三甲医院档案信息化管理存在的问题与对策

张伟娟

[摘要]档案是三甲医院的关键资源，对于三甲医院管理、决策具有重要的意义，随着信息时代到来，三甲医院必须开展档案信息化建设。文章首先简单分析了新时期三甲医院档案信息化管理的优势以及其在建设过程中存在的不足，然后针对具体问题，分别从基础设施建设、管理制度建设、档案管理规范、档案管理人员、管理资金投入等不同的方面提出综合档案信息化管理保障对策，以此促进档案管理现代化发展。

[关键词]档案信息化医院档案管理对策

三甲医院的档案包括了文书、基建、科研、设备、财务、病案等多个方面，是三甲医院发展过程中的重要信息资源。随着国家医药卫生体制改革的不断深入，国家各级医院都在积极开展信息化建设，三甲医院的档案信息化管理工作得到发展，档案管理现代化水平不断提高。但是随着国家三甲医院的全面发展，基础设施建设的不断加快，档案管理的现代化水平还要进一步提高。

一、三甲医院开展档案信息化管理的优势

在对浙江省内5家省级三甲医院（浙大一院、浙大二院、浙江省人民医院、浙江省肿瘤医院、浙江医院）进行实际调查的过程中发现，大部分三甲医院都面临着较为复杂的信息管理工作。造成这种现象的直接原因在于，和普通的医院相比，三甲医院的规模庞大，门诊业务量大，学科齐全，各相关职能科室种类较多，从而导致三甲医院内部的档案门类多、信息量大、数据复杂。如果采用传统的手工整理登记档案的管理方式，不仅会给工作人员带来较大的工作量，在降低工作效率的同时还易出现档案遗漏的现象。而且，这种传统的档案管理方式检索方法较为单一，查找信息的耗时较长、难度较大，信息化利用率极低。在三甲医院中采用档案信息化管理，可以有效改善三甲医院的综合档案管理情况。这种管理方式不仅打破了传统档案管理的局限性，还在归档方式、信息检索、信息查询、资源共享等多方面进行了创新，因此在实际应用的过程中具有明显的优势。主要体现在以下几个方面：第一，通过信息化管理有效改善归档方式，从根本上加强了对档案原件的保护。第二，通过信息化管理有效改善了档案存储模式，建立档案信息数据库和存储库，实现无纸化办公，不仅节约资源，同时为信息的检索利用提供了便捷的条件。第三，通过信息化管理可以更快地完成资源共享工作。不同科室只要登录到相应的信息平台后，就可以快速获取相应的信息，继而提高工作效率。第四，通过信息化管理还可以有效降低成本。不但减少人工管理成本，而且随着档案调用查阅过程的简化，档案管理的投入成本也会随之降低。

以浙江医院为例，从2012年开始，采用医院信息部门自主研发的医院综合档案管理软件，尝试文书档案信息化管理，每次的收发文都用PDF格式导入，规范了文书档案管理流程，有效改善了档案存储模式，建立了文书档案库，为无纸化办公及文件的检索利用提供了便捷的条件。此后软件进行多次升级，逐步将人事、基建、设备、财务、科研等档案归入信息化管理系统。目前浙江医院采用的是专业公司开发的PDE数字档案管理系统，提高了系统的安全性，推进了管理标准化、服务网络化的數字档案室建设。

二、三甲医院开展档案信息化管理的不足

1.管理认识不全面

在调查三甲医院医疗机构建设情况的过程中发现，虽然绝大部分三甲医院已经基本实现了办公自动化，但是档案信息化管理的整体水平相对较低。由于医院领导的忽视，加上部分工作人员责任心不足，档案整理、监督审查等工作也没能得到具体的落实，档案信息化管理工作流于表面，给档案信息的查询使用造成了一定的阻碍。

2.管理制度不完善

随着信息化时代的到来，很多三甲医院都开始对档案进行信息化管理。但是，一部分三甲医院的档案信息化管理工作的规范性较差，管理制度不够完善，从而导致其在实施档案管理工作的过程中，存在一定的缺陷和问题。还有一部分三甲医院为了应付上级检查而实行档案信息化管理，导致管理制度没有实用性，档案缺失情况极为严重，对三甲医院档案管理工作效率的提升造成了严重影响。

3.管理范围不明确

国家对三甲医院的管理要求较高，三甲医院管理范围较大，虽然在不断医改的过程中逐渐明确，但是依然有很多三甲医院还存在着管理范围不明确的问题，而且受到管理制度不规范的影响，很多工作的开展范围都较为模糊。一部分三甲医院考虑档案来源分散的问题，将每一次事件都记录下来，虽然在一定程度上保证了档案的内容量，但是档案的保存没有规律性，除了造成档案量大幅度递增之外，没有任何的益处。以浙江医院对外宣传档案管理为例，由于归档范围不准确、档案人员必须将医院对外宣传的每一条信息都记录下来，近年来医院加强对外宣传力度，宣传档案从10年前的每年几百件，上升到了目前每年3000件左右，工作量急剧上升，但是这种宣传档案的留存实际上也只能发挥极其有限的作用。

