信息化背景下电力企业档案管理面临的问题与对策

李丹丹

摘要：当今社会，信息化管理技術对工作效率的提高和工作准确性的提升都有很大作用。就电力企业而言，通常采用纸质的形式保存档案，但是这种保存方式容易致使档案中的内容模糊，给企业的档案管理工作带来了诸多不便。因而，在信息化时代，传统的纸质档案管理受到了威胁，必须对其进行改革来满足电力企业对档案管理上的需求，以此来促进我国电力部门管理水平的提升。

关键词：电力企业;档案管理;专题分类;现代化

引言：

众所周知，档案管理在电力企业中一直发挥着重要作用，其对电力企业的生产运营起到了良好的记录作用，为企业的决策提供依据，对电力企业的长远发展起到了一定的推动作用。随着时代的发展与科技的进步，电力企业快速发展，其生产经营也随之进入崭新的阶段，档案管理的重要性更加显现出来。但目前来看，我国电力企业的相关档案管理工作还存在着很多问题，相关工作人员的工作态度也不够严谨端正，严重阻碍了企业的发展脚步。

1、当下电力企业档案管理工作现状

电力企业在发展的过程中，会涉及到多个行业，接触到的资料也比较多，经常在较短的时间内完成资料整理。为了提高资料的质量，电力企业的工作人员会重点监管工程，自然就忽视了档案管理这项工作。实际上，资料、数据的管理也是非常重要的。电力企业在选拔技术人员的过程中，会严格要求，从管理的角度来看，档案管理部门缺少完善的管理制度，制定的规章制度已经不符合现代化的发展需要了。无法科学合理的做好纸质档案的保存工作，也不能及时进行信息备份，信息遗漏丢失的现象十分普遍，这些都给企业带来无法估计的损失。

2、电力企业档案信息化管理的特点和优势

2.1有利于办公效率的提高

一般而言，传统的纸质档案使工作人员在进行编号工作时有很大的困难，并且效率相当低下。同时，若要查找相关的档案也极为复杂，需要在档案管理室进行层层复杂的检索，再逐一查找，耗时相当大。但是一旦电力企业的档案进行信息化管理，那么这些问题都会迎刃而解。将企业的相关档案存储到硬盘中，如需查找，只要进行简单的检索就可以快速找到所需的资料。

2.2有利于完善电力档案

在一定的时间后，电力档案不可避免的会发生一定的变化。这个时候，如果仍然使用传统的纸质档案，就需要将一份份卷宗打开重新进行制作，在重新进行分类放置，在这一过程中，或多或少会产生分类上的差别，对日后的查询检索更为不利。而电力档案信息化管理工作只需要对电力档案进行重新扫描存档，处理时方便快捷，也有利于日后的检索。

2.3有利于档案信息的保密性

传统的纸质档案中全部的资料都在卷宗中，即使人们只是对卷宗中的某一部分资料进行查找，但是不可避免的就会看到其余的资料，这就很容易造成电力档案的资料外泄。但是在信息化背景下的电力企业档案管理工作中，卷宗中的每个部分都是相互隔离的，查找某一部分的资料是不会看到卷宗中的其他部分的信息，能够有效避免档案资料的外泄。

2.4有利于电力档案信息的共享

传统的纸质档案整理分类后虽然放到了特定的地方，若是其他地区的人想要查看或是调取相关的档案依然是相当麻烦的。但是电力档案的信息化管理是将电力档案放入硬盘中，在上传是相关的系统中去，通过互联网，无论何时何地，只要权限允许，都能够快速的找到相关的档案信息，快捷方便的同时避免了远距离调动档案所带来的危险性。

3、电力企业档案信息化管理工作中存在的问题

3.1传统的电力档案管理工作人员无法满足信息化管理的要求

在传统的纸质档案管理模式下，虽然工作人员的工作任务重，但是任务比较简单，不需要掌握太多的技能技巧。但是，电力档案的信息化管理要求工作人员的计算机技术达到一定的水平，至少能够熟练的使用计算机，但这恰恰是传统的管理人员缺乏的技能。因而，在一定程度上，传统工作人员计算机技能的缺乏在一定程度上延缓了电力企业档案信息化管理工作的进程。

