浅析高校政府采购成本控制及风险防范

闫建科

摘要：相对于政府机构的集中采购，高校政府采购有着其本身的特点和运行方式，对于高校政府采购不能照搬政府集中采购的方式或者企业采购的方式，必须根据高校本身运行的特点来制定相应的运行规则，促进高校资金的利用率、控制采购成本、提高高校政府采购的抗风险能力。

关键词：高校;政府采购;成本;风险

我国的高等院校大部分都是由政府投资建设的公立院校，属于公益性事业单位，因此我国高校进行采购的过程也属于政府采购的一部分。在21世纪初，随着《政府采购法》的公布，高校的各种采购行为也正式纳入到法律范畴之中。近年来我国的高等院校无论从校园建设、师生数量、科研力量还是社会服务方面都有了长足的进步，与之相对应的是高校在政府采购的规模上也逐年增长。在高校的政府采购过程中，研究提高采购过程的透明度，降低采购过程的人力成本，实现高校资源的最优化配置，化解高校政府采购中的风险，具有很高的现实意义。

一、我国高校政府采购现状

我国高校政府采购的主要资金来源是上级下达的财政预算，各高校根据财政预算对本校年内的基础设施建设、科研仪器购置、教学易耗品购买以及教学运行经费进行编制并按照预算编制进行采购。目前，我国高校无论在科研仪器购置、基础设施建设还是在教学办公用品的购买上都已经实现了招标采购，招标采购使得高校可以在资金有限的情况下获得更多的采购机会，杜绝在采购过程中所滋生的腐败现象。由于高校在教学和科研上的特殊性，部分科研仪器、低值易耗品在采购过程中存在着采购时间短、所需设备型号复杂的特点，这部分仪器设备并不适用于集中招标采购，它们可以依照相应法律和高校内相应条例进行自行采购。政府采购是我国各级政府向社会组织、企业购买货物、服务的最主要方式。自从2002年我国《政府采购法》实施以来，经过数十年不断地完善，我国政府和各级事业单位已经形成了一套行之有效的采购方式。通过企业竞标的方式进行政府集中采购，政府各部门及事业单位能以较为合理的价格获得所需产品及服务，使得社会资源得到较为合理的分配。政府集中采购在进行基础设施建设及大宗货物购买时，可以有效地降低成本，保证所采购货物及服务的质量。

我国的高等院校在采购过程中有其自身的特点，高校除了一般的基础设施建设外，在日常采购过程中，所购物品种类繁多、型号众多、单一品种购买数量很少。在购进大型精密仪器时，仪器本身型号种类繁多，不同型号之间功能差距较大，而且仪器本身附带各类小型仪器和附件，部分仪器还有专用的软件和计算机，这些问题在集中采购的前期预算过程中必须考虑周全，而且在后期招标过程中必须有专业人员全程陪同，才能保证所购买仪器的准确可靠。高校的政府集中采购过程较长，程序比较复杂。

首先，高校内的二级学院上报采购计划。在上报计划的过程中，需要二级学院把所需要大型仪器的型号、技术参数、单价等相关信息进行上报。在这个过程中，二级学院一般都是与生产厂家进行直接联系，明确各种型号再进行上报。二级学院在进行上报过程中，一般都参考国际较为先进的仪器标准，至少是国内行业内的一流厂家的技术标准。在后续的招标过程中，各代理商则会依照相应的型号进行投标和采购。而在实际的招标过程中，代理商则依照仪器型号选择国内报价最低的仪器进行投标和采购。最后采购回来的仪器往往达不到相应的技术标准而闲置，有的仪器甚至根本无法使用。在大型仪器的采购过程中，二级学院为了保证仪器采购符合教学及科研要求，往往把参数、型号等都进行详细的备注，但是由于大型仪器往往有很多小型设备和附件构成，这些小型设备和附件都是国际著名厂商生产，在供货时直接配送或者作为选配件进行购买。而在集中采购过程中，如果二级学院对于小型附属设备及附件不进行详细的备注，代理商在进行投标时就往往会忽略这些设备，或者用质量较差的設备进行替换，严重影响设备的使用。而高校的政府集中采购在招投标过程中，一般都是专门的部门或者国有资产相关部门进行运作，对于仪器设备最熟悉的二级学院一般并不参与，这也就直接导致了代理商的投标方案如果与二级学院的初始招标方案不符时，招标相关部门并不能及时发现并纠正。

