Office的商业功能

陆静

Office可谓是现在世界上最流行的生产力工具之一，但在很多人的印象中，Office能做的事情，也不过是打字、做表格和做PPT等，这些功能用其他兼容Office的工具，似乎也能代替。但实际上，Office的神通远不止于此，Office绝非仅是个人办公的利器，它还可以是企业运作的强劲助力。例如《Office 365商业版》的功用，就超乎很多人的想象。

《Office 365商业版》《商业高级版》《商业协作版》是微软专门为中小企业推出的Office服务。目前微软将Office商业版的全球版本引入了国内，它不仅能够满足个人办公的需求，还提供了很多令企业生产力跃升的特性，一起来看看吧。

无缝漫游的云端存储

在企业中，每人都需要处理数量不等的文件，而且随着业务的复杂化、多样化，员工不仅需要在办公室电脑上办公，遇到出差等境况，用手机办公也再寻常不过。在移动互联网时代，企业需要在多设备中统一管理各类文件、做到文件随时可查可取，这可谓是一大挑战。而《Office 365商业版》，就提供了妥善的解决方案。

《Office 365商业版》提供了高达1 TB的OneDrive云存储服务，在这个各家网盘都不断缩水的年代，这容量可谓难得可贵。OneDrive和Office无缝集成，利用《Office 365商业版》办公，即可以轻松实现各类文档的同步。在办公室处理文档时，由于其他事不得不中断，路途上只要开启手机或平板电脑，就可以继续工作，真正做到了跨地、跨设备无缝漫游。

OneDrive云端同步

而《Office 365商业版》的云存储服务还另有黑科技。通过SharePoint，《Office 365商业版》能够利用Web共享指定的文件，以便企业内部各级人员乃至外部人士利用所分配的不同权限，无缝安全访问文件。同时，还可以跟踪文件所有活动的历史记录，对文件的任何所作更改也将实时更新。

便捷的文件共享

简而言之，《Office 365商业版》不仅提供了容量宽裕的云存储服务，同时还配备了完善的同步、管理系统。很多软件都号称自带云服务，但也不过是简单的上传备份，能做到Office 365这种地步的，绝对凤毛麟角。

配合无间的协同工作

企业产品相比于个人产品，一大需求就是支持协同工作———企业从来不是个人单打独斗的舞台。得益于强大的云服务，Office 365不仅能够实现文件漫游、管理，还可以轻松整合团队资源，实现多人协作。

发起一个项目，往往需要先召开会议。在传统流程中，召开远程会议需要面对众多麻烦的步骤，例如配置远程IP、配置连接加密方式和调试网络端口等，但利用《Office 365商业版》中的Teams服务，一切变得无比简单。

利用Teams召开远程会议，只需要分享链接给与会者，其他人无论是否Office 365用户，点击链接即可通过客户端或者Web参与会议。而Teams发起的会议规格之大、功能之多都是颇为惊人———Teams支持召开多达250人的在线会议，与会者不仅可以通过文字、语音和视频等多种方式交流，还能共享屏幕、文件，体验远非传统的电话会议可比。

Teams远程会议

项目立项后，需要决定参与人员、分配任务和管理进展，要如何协同？《Office 365商业版》的Planner模块让这一切变得无比顺利。在Planner当中，能够为项目团队成员分配不同的工作，并将相应的文件同步到所需的人员手中，并支持协同处理；当项目进度有所变动时，又能反馈给每个团队成员，同时各人还可以在Planner中进行相应讨论。

利用Planner跟进项目

可见，《Office 365商业版》完全能充当起企业团队合作中心的重任。在这样的高效且完备的分工体系下，多人协作的效率会大大提高，《Office 365商业版》对企业的意义，已经远超乎一般人所认知的普通办公软件。

井然有序的业务管理

要如何管理多如繁星的业务、如何更及时地知会客户的反馈，是每个企业都需要認真思考的问题。不少中小企业仍处于起步阶段，更迫切需要一套能将业务整理得井井有条、更高效地对接客户的系统。而《Office 365商业版》，就提供了解决方案。

在业务流程管理方面，Office 365提供了统一的管理方案。借助SharePoint以及Power Apps，能够利用企业内部网络轻松构建起完善的数据共享、管理列表，无论是业务的运作还是联系人，都在其中一览无遗。而利用Power Automate功能，还可以自动执行重复性的任务，大幅简化业务审批等步骤，令执行流程变得更为顺畅。

使用SharePoints管理资料

邮箱是对外业务的主流交接渠道，而微软本来就是最优秀的邮件服务提供者之一。在《Office 365商业版》当中，微软为用户提供了50 GB的Outlook邮箱，而这邮箱的优点绝不仅是容量大，它还非常聪明。利用Outlook Customer Manager，企业成员能够自动管理包括电子邮件、会议、电话、笔记、任务、交易和最后期限在内的各类信息，这对更高效地跟踪和发展客户关系大有裨益。

在Outlook中高效对接客户

在某种程度上，《Office 365商业版》就已经能取代ERP系统的部分功能了。《Office 365商业版》能够让整个企业的业务流程都变得更加有条不紊，对接客户时更加如鱼得水。中小企业如果想要提高业务效率，《Office 365商业版》绝对能带来惊喜。

固若金汤的安全防护

安全是很多中小企业都忽视的问题，这其实不难理解———中小企业规模有限，对安全方面的预算极其有限，而一套完备的安全防护方案往往造价不菲，需要专业人员配置和维护。然而，在安全方面翻车的代价是惨重的，有许多企业机构之前在WannaCry勒索病毒下沦陷，眼睁睁看着数据变为飞灰。怎么办？《Office 365商业版》的到来，可谓解决了中小企业们在数据安全方面的燃眉之急。

《Office 365商业版》提供了多方位的安全防护，能够抵御垃圾邮件、恶意软件、病毒、钓鱼行为、恶意链接以及其他威胁，专业杀软能干的，它基本都能干———别忘了微软现在就是流行杀毒软件Windows Defender的缔造者，而Defender在AVC，AV-TEST等权威安全测试中屡获高分，微软在安全方面的造诣可见一斑。

安全防护中心

另外，《Office 365商业版》还提供了多层次的安全权限管理，例如可以在当中控制有权访问业务信息的人员和时间。而在数据保护方面，《Office 365商业版》也并不含糊，可以限制将数据复制到未经授权的应用和位置，有效防止机密信息的外泄。

Office 365在企业中所起到的作用，绝不仅仅是简单的文书工作。它能接管工作中的诸多环节，打通管理、协作和业务对接间的条条经络，令企业的运作变得更为高效且安全。