浅论如何加强民生档案管理工作

邱琼

摘 要 民生档案是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录，是维护人民群众各项权益的原始凭证。民生档案种类呈现地方性、多样性、动态性特点，档案散存在各个业务主管部门;信息化建设各自为政，标准不一。应对策略有：建立有效的民生档案工作机制，加强民生档案工作的监管;加强民生档案工作的信息化管理，档案部门应做好统筹协调工作;加强民生档案的法制建设，加快民生档案立法工作，做好档案法律法规的宣传。

关键词 民生档案 信息化 整合 法制建设

“民生”一词最早出现在《左传·宣公十二年》，原文是“民生在勤，勤则不匮”。这里的“民”就是“百姓”的意思。《辞海》中对“民生”的解释是“人民的生计”。民生档案，顾名思义就是关于民计民生的档案，也就是凡是涉及人民群众生产生活、利益权属的档案都属于民生档案。如出生档案、学籍档案、婚姻档案、户籍档案、养老保险档案、住房档案等，种类很多，内容广泛。民生档案直接关系到每个人的切身利益和权益，是党和政府保障民生、改善民生的好帮手。国家档案局李明华局长提出档案工作要“以民生需求为导向”“满足民生需求”，并提出“民生所想，就是档案工作之所向;民生所需，就是档案工作之所趋”。因此，加强民生档案管理，提高档案馆的公共性有重要意义。

一、目前民生档案管理存在的问题

由于民生档案种类繁多，涉及面广，而立档单位多，要求不统一，管理水平参差不齐，给民生档案规范化管理带来许多困难，并产生一些急需解决的问题，具体表现在以下几个方面。

（一）对民生档案的认识不均衡，管理较为分散

民生档案涉及众多部门，种类多、数量大，是档案资源的重要组成部分。但目前基层综合档案馆接收进馆的民生档案门类较少、数量不多，档案散存在各个业务主管部门，如房屋拆迁档案、房产档案由住房城乡建设部门保管，养老保险、医疗保险由人力资源和社会保障部门保管;婚姻档案、城乡低保档案等由民生部门保管。许多单位为方便自身利用，长时间将档案保管在档案室，仅向档案馆移交文书类档案。

（二）民生档案资源建设缺乏法规保障

广东、上海等地较早开始档案资源整合的探索，安徽和县成功进行档案资源整合管理模式改革试点。平江县已经开始对本地区涉及民生的不动产档案、承包地确权档案、婚姻檔案等接收进馆，集中保管。

但从各地的反响及实践情况来看，遇到了不少阻力和困难。主要表现为以档案实体整合为主的模式缺乏相关档案法律法规的支持。1996年7月5日公布施行的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）第六条规定“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。第十一条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。而专业主管部门的规定是：专业行政管理部门负责本行政区域内的专门档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。这样看来，档案行政管理部门和专业行政管理部门都可以主管辖区的专业档案工作。长期以来，也形成了“专业行政管理部门集中统一管理专业档案，档案行政管理部门对其进行监督和指导”的局面。民生档案资源整合缺乏明确的法律法规保障，遭遇了各方的阻力。

（三）信息化建设各自为政，标准不一

许多专业行政管理部门的涉民部门都有电子管理平台、网络办理平台。而这些平台一般由行业上级主管部门牵头搭建。系统标准不一，电子文件格式不一，互相不兼容的情况非常普遍，给民生档案信息资源的整合造成了很大的困难。

二、加强民生档案管理工作的策略

（一）建立有效的民生档案工作机制

要对辖区内的民生档案做一次排查，编制民生档案目录;要将民生档案工作纳入当地政府工作规划，纳入档案事业发展规划，有步骤、有计划地实施;要争取一定的经费和人员的支持。

要建立有效的民生档案监管机制，对各涉民单位的档案制定相关管理办法，定期开展检查，督促整改。

在民生档案资源整合策略上，要灵活处理。如果当地档案馆有足够容量，可以考虑档案实体资源整合为主;如果民生档案数量众多，而档案馆容量有限，可以档案信息资源整合为主。一般来说，市级以上单位因信息化水平较高，并且民生档案数量较为庞大，可以实施档案信息资源整合策略;而县级单位可以实施档案实体资源整合策略。

（二）加强民生档案的法治建设

首先要从立法上保障档案部门的领导地位，赋予档案部门有权统筹和规划本地区的民生档案工作的权力，树立国家档案馆的收藏权威，档案部门在制定或修改法规之前要和相关专业部门做好协商，针对不同种类的民生档案制定相关的档案管理办法，细化民生档案管理。防止“条块分割”和业务上各自为政的现象。明确资源整合相关条例，从法律上保证民生档案资源整合的合法性。建立民生档案监管办法和行政处罚条例，加强民生档案监管。

（三）加强民生档案信息化管理

加强对本地区档案信息化的统筹规划，按照《电子文件归档与管理规范》对本地区电子文件开展有效的监管，做好电子的前端控制，参与平台搭建，指导涉民单位开展电子文件的归档，指导其开展数字档案室的建设。加强电子档案的安全管理和利用管理。

建立民生档案专题目录和专题数据库，做好民生档案信息资源的开发，改善利用方式，拓展利用渠道，除了现场查阅、网络查阅、电话查阅外，还可以开发手机终端查阅等形式，最大限度地满足人民群众的利用需求。

做好数字档案馆的建设和馆（室）一体化平台的搭建，使档案实体资源整合逐步转向档案信息资源整合。

（作者单位为平江县档案馆）

参考文献

[1] 曹航，杨智勇.档案资源整合：现状、困难与推进策略[J].档案学研究，2010（4）.