办公自动化OA系统在企业信息化管理中的实践与应用

方静

【摘 要】办公自动化系统（以下简称“OA系统”）是一种高效化、自动化的办公系统，其在改变传统办公形式的基础上，实现了企业信息资源的有效统筹，对于企业经济效益和社会效益的提高具有较大影响。论文在阐述OA系统设计原则的基础上，对其在企业信息化管理中的应用目的、功能和安全保证策略进行了分析。

【Abstract】The office automation system （hereinafter referred to as "OA system"） is an efficient and automated office system. On the basis of changing the traditional office form， it realizes the effective coordination of enterprise information resources and has a great impact on the improvement of enterprise economic and social benefits. On the basis of expounding the design principles of OA system， this paper analyzes its application purpose， function and security assurance strategy in the enterprise information management.

【关键词】OA系统;自动化;数据集成

【Keywords】OA system; automation; data integration

【中图分类号】TP317.1                                           【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069（2019）07-0013-02

1 引言

在当前新的经济形态下，市场信息千变万化，这对企业的建设管理提出了较高要求，只有在掌握大量数据信息的基础上实现高效的办公管理，才能为企业创造丰富的经济效益和社会效益。在传统的企业办公管理中，纸质办公使得办公效率较低，且数据容易出现误差，制约了企业的进一步发展。基于此，OA系统在企业管理中得到了广泛的应用，有效提升了企业办公管理的效率和质量，对于现代企业的发展意义重大。

2 OA系统设计的基本原则

OA系统通过应用信息管理和数据集成技术，实现了ERP系统的资料管理，并保证了企业办公资料共享和应用的质量。现阶段，OA系统是企业信息管理的核心[1]。在OA系统设计的过程中，设计人员应遵循以下原则：

第一，OA系统应具备一定的数据管理功能。一方面，在业务流管理中，办公人员在终端设备上输入关键词，即可实现关键词下所有业务流的有效查询;另一方面，基于OA系统，管理人員可以将一些无效的业务流删除，实现系统资源高效整合。第二，数据集成功能是OA系统应用的基本原则。从本质上讲，OA系统数据集成是一个数据分析和处理的过程。第三，OA管理系统研发应用的目的在于实现办公自动化，提升企业办公的效率和质量。OA系统应设置一定的信息发布区域，为企业的信息发布和管理搭建平台，实现决策管理信息的高效传递。第四，OA系统还应具备支撑移动办公的功能，从而满足员工异地办公的实际需求。

3 OA系统在企业信息化管理中的具体应用

新时期，随着办公智能化的不断发展，OA系统在企业信息化管理中的应用愈发普遍，其在改变企业办公模式的同时，提升了企业的办公效率和质量。

3.1 OA系统的建设目的

OA系统是基于企业ERP软件项目管理体制形成的一种全新管理方式。在管理实践中，其注重质量管理体系的构建，并充分开发和应用现代信息技术，整合了市场资源和企业运行资源，实现了企业的高效化办公。从OA系统的建设过程来看，其出发点包括：

第一，全面捕获和应用市场信息。新常态下，市场信息对于企业的发展意义重大。然而，在传统纸质办公中，办公人员对于市场信息的收集、整理、利用能力较弱，制约了企业的发展。新时期，进行OA系统开发建设的首要目标就是高效化地采集信息，并实现信息共享。第二，创新企业工作模式，实现“工作流”的全面优化。具体而言，通过借助OA系统，企业的各个单位实现高效协同办公，在提升企业办公效率的同时，降低了企业的办公成本，使得企业管理水平达到全新的高度。

3.2 OA系统的应用功能

与传统办公方式相比，OA系统的功能十分强大，其能有效地满足当前企业信息管理的需求，实现企业日常办公业务的开展和信息的共享及处理。从管理过程来看，个人事务、项目管理、日常业务、论坛管理、系统设置是企业OA办公系统的五项基本功能。

就个人事务管理而言，其包含了待办任务、日程安排、电子办公、出差事物等内容。在项目管理中，企业项目管理的内容具有繁杂性，即办公人员不仅要进行设备管理、车辆管理、招标管理，还应注重任务分配和考勤工作的开展，此外，考核和激励员工也是项目管理的重要内容。利用OA系统开展日常业务时，应及时地更新企业公告和新闻动态;建立企业员工的通讯簿;管理企业动态和编制工作计划，深化企业文化建设。论坛管理是企业员工进行信息交流的重要平台，在日常管理中，办公人员既要保证回复信息的有效性，同时应注重对科研生产、质量安全、科技情报的保密管理。此外，在OA办公系统的设置中，应加强对用户管理、组织管理、权限管理等要素的统筹协调，提升用户的辨识度，实现OA系统的高效管理与应用。

3.3 OA系统的安全管理

在互联网时代下，网络信息的安全管理显得极为关键。现代企业的发展中，在利用OA系统进行办公的过程中，应注重信息安全的有效控制。一方面，应通过B/S方式实现终端用户对其数据的访问;另一方面，在用户访问过程中，应改变传统的“用户名+密码”的访问认证形式，创新性地使用数字证书、PKI技术进行终端用户身份的确认，从而防止OA系统数据被非法访问或破坏，提升OA系统应用的安全性、有效性。

4 结论

OA系统对企业办公管理的信息化建设有较大的影响。在实践过程中，人们只有充分地认识OA系统应用的必要性，并在信息管理中，注重对OA系统的应用目的、功能和安全进行全面统筹规划，才能有效地提升OA系统的应用质量，进而在保证企业办公效率和质量的同时促进现代企业的有序发展。

【参考文献】

【1】张婧.浅谈OA系统在企业信息化管理中的应用[J].电脑迷，2019，01（01）：36.