互联网+集采+智能仓储开创工程零星物资管理新局面

陶苑华

摘 要：工程零星物资用量小，又不可或缺，采购管理费时费心，但效果不好，成为困扰工程企业的难题，本文从重构零星物资采购管理体系、推广运用及持续改进等方面，提出系统解决方案供参考。

关键词：零星物资;集中采购;互联网;智能仓储

工程零星物资用量小，又不可或缺，具有“金额小，采购频次高、配送成本高、供应商区域限制明显、过程监管不易”等特点，该类物资采购管理费时费心，但效果不好，成为困扰工程企业的难题。笔者从重构零星物资采购管理体系、推广运用及持续改进等方面，提出系统解决方案，供参考。

一、工程零星物资管理难点

一是零星采购品类多、规模小、发生频次高。以葛洲坝集团为例，该集团每年零星采购金额超过5000万元，采购批次超过10000次，单批次最低金额仅几元钱。二是集采平台实施零星采购效率低。该类零星采购需建立上万项询价采购任务，完成单项采购最低需要3天，且需要配套资源支持，造成大多零星采购线下实施，长期游离监管范围外。三是配送成本高，单件零星配送，物流成本高;四是自建电商平台难度大。研发电商平台、零星供应商寻源、配套硬件及物流均需耗费大量的人力、物力、财力，自建电商平台不经济。

二、工程零星物资采购管理解决方案

運用互联网技术，搭建专属平台完成零星物资集中采购，实现价格最优;搭建智能仓储系统，完成集中配送、批量补货，实现仓储配送最优;重构管理流程，完成下单即领料，实现效率最优，为系统解决该类难题创造条件。建立配套的组织体系，强力推广运用;加强过程管控，持续改进，为体系有效运行提供支持。

（一）重构工程零星物资采购管理体系

1.重构采购体系

一是引入战略合作伙伴。集采平台实施零星采购好比“高射炮打蚊子”，有很多缺陷，自建电商平台成本高，且受自身采购规模限制，无法实现价格最优。电商公司社会资源丰富，如：京东、苏宁易购、阿里巴巴等电商公司均可提供辐射全国的电商服务，无需额外费用，还可分享其规模采购优势，实现采购价格最优，因此引入电商合作伙伴更合理。考虑到工程企业实际情况，合作伙伴必须具备较强的物流能力、仓储能力、售后服务能力、产品质量有保障且产品范围能覆盖企业需求。

二是搭建零星物资采购平台

借助电商平台优势，可在其电商平台的基础上进行优化，针对工程企业实际需求，快速搭建专属的零星采购平台，并与企业原集采平台集成。专属平台必须具备以下功能：用户身份识别系统、物料清单及查询功能、具体规格物料图片及价格展示、总需求订单及配套审批流程、库管系统、结算系统、统计功能。

三是先引进成熟品类再逐步扩展

首先引进电商公司最成熟的品类，如：电商公司办公家电、办公设备、办公家具等品类，产品不仅规格齐全，而且质量及售后服务有保障。其次，根据用户反馈意见及新需求，向其他品类扩展，如：劳保用品、小型机具、小型配件、化工材料等，逐步覆盖企业所有零星物资需求。

2.重构配送及仓储体系

一是建设智能仓库。依托具体项目，电商公司实地建设智能仓库。物料放置于标准托盘中，托盘经中间提升装置被送至库体特定位置，标准托盘内部可根据实际物料尺寸、性质不同定制成不同的形式，以满足不同需求。托盘内可放置零星备品备件、机具、电子产品、药品等，形成小型综合仓库;可控制库内的温度、湿度、光线等，形成不同用途的专用库;亦可多个智能仓库集中配置，组建大型智能仓库。该仓库单个占地6平米，价格4—5万元，可配置到每个项目点。

二是搭建配套软件支持系统。支持系统具备以下功能：身份识别系统。通过密匙、身份识别卡或人脸识别系统，对领料人身份进行识别;自动发料系统，自动完成发料及账务处理;库存预警系统，对安全库存以下物料自动预警，提醒电商及时补货;核算系统。通过系统自动运算，完成各类报表;通过互联网与专属平台进行数据交换，为结算、补货、退货及其他服务提供依据。

三是重构配送体系。依据总需求物流清单，电商公司完成配货，整车配送到具体项目点智能仓库，完成入库工作。出现库存预警后，电商公司批量补货。此方式改变原来单件单批配货方式，实现了配送成本最优。

3.重构管理流程

一是梳理零星物料总需求。依据项目合同，对所需零星物料进行分析，编制零星物料需求品类及预计数量。二是通过专属平台虚拟“货架物品”，明确具体物资及数量，下总订单，作为电商公司备货依据。三是电商公司建设智能仓储系统，将备货整车配送至项目点智能仓库。四是完成身份识别后，通过智能仓库下单领料，智能仓储系统自动发料、记账、核算及数据交换，出现库存预警后，电商公司批量补货。五是每月底，专属平台自动计算各类报表，对账后办理结算、支付。

（二）精心组织，全面推广运用

一是完成专属平台初始化工作。专属平台搭建完成后，迅速组织各项目完成初始化应用工作。二是建立用户体系。根据工程企业组织体系，迅速建立专属平台用户体系，并完成账户及系统管理员配置工作。三是推广运用。迅速完成专项操作培训，明确平台操作要点及零星采购要求。四是建立反馈机制。工程企业建立问题反馈机制，及时协调管理人员、操作人员、运维人员及电商公司专属服务人员，协调解决各类反馈问题。

（三）加强过程管理，持续改进

工程企业在广泛征求意见的基础上，邀请各级采购人员对专属平台上架产品的质量及价格、供货及时性、售后服务等进行严格评审，及时掌握专属平台运用过程中暴露的各类问题，建立不定期沟通机制，并及时与电商公司就各单位关注重点进行谈判、改进，确保采购单位的利益。一是根据需要，不断优化管理程序，不断丰富平台产品品类;二是协调解决各类实际问题，如：发票、配送等问题;三是督促电商公司推出特定优惠活动，如职工入职季办公设备优惠活动、空调产品优惠活动等。

三、实施效果

1.降低采购违规、违纪风险。电商采购过程透明，采购过程记录永久可追溯，加强了监督管理力度，可实现小额、零星货物采购全程监督、查询，一定程度解决了零星物资上线采购难题。

2.减少资源投入。与电商公司开展战略合作，充分利用社会资源，将专属平台搭建、零星物资供应商库建设、物流配送、智能仓储及部分管理职责转移至合作方，降低了工程企业资源投入。

3.确保采购质量，降低采购成本。电商公司通过集中招标，严格控制产品价格与质量，杜绝了伪劣产品及价格混乱问题。

4.操作便捷，提升采购效率。借助电商公司质量及价格管控机制，用户通过智能仓库直接下单即可领用，省略了寻源、招标、评标等过程，大幅度缩短了采购周期，提高了采购效率。

5.智能仓储系统使电商公司实现了整车配送、批量补货，达到了配送成本最优，使项目点实现了零库存，库存最优。