现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策

杜蕾

摘要：随着时代的不断发展，人们更加重视个人信息的管理，因此，广大群众的信息管理工作就显得尤为重要，人事档案是事业单位在招聘人员时需要了解的基本信息，同时也具备保密性。档案机密就是事业单位机密重要的部分之一。本文通过现阶段事业单位人事档案存在的各种问题，探究现代人事档案管理问题的解决对策。

关键词：现代人事档案；管理；问题；对策

事业单位的人事档案具有绝对的保密性质，它是在服务人民群众的过程中形成的，主要包括个人经历、个人身份、政治背景、学历等等。另外，人事档案是中国管理制度的一种特色，与人们的社保、家庭、工资待遇等因素息息相关，具有公正性。由此可以看出，人事档案对每个人的重要性，我们在社会的生活离不开人事档案，所以对人事档案的管理工作就显得十分必要。

1现代人事档案管理存在的问题

1.1管理制度缺乏完善性

随着时代不断的发展，我国对各方面的管理制度都进行了改革，但是还有许多事业单位的人事管理采用较为传统的管理模式，虽然传统管理模式曾经对事业单位的人事档案管理工作有着积极的因素，但由于事业单位人事管理规模的不断发展壮大，导致传统模式难以满足事业单位的需求，同时人事管理人员大多是在事业单位内部选举的，不具备管理的专业知识，会使人事档案管理的保密工作不完善，充满漏洞，给其他事业单位可乘之机，这两点问题会在事业单位面临挑战和机遇时，阻碍其发展，严重还会导致事业单位的破产。

1.2管理人员不足

许多事业单位在人才的选拔上会按照国家的政策选出相应的档案管理人才。但是大多数事业单位存在“上有政策，下有对策”的方案，使一个档案管理人员管理数不清的人员档案，同时还存在雇佣临时工的情况出现。这些人员一般不具备管理的专业知识，并且没有接受过相关的培训，因此，更不会将档案管理人员的职责，结合事业单位的现状对其进行管理。使事业单位无法合理的运用相关资源，来提升事业单位在行业中的地位。另外，管理人员数量不足，事业单位人员数量较多，会导致管理工作无法按照规定的时间完成，降低了人事档案管理的水平。

1.3档案管理落后

许多事业单位在人事档案管理工作中，存在扣留档案的现象存在，这是违法的行为。人事档案具有法律效应，它具备公正性、可变革性、必须遵循性，是一种社会规范，也是一种契约精神。现阶段随着时代的日新月异，导致人才流动性很大，使档案管理动作难以进行，从而导致许多应届毕业生喜欢在对档案要求不高或是不需要查看档案的地方工作，是档案管理工作逐渐落后与时代的发展水平。

由于时代的发展，使经济体制发生了一定程度的改变，从而导致事业单位的各个岗位之间任务划分更加精细，对管理的要求不断加强，如果采用传统的管理模式无法满足其要求，还会导致重要文件遗失或者被窃取，增大管理的难度。事业单位已经认识到档案管理方式与社会的进程不一致，为响应社会的发展，事业单位应该在网络安全的条件下，采用数字信息化的模式将大量的人员档案进行数字化，增强信息的保密性，也有利于资料的查找。

1.4档案意识淡薄

人事档案管理工作相较事业单位的其他类型的管理工作不同，它的目的是能够在某一特定的时期对其高效的利用，与事业单位的发展也息息相关。由于档案管理工作是一个纯文本的工作，没有为事业单位带来明显的利益，因此事业单位容易对其忽略，难以明白档案管理工作对事业单位的重要性。另外，事业单位的人事管理受到传统管理模式的影响，认为只有保证信息不泄露、档案不被窃取就是档案管理人员的工作，这种思维方式限制了档案管理工作的展开，同时，也会使事业单位停滞不前。

2现代人事档案管理问题的解决对策

目前，随着时代的进步，各行各业进入了一个持续发展的阶段，但是为促进其更好的发展，应该更新相关单位的档案管理工作。当然，新模式的档案管理工作也会面临许多问题，以下就是各种问题的解决对策。

2.1完善档案管理工作制度

在档案管理过程中，由于事业单位的人员组成数量较大、管理工作十分枯燥无味，所以容易出现各种各样的问题，为避免问题的出现，建立了人事档案管理制度。这项制度的建立有利于档案管理人员按照相应的规则对人事档案进行总结、归纳，方便资料的查阅。同时，制度的建立增强了对管理人员的约束性，使管理人员能够懂得不泄露事业单位的机密，增强了公司人员对法律知识的认识，也可以引导相关人员直知法、懂法、却不犯法。

人事档案管理制度的内容主要是材料归档、检查核对、转移传递、保卫保密、统计。建立完善的档案管理工作制度是对事业单位的人事档案进行有效保管的重要因素。

2.2提高档案管理人员素质

人事档案管理人员需要在事业单位的发展基础上结合时代的变革对其工作进行不断创新，增强自身的工作能力。随着信息化时代的到来，档案管理人员学会应用互联网对事业单位的人事进行管理，使人事方面的资料能够在短时间内整理出来，并能得到有效的利用。这需要档案管理人员跟随科技的进步，熟练掌握新型的管理技术。另外，由于档案工作具有一定的机密性和政治性，因此，对档案管理人员的要求也逐渐增强，要求具备秘而不宣、遵守国家机密的政治特征，同时，档案工作人员还需要具备良好的为人民服务的精神。大多数的事业单位的档案管理人员不具备管理的专业知识，为了事业单位的前景，需要对其进行管理工作的培训，以此来提升档案管理人员的综合素质水平。

2.3建立现代化人事档案管理系统

随着时代的日益进步，增强人们对管理的经验，因此，事业单位建立了较为科学性的现代化人事檔案管理系统，这项系统的建立能够符合事业单位的发展趋势，使档案的管理工作更加便利，同时，也减少了各种管理问题的出现，为管理人员减轻了负担。它利用了信息化的模式，将纸质的人事档案变为数字化，有利于档案的查阅指导、监督，也能够防止档案的泄密和丢失，能够满足市场的需求，使事业单位快速的发展。

2.4增强流动人员档案管理

由于事业单位面临的项目较多，在人手不足的情况下，会招聘一些临时工帮助事业单位完成相关事务，事业单位称他们为流动人员。在人事档案管理过程中，流动人员档案的确定成为了档案管理人员的难点，由于流动人员具存在不确定性的因素，因此，人事档案管理人员必须在短时间内完成这类人员的档案收集、归纳工作，使其在有效的时间内能够为相关单位提供优质的服务。在流动人员离开相关单位之后，不得透露该人员的个人信息，不得扣押该人员的档案。国家针对流动人员档案的整理工作提出了“集中统一、归口管理”的体制，为流动人员提供了保障，使相关单位不敢再扣压流动人员的档案。

3结语

随着我国科技实力的增强，相关单位面临着巨大的竞争力，如果想在面临着巨大的挑战的情况下，依旧保持平稳发展，应该改变相关单位传统的人事管理模式，摒弃传统思维模式带给我们的只要保证档案的机密性，档案管理人员的工作就完成的现象。应该采用现代化人事档案管理系统对相关单位的人才进行系统化、科学性的管理，使每个人的资料能够更加便捷的查阅，同时，也保障了档案的保密性。

参考文献：

[1]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方事业单位文化，2015（23）.

（作者单位：重庆市健康教育所）