浅析事业档案管理信息化的实施

李宏丽

【摘要】可持续发展理念对社会各方面产生了深刻的影响，环保和节约自然资源理念日益深入人心，传统纸质化档案管理工作在信息时代背景下的缺陷逐渐凸显出来，为顺应可持续发展理念，事业单位在积极运用科技手段提升档案管理水平方面进行了深入探索。本文论述了传统纸质档案管理中存在的问题，以及信息化档案管理实施过程中所面临的一些困境，基于以上问题提出了针对性策略，为丰富事业档案管理信息化理论和指导实践工作作出有益尝试。

【关键词】档案管理 信息化 事业单位

前言：

传统纸质档案管理存在诸多问题，包括资源浪费严重，污染环境、对保存环境要求干燥，同时还要防虫防盗，所占用空间较大，且随着时间的推移容易遗失。信息化时代为事业单位档案管理提供了便利条件，不仅可以解决上述诸多问题，同时也实现了信息共享的方便快捷，是一次信息化技术革命带给档案管理的重大改革。信息化档案管理实现了信息的压缩存储，而且保存时间更长，读取查找更加方便，然而在实施过程中也面临诸多困境。本文对其困境的具体表现做了阐述，并提出事业单位实施信息化档案管理的策略建议。

一、传统档案管理缺陷和信息化档案管理的困境

（一）传统档案管理缺陷

首先，传统纸质档案对自然资源的需求量较高，纸质档案对纸张的要求给自然资源造成更大浪费，而这将导致自然压力增加，生态平衡遭到破坏，另一方面，纸质档案对存储的条件要求较高，必须防潮、防虫、防盗，随着存储档案量的增加，对空间的需求越来越大， 庞大的档案数据使得查找极为不便，随着时间的流逝，一些档案面临纸张变质，字迹模糊等问题，信息共享的效率也大大下降。

（二）信息化档案管理实施的困境

1、信息整合措施不足

事业单位对档案进行信息化管理，一方面要解决存储问题，另一方面是要实现信息整合，方便日后工作中档案查找和调用的便利化。然而在实际的信息化档案管理建设中，很多企业对档案信息库的建设力度不够，不能实现对档案资源的充分整合，因此无法保障档案信息的全面完整性。

2、档案管理面临的安全风险

档案信息化管理较传统档案管理的优势明显，然而由于信息共享和对互联网技术的依赖，对信息的安全措施要求也更高。但是，现阶段很多事业单位安全意识不高，一些保密档案调用程序不严密，导致档案信息泄露，对单位甚至国家利益造成严重损害。一些机密文件是只对个别单位和个人开放的，需要进行特殊处理，以免被怀有恶意企图的人利用技术手段盗用，信息化档案管理实施过程中，广泛的网络传播环境对档案信息安全造成巨大威胁，一些档案加密措施不严密，导致档案泄密的风险增加。

3、管理人员素质不高增加了泄密风险

档案管理人员的岗位流动，也是造成档案信息安全隐患的重要因素，人员经常调换岗位，再加上利益趨势，一些人的职业操守在利益面前被击溃，导致档案泄密换取利益的事件时有发生，一些工作人员对工作不熟悉，信息化处理技能不高，导致加密不严密，同时工作交接次数的增加也增加了档案泄露的风险。

二、信息化档案管理实施策略

（一）加大档案信息化管理的建设实施力度

档案信息化管理是时代发展的产物，是信息社会对档案管理工作的必然要求，也使信息管理的必然趋势。因此，要全面实现事业单位档案管理信息化，加大信息化建设投入力度，建立和规范档案管理工作制度，制定档案泄密处罚条例，以法律法规对档案信息管理提供有力保障，通过规范的工作制度提高档案管理人员的信息化管理意识。

（二）加强档案信息化管理的安全措施

全面实现办公无纸化是一种理想的状态，然而这是一个漫长的过程。事业单位档案信息化管理工作当中，一般都是半纸质化和半信息化并用。因此，对于档案安全管理也是两手准备，一方面实行对纸质档案的专人管理，另一方面加强信息化安全管理理念，加大网络安全建设力度，完善对档案信息化管理的监督措施，全面保障信息化进程的合法性和涉密档案的安全性，通过建立专门的档案管理平台，使得档案信息得以最大限度的整合，统一加强管理和防泄密工作。

（三）提高档案管理人员的素质

不论是纸质档案的管理还是信息化档案的管理，都需要人来参与，因此，档案管理人员的素质就成为档案管理水平的决定性因素。提高档案管理人员的素质，不仅利于提升档案管理水平和调用效率，还能做到档案的高度保密。首先要聘请专业的管理人员，组建高素质的档案管理队伍，延长初学人员的实践时间，以此形成工作人员的稳定性。其次，加强思想教育工作，从正面树立工作人员的高尚职业操守，反面来警醒档案管理人员，加强监督。

结束语：

事业单位档案信息化管理是一个漫长的过程，需要不断的完善和推进，而对于当前半纸质化和半信息化的档案管理现状，要加强纸质档案和信息化档案的安全风险防范意识，注重对互联网的安全建设，通过建设实用的档案管理信息网站进行信息整合，加强对工作人员的安全意识培养，不断提高管理人员的职业操守，通过法律和工作制度为事业单位档案信息化管理提供法律保障，通过工作制度的规范和监督档案管理人员的行为，全面提高档案信息化管理水平，为事业单位档案管理的实用提供便利和安全保障。

参考文献：

[1]牟永帅.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科技经济导刊.2018（24）.

[2]边秀春.行政事业单位人事档案管理信息化建设分析[J].当代旅游（高尔夫履行）.2018（09）.