基于高校货物采购特点的信息化平台研究

李淼邱双 王禛 李伟嘉

[摘           要]  高校货物采购量逐年增加，传统的货物采购方式耗时费力，同时信息化已成为我国高等教育的发展趋势。在分析我国高校货物采购的业务流程及采购方式的基础上，分析货物采购需要对接的部门，并初步搭建货物采购系统的相关模块。通过整合货物采购系统的需求对货物采购系统进行搭建。

[关    键   词]  高校;货物采购;信息化建设;货物采购系统

[中图分类号]  G642                 [文献标志码]  A              [文章编号]  2096-0603（2019）19-0192-02

信息化已成为我国高等教育发展的趋势，它不仅改变着科

研教学活动，同时也对教育理念、运行机制及管理方式提出了巨大的挑战。近年来高校对信息化的重视程度及支持力度逐步提升，高校的信息化建设也在稳步推进。目前我国高校都建成了校园网，覆盖了学校的各个场所。但是通过调研发现，国内高校货物采购的信息化系统普及程度并不高，且现有的系统仍处于完善阶段。因此，建立一套高效便捷、符合高校特点的采购系统，实现货物类采购全流程信息化，已变得势在必行。

一、高校货物采购业务流程分析

目前各高校的货物采购业务基本相同，根据学校管理方式的不同会有些许差异。货物类采购依照前、中、后三个时间段可分为货物采购计划阶段、货物采購执行阶段及货物采购收货阶段。

（一）货物采购计划阶段

由采购人依据需求分析采购货品的相关指标，核实采购预算，并由此开展采购活动的前期调研。在获取充足的调研信息后，由采购人整理技术参数或组织相关的论证会议，并提交货物采购申请。采购申请经有关负责人或归口部门审核后，提交至高校采购管理部门。

（二）货物采购执行阶段

高校采购管理部门收到采购申请后，依据采购货物的特点，组织适合的采购活动，并确定该货物的供应商，经公示无异议后由用户单位与供应商签订货物采购合同。

（三）货物采购收货阶段

当供应商签订采购合同后，供应商为采购人提供采购的货物，由采购人或学校相关职能部门组织验收，并填写验收文件，凭借验收文件执行国资入库或后续的财务报销手续。

二、高校货物采购执行方式分析

由于每所高校的发展阶段、发展规模以及管理要求的不同，货物的采购方式存在一些差异。但国内高校作为国家事业单位，执行货物类采购活动须依照国家相关的法律法规。本文将按照货物类采购的执行方式及执行机构的不同进行分析。

根据高校货物类采购执行方式的特点，主要可以分为政府集中采购、采购人自主采购、校内网上竞价采购、高校采购管理部门分散采购及政府采购限额以上采购。

（一）政府采购

政府采购主要包括政府集中采购与政府采购限额以上的采购活动。

1.政府集中采购

经国务院同意的《中央预算单位2017—2018年政府集中采购目录及标准》于2016年12月印发，部署高校在使用财政性资金采购例如台式计算机、便携式计算机及打印机等政府集中采购

目录以内的货物须执行政府集中采购程序。

政府集中采购一般分为批量集中采购、协议供货、网上竞价及定点采购。在执行时一般由采购人提出申请，由相关部门审核审批后，报高校的采购管理部门。由高校的采购管理部门向上一级采购管理部门报备报批后，执行后续采购程序。采购人接收到采购货品、合同后，进行国资入库及财务报销等手续。

2.政府采购限额以上

2014年修订的《中华人民共和国政府采购法》中指出，使用财政性资金采购政府限额标准以上的货物须依照《中华人民共和国政府采购法》实施。政府采购限额以上的政府采购主要采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价及国务院政府采购监督管理机构认定的其他采购方式采购。采购时由采购管理部门依据法规要求开展采购活动。

（二）非政府采购

非政府采购主要指政府采购限额以下且不属于政府集中采购的采购活动。

1.采购人自主采购

为深化落实“放管服”改革，部分高校推行自主采购的采购方式。采购方式具体实施方法为：由学校采购管理部门制定自主采购限额，当预算金额在自主采购限额以下时，采购人可在相关对口职能部门的监管下，进行备案登记并自主开展采购活动。这种采购方式极大地提升了高校货物采购活动的效率，丰富了高校

