网络环境下企业档案管理的信息共享机制

宋奇芳

摘要：随着网络信息技术的不断发展，互联网技术在我国各个领域中的应用越来越广泛，尤其是在企业档案管理工作中，具有很好的应用效果。网络信息技术的应用可以提高企业档案管理的信息化建设，从而不断提高企业的档案信息管理效率，促进企业不断发展。

关键词：网络环境;企业档案管理;信息共享机制

现阶段，网络信息技术在企业档案信息管理中的应用越来越广泛，企业应该加强对档案管理工作的信息化建设，提高企业档案信息共享效率，促进企业档案管理的信息化建设。本文针对网络环境下如何构建企业档案管理信息共享平台提出几点建议，希望通过本文的分析能够对档案信息管理工作提供有效的借鉴。

一、对档案信息进行数据化处理

网络环境下企业构建档案管理信息共享机制就需要建立信息的数字化平台，利用网络信息技术来加强对档案信息资源的挖掘、建立档案信息库，促进档案信息的共享。要想构架档案管理信息共享平台可以分为两个步骤来进行，首先是需要对档案信息进行数据化的处理。

对档案信息进行数据化处理，意思就是对档案信息进行规范化处理，促进企业信息化办公效率。对于企业而言，尤其是一些大型企业具有大量的文档资料、数据信息，这些资料一般都用纸质进行保管，不仅数量庞大、占地空间大，管理起来也十分麻烦，纸质资料在管理的过程中经常会出现资料丢失等问题，对企业档案管理工作带来极大的困难，浪费大量的人力物力来进行档案资料管理。除此之外，大量档案资料堆积在一起也不利于工作人员对档案资料进行查找和阅读。因此构建档案信息共享平台首先就需要对档案信息进行数据化处理。

企业可以利用网络信息技术将企业中的所有档案信息都收集起来，将其分门别类的进行记录，档案管理人员可以直接找到企业项目的相关负责人，对项目的档案信息进行深度挖掘，提高档案信息的收集效率。然后再对收集到的所有档案信息进行分类评定，利用网络信息技术对这些档案信息进行管理，根据档案信息的轻重程度来进行严格标记，并筛选出一些没有储存价值的资源信息，对剩下的资源信息进行建档保存。

二、建立档案信息数据库

对档案信息进行数据化处理之后，接下来就应该对档案信息建立数据库，将所有的档案信息都储存在一个地方，方便工作人员对档案信息的查阅。现在企业中應用比较广泛的数据库运行模式主要有C/S和B/S这两种运行模式。C/S运营模式肃然应用的比较多，但是存在的缺陷也比较多，企业虽然可以引进先进信息管理技术来建立大型的数字化管理平台，从而加强对档案信息的管理效率，但是建立大型的档案信息数字化管理平台需要运用到多组，多对的网络设备，如果不能对这些设备进行有效管理，那么C/S运营系统就无法发挥其有效作用，不能对档案信息进行有效管理。与C/S运营系统相比，B/S运营模式相对而言应用效果更好一些，主要是因为B/S运营系统是直接与浏览器相连接的，技术发展的比较成熟，运用B/S运营系统可以降低企业的投入成本，提高企业档案信息管理效率。

企业要想建立档案信息共享机构就需要保证档案信息的数据库都能够在浏览器结构的覆盖之下，这样在对档案信息进行管理时，就可以将所有的档案信息进行收集、分类和录入，方便对所有的档案信息进行统一管理。另外将档案数据库覆盖在浏览器的结构中，利用浏览器技术可以提高对档案信息的搜索效率，用户只需要在浏览器浏览一栏中输入所要查找信息的关键词，就能够将其与对应的服务器进行连接，然后对向用户反馈信息，用户就可以顺利的找到所要查询的档案信息，提高档案信息的利用效率。

三、企业构建档案信息共享机制的主要注意事项

现阶段随着网络信息技术的不断发展，很多企业都加快了对档案信息的数字化建设，提高了档案信息的共享效率，但是企业在构建档案信息共享机构时需要注意以下几个方面。

首先是容灾方面，容灾主要指的是跨地区建立档案信息管理运营体系，比如两个距离比较远的企业，活着是一个集团名下不同地方的子公司，可以建立两个、多个相同的计算机信息系统，并保证这些计算机信息系统都可以在同一个核心系统控制下同样具备相同的功能，这样就可以保证这些地区之间可以进行信息共享、信息交流和相互监督。

其次是建立备份，传统的档案信息管理中，为了储存档案信息，工作人员需要建立大量的纸质备份，不仅需要投入大量的人力、物力，在档案信息材料的维护和保护方面也存在很大的问题，不利于档案信息的保存。虽然工作人员可以使用U盘将所有的档案信息多存储下来，利用U盘进行数据传递，将数据传递给所需要的部门，提高了数据的传输效率。但是这种方法也存在一定的缺点，一旦U盘出现故障，就可能会导致U盘中所有的数据都消失，而且无论是容灾还是存储都需要保持数据处于在线的状态，因此可以使用数据备份来解决这一问题，在存储数据时，对数据进行备份，可以在系统出现故障，数据无法保存时利用备份使所有的数据都能恢复，提高档案信息的安全性。

最后是在档案信息的归档方面，企业在发展的过程中，会产生大量的数据信息，这些数据信息有的非常重要，需要重点保存，有的虽然没有应用价值但是仍然需要对其进行保存，不能随意泄露，这时就需要对这些档案进行归档处理，将档案信息根据不同的类型进行分类，当用户需要查找档案信息时，可以登录自己的账户，这时系统界面就会清晰的显现出各种层次、各种类别的信息，用户就可以直接的找到自己所需要的信息，这样就将大大的提高了信息的查找效率。

总 结：

综上所述，随着网络信息技术的不断发展，网络信息技术在企业档案信息管理中得到广泛的应用，传统的档案信息管理不仅浪费大量的人力、物力和财力，且信息管理效率不高，不能满足企业的发展需求，应用网络信息技术可以对档案信息构建信息共享机构，加快档案进行的数字化建设，从而提高档案信息的管理效率。企业构建档案信息共享机制，一方面需要对档案信息进行数据化处理，加强对档案信息的收集和深度挖掘，另一方面需要建立档案信息数据库，对档案信息进行统一、规范化的管理，只有这样才能促进档案信息的共享，提高企业档案信息的管理效率。

参考文献：

[1]高麒.基于网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构[J].中外企业家，2019（15）：134-135.

[2]李岱.网络环境下企业档案管理的信息共享机制建构[J].兰台内外，2018（13）：49-50.