探讨工程资料管理在施工过程中存在的问题及解决办法

刘旭

【摘 要】在现阶段，建筑工程施工资料的管理过程中，还存在着诸多的问题，施工资料的可靠性与真实性得不到有效的保障。基于此，下面就结合作者的实际工作经验，对建筑过程施工资料管理在过程施工阶段的作用进行探讨，以供参考借鉴。

【关键词】工程资料;管理;档案材料

1 在工程建设中工程资料的作用

1.1 工程资料的是直接反映工程在建设过程中的所有动态，更是搜索、查询一切信息的原始凭证，倘若相关工程的资料缺失或存在不完整、不规范，对于企业而言，很可能将会面临无法避免的遭受较大损失。无论对于经济还是名誉，在激烈的市场竞争中，这都将是非常致命的。因此可以看出，档案的规范化对于企业来讲是十分重要的，它对企业的正常发展和运营的作用是不容忽视的。

1.2 对于监管部门而言，建设工程的资料是最有效、最直接的历史记录，其中包含着工程项目实施的整个过程中所要求的技术指标、数量、人员等一切与工程相关的资料。如果在工程实施过程中存在详细的记录，能够起到间接的监督作用，使相关的实施人员可以发挥到最佳的工作状态，从而为工程项目的保质保量以及按期完成奠定坚实的基础，这样不仅可以按照相关要求完善工程资料，而且对工程实施及其进度又起到监督作用，一举双得。

1.3 工程资料以及最终的工程建筑是一个企业的成果准确记录，更是企业在工程建设成果当中的重要表现。它不仅记录了企业的工程技术人员技术操作的重要手段，而且记录了企业在发展过程中取得的里程碑式的成果。是企业先进技术及经验和建设成果的直接载体。

2 施工资料管理中存在的问题

2.1 领导不重视资料管理工作

在许多施工单位的领导的思想中认为资料管理工作与企业的信誉以及企业的市场占有率等工作相比是微不足道的，所以对资料管理工作的要求也不高，以至于使资料管理工作出现资料缺乏真实性，资料的质量也参差不齐、档案的移交工作也不及时等现象发生，直接影响到施工工程的竣工结算，对竣工工程投入使用后的扩建、改建以及维修管理工作缺乏相关的原始数据支持。为这些工作的开展带来了极大地困难。

2.2 资料收集工作与工程施工进度不一致

导致这个问题的原因主要有两个方面，一是资料员自身的问题;二是施工管理方面的问题。部分资料员对自身的工作重要性以及工作职责认识不到位，所以对施工建设资料的管理工作也比较懈怠，直至工程竣工的时候才进行资料的收集与整理工作，如此匆忙的收集资料，其施工资料的真实性、规范性、完整性就可想而知了，许多大型的施工工程的建设周期较长，在工程建设施工期间建设单位的人员调动以及施工岗位的轮换比较频繁，这种情况也为施工资料的收集与整理工作带来了很大的困难，如果资料的交接工作不够顺畅的话就会造成资料的遗漏与散失。

3 加强对施工资料管理的完善措施

3.1 完善工程资料的管理制度

使工程资料的管理实现制度化，建立健全完善的施工资料管理制度，使档案管理工作做到有据可依。在工程建设开始之前就进行资料的收集工作，在施工过程要对施工中产生的表格及时进行汇总，这样就不会遗漏任何一项表格，使表格的收集与整理工作做到与工程建设同步，避免资料收集工作的滞后。相关部门与施工单位要重视施工资料的管理工作，要设置专门人员实行对资料的收集与管理，对于资料管理员的工作内容做出详细的规定，并且把相关责任落实到具体的工作人员，把相关职责挂牌实施，并且放在相关人员的办公室中，使其在心理上加强对资料管理工作的重视。进而落实到行动中，通过对资料员进行定期考核加强对资料管理工作的监督，可以对资料员进行年度考核、季度考核等，并对考核中表现优秀的人员进行表彰奖励、对表现不佳的人员实施一定的惩罚。促进资料管理工作实现科学化、规范化。

3.2 加强电气工程资料管理人员的专业素养

首先作为一名合格的工程资料员必须要了解、掌握施工工程各部分的质量评定标准、验收规范、安全规定等这是一个合格的工程资料员必备的素质，通过学习可以增进资料员对电气工程的施工工艺以及施工流程的了解与掌握，可以帮助资料员避免资料收集方面的失误。除此以外还要做好工程资料管理的专业培训，使资料员对管理资料的内容的填写符合标准化的要求，如果不清楚档案管理的填写要求，很容易为今后的档案的管理与使用工作造成极大的困难，规范表格填写的语言要求，熟练的掌握表格填写规范性用语，是每个资料员必须具备的素质。要把规范化贯穿施工资料管理工作的始终。

3.3 落实工程资料管理的制度与要求

3.3.1工程施工资料管理的科学化

要按照施工资料的管理流程及时收集资料，实现施工资料的科学管理。施工档案的管理人员要及时收集工程建设之初相关部门的审批文件，以及施工单位依据技术文件与审批意见对施工建设进行技术交底工作中形成的文件进行编号与归档工作，对在施工建设实施过程中产生的相关文件如关于施工工程质量控制、检查与检验方面的文件施工试验记录、施工物资资料、施工记录、施工测量方面的记录等首先进行自检，检验合格后由资料员组织好登记与记录工作，整理完成以后上报给监理单位或者是建设单位进行验收、审查，然后由相关单位出具质量验收合格记录，资料员对返回的审批的文件以及批复的文件分类登记整理、保存，施工单位进入下一阶段的工程施工建设。

3.3.2准确无误收集技术资料

对施工资料要进行及时的收集与整理，避免因时间过长造成相关资料的缺失，以设计变更资料的整理收集为例子说明施工资料管理的标准流程。首先要对设计变更情况进行登记，然后向变更中情况涉及到的人员以及分包队下达《文件和资料发放登记表》，值得注意这项工作要快速进行，否则的话施工单位可能就会按照原设计图纸进行施工，造成不必要的损失。

3.3.3资料组卷、编目的标准化

在工程施工建设文件的归类、管理中可以按照文件的形成单位，工程施工建设的程序、以及专业对文件进行归档，使文件的管理工作向标准化的方向迈进。按照以上原则对文件进行归档整理之后为了便于使用查找，而且要把档案盒号以及资料的名称标识在档案盒的外侧，需要注意的是文件的流水编号不能重复，否则会造成使用以及管理工作的混乱，不利于档案的管理。对于相同类型的档案可以把它放在一个档案盒里，在档案盒首页的目录里要写清楚盒内有哪些档案，目录要清晰而且完整，还要做好目录的更新工作，对于新增的文件要及时的体现在目录上，使目录能够真实地反映卷内的文件情况，体现归档工作的及时性与准确性。

结束语

总而言之，资料管理工作在建筑过程施工阶段是必不可少的，，做好这项工作可以更好地为以后工程使用工作提供质量管理依据，在未来的施工建设中工程建設的资料管理工作会越来越重要，所以要引起各方的高度重视，关注资料管理工作的建设，使其得到不断的提高与发展。

参考文献：

[1]裴韩聪.对建筑工程技术资料管理的一些体会[J].广东科技，2009（12）.

[2]程超.建筑工程资料管理问题与对策分析[J].中国城市经济，2011（10）.

（作者单位：延长油田股份有限公司下寺湾采油厂）