案文件的质量，让档案文件能够有可参考性，有利于档案的存取和阅读，除此之外，档案的质量的提高也有助于保存，质量越好的档案就越容易让档案管理人员去进行正确的保存，这对于档案的管理来说是很重要的。

五、结语

综上所述，可以了解到档案管理文书工作的概述，档案管理的前端控制的概述，档案管理前端控制与文书工作的关系，档案管理的前端控制在文书工作中的应用，由此可以看出，档案管理的前端控制和文书工作的重要性，通过这两者能够让纸质文档很好的去生成档案，便于保存，有利于进行阅读和查找，对于档案的管理是有着积极的作用的。

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