其次，高校在日常设备采购中时效性较强，而高校政府集中采购则需要较长时间。近年来，随着我国科教兴国战略的实施，大量的资金投入到科学教育事业，大大带动了我国高校的科研建设。科研项目从仪器设备准备到开始实验一般有一定的时间限制，准备时间过长会大大延迟科研成果的获得。我国大部分地方院校在一个财政年度内安排仪器设备招标次数有限，在招投标一切顺利的情况下也需要半年甚至更长的时间才能顺利采购上仪器。而由于各种因素而导致的流标情况一旦发生，则会大大耽误实验的进程。而在科研实验中所用的各类化学、生物试剂种类繁多，专业性强。一般的代理公司在进行招投标时，并不能把所有的试剂罗列其中，只能对常用的化学、生物试剂进行报价投标。这就导致当科研任务需要一些不常见的实验试剂和器材时，只能通过其他途径进行购买。

最后，高校政府集中采购项目的评审和监督上，目前均是由高校内部的评审专家负责评审，而在地方院校中，这些评审专家大多来自行政部门，对于涉及高精密仪器、常用实验药品等项目并不是十分熟悉，影响了整个评审的效果，增加了采购成本。

二、高校政府采购成本控制与风险防控

首先，在高等院校内部应设立专门采购与招标机构，对于涉及本院校的各类招标与采购进行统一管理，建立起沟通二级学院、代理商、生产企业之间的桥梁。高校的采购与招标机构应以我国政府采购相关法律条文为基础，结合本校实际教学与科研情况，牵头建立起一套适合本校的采购与招标程序，明确招标全过程学校各部门的职责与义务，建立起以招标为中心、多部门信息共享的工作机制。信息渠道不畅通是我国高校在政府采购过程中最为掣肘的问题，二级学院作为采购计划的编制者常常对于采购全过程不甚了解，仅仅通过目前市场情况进行报价和采购，而代理商作为感知市场的前沿却不能对二级学院的采购给予有力的支持，仅能从自身利益出发给出有限的建议。作为学校招标的主管部门，学校的采购与招标部门应建立起生产厂家、代理商、二级学院之间沟通的纽带，让二级学院把购买意向有效地传递给代理商，同时把设备相关信息传递给二级学院，避免在招标和采购过程中出现各种人为的错误。而在招标和采购过程中，招标和采购管理部门应关注市场行情并与代理商建立起有效的沟通，化解市场价格波动所带来的风险，保证招标采购的顺利进行。

其次，高校内教学部门、科研处、国有资产处、财务处、纪律检查部门等相关部门应明确本部门在招标与采购全过程的职责与权限，严格按照招标与采购流程旅行自己的职责，保证招标采购的顺利进行。高校内采购相关部门应熟悉本身的职责权限，对于招标过程中容易出现的各类情况应提前做出预案，并制成内部工作流程图，保证招标采购过程有章可循、有规可依，同时把招标采购各个流程细化到人，明确每个人的岗位分工和责任，避免推诿扯皮的事件发生。

最后，推进高校招标与采购的信息化建设，充分应用现代化手段建设高校招标与采购体系，规避高校政府采购过程中的各类风险。各高校应以本高校实际情况为基础，建设信息化的招标与采购系统，对于在招标与采购过程中出现的各类情况，及时显示在信息系统之中，让政府采购全过程呈现在各部门之前，防止高校招标采购过程中的风险。

我国高校的政府采购体系实施多年来，虽然取得了一定的成果但也有一些值得改进的地方。推进我国高校政府采购体系的建设，明确各相关部门在政府采购中的相关责任，对于提高高校政府采购体系工作效率，提高资金使用效率，规避政府采购的各类风险，提高高校廉政建设大有裨益。