4.管理人员不专业

目前很多三甲医院内部都设置了档案室或档案馆，但是却没有专业的管理人员和领导人员，大部分负责档案管理的人员都是从管理部门中临时调用的。管理人员的业务能力较差，无法满足新时期三甲医院开展档案信息化管理的实际需求。虽然很多三甲医院的档案管理中都应用了信息技术，但是还有很多三甲医院的档案管理工作存在滞后性。

5.档案信息冗余化

当今时代下，受社会大环境的影响，三甲医院中存放的员工档案以及文献资料的数量逐渐增加，给档案管理人员造成了较大的工作难度和较重的工作负担，作为三甲医院的管理人员必须消除档案信息冗余的问题，为医院的整体发展奠定良好的基础。

三、三甲医院加强档案信息化建设的措施

1.加强三甲医院基础设施建设

三甲医院必须充分认识到档案管理工作是医院管理过程中的重要环节，想要让医院得到真正的发展，就必须开展科学的档案信息化管理工作，强化三甲医院的基础设施建设，以此为三甲医院的全面发展奠定良好的基础。医院的基础设施建设也是医院全面发展的重要前提，首先要建立医院内部局域网，建立自动化办公系统，打造出自动化的办公环境。其次，在医院的基础设施建设体系中加入档案信息资源管理所需的软硬件设施，为档案信息化建设提供良好的环境基础以及必要的设施条件，从而更好地开展信息化管理工作。

2.完善档案管理制度

由上述内容可知，管理制度的不完善会对三甲医院档案信息化管理工作质量造成严重的影响，因此，想要提高档案信息化管理工作的质量，就必须在医院内部建立起完善的档案管理制度。在完善档案管理制度的过程中，三甲医院要充分考虑自身的实际情况，基于医院原本的管理制度，结合时代发展提出来的全新要求，逐渐完善制度。只有确保每一项制度的科学合理性以及规范标准性，才能够让工作人员更加明确清晰地展开档案管理工作，从而有效提高工作效率。比如，三甲医院要严格按照国家制定的有关档案管理方面的法律法规及地方性的法律法规，根据医院的实际情况，对电子档案管理的具体格式、保管方式、存储类型、销毁原因等内容进行系统的规划，形成严格的制度，保证档案管理人员在展开管理工作的过程中能够有法可依。

3.规范档案信息化管理

随着三甲医院建设规模的不断扩大，三甲医院内部的档案信息量也随之提高。首先，医院要和相关信息技术企业合作，结合医院现状以及内部档案管理情况，开发出专门的档案管理软件。其次，医院要对档案管理人员进行全面的培训，从而有效提高管理人员的信息技术水平和软件应用能力，让管理人员可以熟练掌握电子信息管理工作的具体方式，保证档案信息化管理工作全面落实，继而提高信息化管理工作效率。

4.加强档案管理人员培训

除了上述几个措施之外，想要保证档案信息化管理工作的稳定，就要提高工作人员的管理水平。工作人员是档案管理的关键，加强档案管理人员培训，可以从根本上提高档案信息化管理工作的稳定性和准确性。因此，三甲医院要在开展档案信息化管理工作的过程中，提高对工作人员职业素养的要求，要让工作人员树立起责任心，提高对档案管理工作的重视程度，认识到自身的责任义务，全身心地投入到档案管理工作中，让三甲医院的档案信息发挥出真正的作用。浙江医院在建设了相应的信息管理平台后，建立了专门的档案信息资源管理部门，让有一定信息管理工作基础的工作人员先学习具体的操作方式，然后采用一带一的形式，组织医院内部的其他档案信息管理人员加以学习。同时落实相应的监督管理、绩效考核等制度，充分调动员工工作积极性，让员工认识到上级对档案信息化管理工作的重视，从而逐渐改变自身想法，认真对待档案管理工作。

5.加大档案管理资金投入

想要实现档案信息化管理，三甲医院不仅要提高对档案信息化管理工作的重视，还要不断加大档案管理的资金投入，为医院的档案管理工作开展提供有力保障。档案信息化建设对硬件设施和软件设备的要求较高，必须购置性能稳定、安全可靠的硬件设施，才能够满足档案信息化管理工作的具体要求，实现高效准确的档案资源采集、利用、管理。在实际应用的过程中，根据自身的实际条件和经济财务现状，相应配置刻录机、扫描仪、转换设备、音视频数字化设备、存储设备、数码相机等，有条件的可以聘请专业的软件设计团队，建立院档案网络平台和后台数字档案存储数据服务器，实现档案资源的查询、调用、录入等功能，从根本上提高三甲医院的管理信息化水平。

参考文献

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