3.2电力企业缺乏对电力档案管理工作的重视

一些单位的领导片面的认为电力档案并不重要，更不要谈投入大量的资金在电力档案的管理工作上了，这也就造成了电力档案的管理没有跟上时代的脚步，更新滞后，使得电力档案的管理工作中仍然存在很多不足。

3.3电力档案的安全性有所欠缺

与传统的纸质档案管理模式相比，电力档案的信息化管理确实减少了工作人员的工作负担，但是在某种意义上，电子版档案的信息安全却不如纸质版。如今的互联网技术发达，修改电子版的电力档案能够不着痕迹，这就威胁着电力档案的信息安全。

4、应对电力档案信息化管理中存在问题的策略

4.1提高企业领导对电力档案管理的认识

电力企业要构建信息化的档案管理模式，必须投入足够的资金，不然很难保证实时性的档案更新，从而暴露出更多的缺陷。但是资金投入的前提是，企业领导必须对电力档案的重要性有足够充分的认识。因而，提高企业领导的认识，加强对电力档案管理的重视程度，是实现电力档案信息化管理的一个关键。

4.2隔离企业的外网和内网

信息化背景下提高电力企业档案信息安全防护能力，完善信息安全保障体系，要采取多元化的技术保障措施，既要满足传统档案管理环境下实体档案的保护要求，又要兼顾信息化背景下数字档案保护的新要求。具体来说，在实体档案方面要综合采用以下四种保护策略：即建筑保护法，主要通过对库房环境的维护来保证档案的安全;装帧保护法，对于价值较高且保存时限较长的档案应进行装帧保存，不仅可以使档案变得美观、使用方便。而对于数字档案，则要注重系统安全、数据安全、和网络安全的保护。系统方面要定期维护，查缺补漏，不断测试系统的稳定性和bug，以提前做好应对;数据安全方面就要综合运用数据加密技术、应急相应技术和数据备份技术。

互联网时代，人们的生活更为便利的同时也对电子信息的安全有了更大的威胁。如果企业的内网和外网间没有进行隔断，那么非法入侵者就能够通过外网获取到企业内部的信息，进而导致电力档案的信息外泄，或者计算机中毒瘫痪，这都不利于电力档案存储的安全性。因为，将企业的内网和外网隔离是必要的。

4.3建立优秀的档案管理分队

电力档案的信息化管理工作需要优秀的信息化人才。一个电力企业想要对现存的档案管理进行完善，就必须引进新型的信息化人才。从企业方面来说，就是对电力档案管理的工作人员进行必要的培训，使其了解信息化管理工作的具体操作，提高工作人员的素质。这有利于完善档案管理工作中的相关操作，有利于减少管理工作中的安全风险。同时，客观的说，在电力档案的信息化管理工作中，硬件设施是工作的基础，因而，投入足够的硬件设备是必要的。

4.4重视强化电力档案基础工作

虽然，与传统的档案管理工作相比，信息化的档案管理工作较为简单，但是在一些基础的工作上，例如对档案的扫描编号工作，依旧需要有足够的重视。一旦档案编号出现错误，就必须重新开始工作，相当的耗费时间和精力，而且对电力档案管理的准确性有较大的影响，不便于日后的查找工作。

5、结束语

综上，在现今企业各项工作都呈现出信息化建设趋向情况下，电力企业在档案管理方面进行信息化建设也在如火如荼地进行。本文基于此，对电力企业进行档案管理信息化建设的概念与内容加以概述，并对现存问题进行分析、总结。对于现阶段电力企业内存在的问题，本文针对性的提出了几点建议。希望本文的几点建议能够我国电力企业从企业整体、从员工角度以及从管理工作本身进行加强，促进档案管理工作效果的进一步加强。

参考文献

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