教职工的采购自主权。

2.校内网上竞价

为提高采购效率，降低采购成本，部分高校实行了网上竞价的采购方式。网上竞价的采购方式一般适用于具有定型、标准统一的货物。这种采购方式需要在学校采购管理部门部署网上竞价系统，整个采购过程都在网上实施。

3.高校采购管理部门分散采购

若高校货物采购的预算金额未达到政府采购限额，不适用竞

价系统的货物采购一般由采购管理部门实施分散采购。目前，各高校关于此类采购的称谓较多，不过目前较常见的采购方式类似于简化的公开招标或竞争性磋商。相较于公开招标或竞争性磋商的采购方式，一般采购管理部门分散采购的形式周期较短，有利于提升高校货物的采购效率。

三、货物采购信息化系统布置探究

货物采购管理系统要求能够实现预算信息的采集和管理，实现采购业务全流程的信息化管理，对采购业务完成后的国资

入账及财务报销能够实现信息的接收与推送，实现对全部设备

技术信息的采集和整合。

（一）采购系统相关的系统

高校的货物采购行为不仅涉及采购管理部门，而且会涉及财务管理部门，仪器设备还需要在国有资产管理部门登记入库。一般财务管理部门及国有资产管理部门都已建成相关的管理系统，为实现采购过程全信息化，需打破各系统间的信息壁垒，将货物采购管理平台与相关的系统进行对接，以实现数据的接收

与推送。

1.财务管理系统

高校中的财务管理部门一般都已建成财务管理系统，货物

采购会涉及与供应商的资金往来，因此货物管理系统应实现与财务管理系统的对接。在货物采购过程中，财务管理系统应实现采购前的经费预算核实、采购过程中的经费冻结以及采购完成

后的财务报销手续。

2.国有资产管理系统

国有资产管理系统一般是高校对国有资产管理的系统，在采购流程进行完验收后，一般应将仪器设备在国有资产管理系统中进行登记入库，登记入库的仪器设备才可进行财务报销手续。

（二）货物采购系统模块

货物采购管理系统要求能实现采购过程数据的提交、处理、记录、查询，实现完整的采购过程。采购系统应包括流程管理、合同管理、验收管理等多项模块协同工作，才能实现采购过程的信息化。

1.申请审批管理

目前各高校对货物采购实行不同金额不同的采購流程，且各采购流程的申请信息也有些许差异。同时，采购人提交采购申请后需要进行审核，根据各校的特点审核一般由院系（处）的负责人审核或由经费的主管领导审核。申请审批模块主要用于采购申请的提交及审批，经过申请审批的采购信息会递送至采购流

程管理模块。

2.采购流程管理

货物采购可能依据货物的特点及具体需求采取不同的采购方式，采购流程管理模块主要用于各类采购流程的管理，包括公开招标、竞争性磋商、竞争性谈判以及校内的各类采购方式的管理。

3.供应商库

为规范管理高校的供应商，在本系统中建立供应商库，实现对供应商的统一管理。经注册的供应商有权利依据采购需求及自身业务范围向项目投标，并对供应商的不诚信行为进行甄别与

相应的惩戒。

4.评委库

有别于传统的抽签并电话告知的传统抽评委方式，评委库

主要由有意愿的评委专家组成，并由抽评委库依据具体的采购项

目抽取专家并向专家进行评标信息的通知。评委库在抽取专家后于评标时将评标专家的信息传输至采购流程管理模块，有利

于实施监管采购管理流程。

5.合同管理

货物采购的评标过程结束后，一般由用户单位与供应商签订合同。合同模块可以依据无异议的公示结果及供应商的投标信息生成合同文本，经采购人与用户单位审核后，报有关部门进行审批。

6.验收模块

合同审批后，一般由供货商在指定时间将货品送至用户单位，由相关部门组织货物的验收工作。该模块可以实现验收资料的系统申报、审核，并将信息推送至国有资产管理系统进行国有资产的登记入库。

7.监察模块

货物采购的过程中，一般高校由相关的部门进行监督，监察模块可以实时检查货物采购的环节，并调取各个环节的资料。

四、总结

货物采购管理系统对高校采购的信息化建设具有重要的参考价值，依靠各系统与模块间的协调工作，可提升教工采购的效率，并可以实时监控采购流程，规范采购工作。货物采购系统的信息化建设，将有效促进高校货物采购规范化、标准化，进一步提升资金的使用效益，实现国家教育投资的高效利用。

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