谈信息环境与档案工作

于星海

档案工作是在一定环境中形成、存续和演化的。系统思维的观点认为系统之外一切与系统不可忽略的联系的事物的总和，称为系统的环境。档案工作的环境是在社会发展的不同层面发挥其作用和功能的社会条件和社会基础。

档案工作发展的历史表明其特性、状态、功能与社会环境密不可分，社会政冶制度、经济发展水平、科学技术发展水平等，决定了档案工作的发展程度。当国家或类似国家的社会管理组织中档案达到一定数量，需要有专门地点存放并需要有人专门对其实施保管时，就产生了档案工作。不同社会阶段的档案工作具有不同的形态与功能。我国有史以来，社会政治制度对档案工作起决定作用，使用档案是一种特权、一种社会地位的象征。档案工作只是对档案严加看管，不允许一般的人接触。社会发展至今天，科学技术的发展开始对档案工作产生重大影响。21世纪是人类社会从工业社会步入信息社会的伟大历史变革时期。这个时期计算机技术、现代通信枝术、网络技术、人工智能技术、多媒体技术等高新技术迅猛发展，一日千里。信息的存取认知受到影响，信息的生产传播出现了新的特点，社会信息化和信息社会化正成为时代特征。凡此种种，引起了档案工作环境的巨大变革。以网络为基础的现代信息环境悄然来临，电子信息量急剧增多、计算机通信网络迅速扩展，信息环境改变了人们的思维方式、行为方式和工作方式，其影响也必将渗透到档案工作中来，使之发生深刻变化。

一、信息环境对档案工作的塑造

信息环境下的档案工作面临着承前启后的崭新局面。一方面要延续对当案工作的历史责任，继续保管档案实体，为上层建筑服务；另一方面要开拓档案工作的新空间，开发档案信息资源，为广大的社会服务。

1、信息环境促进档案工作者放眼大环境，转变思想观.念。

人类社会发展的历史，是一部解放思想的历史。社会发展到各个阶段，都会引发与时代发展相适应的新思想、新观念。在信息环境下信息与物质、能源并列，是社会的三大资源。开发档案信息资源同开发一切资源一样，对社会发展具有重要意义。

放眼大环境，就必须转变以往档案工作中“重藏轻用”的观念。在档案工作中管理是手段，利用是目的。档案工作者应积极变被动应付为主动服务，逐步从具体馆藏业务中解放出来，使档案利用服务走近利用者。

放眼大环境，就要树立信息意识。档案作为重要的信息资源，目前尚未得到充分开发。我们不必感叹社会的档案意识不高，而应自省一下自身的信息意识如何，主动积极地参与信息社会的工作做得如何。档案工作者信息意识的提高对社会各界具有先导作用。21世纪档案工作的着眼点要注重档案信息资源的综合开发与利用，对档案进行分析、鉴别、加工，从中提取信息，为利用者快速提供准确的信息和高质量、多层次的信息服务。

2、利用信息环境资源，促进档案工作发展。

环境对系统的塑造，包含两方面内容。一方面是积极的作用，给系统提供生存发展所需要的空间、资源、激励或其他条件，统称为资源；另一方面是消极的作用，给系统施加约束、扰动、压力甚至危害系统的生存发展，统称为压力。档案工作必须充分利用信息环境所提供的资源。

信息环境有两大资源。一是以因特网为代表的计算机；通信网络。它彻底改变了传统的信息与获取方式。人们进行远程信息存取，不受时间和信息存放地点的限制。信息的网上生产、传播、检索与利用日益成为主流。二是信息资源载体类型多样化。从存取方式上看，有视频、音频、图像、文本等类型；从存取介质上看，有磁带、磁盘、光盘等类型。

各种载体形式的信息传送，以网络服务的方式来重塑和发展的档案工作。首先是实现档案工作流程计算机化。目前世界各国的档案学家已将网络环境下的文档运作方案提交各种标准化组织和专业团体讨论试行。其中，实现档案的收集、鉴定、统计、编目、检索、利用等日常业务工作计算机化。档案工作由原来的手工操作为主变成在网络上由文档监控软件控制的计算机辅助管理，从以收藏保管等具体业务工作为主转变为以网络信息的检索、研究和服务为主。其次是实现档案利用服务网络化。利用先进的网络技术和丰富的网上信息资源可以提供全方位、高效率的信息服务。利用网络可以扩大档案信息资源，并针对利用者的需求对档案信息进行筛选、过滤、加工，满足社会实现网络数据库检索，并可根据信息技术的发展不断开拓新的服务方式。

3、变压力为动力，档案工作要积极纳入杜会信息资源体系。

无边无际的网上信息资源和日趋成熟的网络检索工具极大地提高了社会公众的信息可获得性，信息环境中出现了前所未有的信息竞争。图书馆业、电子出版社、商业化联机情报检索机构、信息中介机构……都积极地投入到这场竞争之中，所有的信息资源都被充分地开发和利用。此外还有电子文件管理工作上的竞争。目前许多电子文件的收文与发文机构依靠计算和人员进行电子文件的管理，档案工作人员若不了解相关的管理流程和技术，只能沦为保存电子文件的“硬盘”。这种种情况给档案工作以极大的压力。在信息市场争夺战中，你不占领的阵地很快就会被别的机构占据。目前我国档案界许多机构和人员还未认识到这些竞争及其激烈程度。他们认为档案的原始性决定了不必担心没人来利用。但档案界也有一些有识之士提出了“档案工作往何处去”的疑问，甚至发出了“档案工作既将被吞没了”的感叹，他们是实实在在地感受到了信息环境带来的压力。在这种压力下我们只有积极行动，变压力为动力。以系统思维的观点看，弱者只要不向命运低头，努力寻找和开辟利用环境的特殊渠道，形成自己与环境互动的独特方式，就能够生存下去，甚至转化为强者。

信息环境下，每一种信息工作都必须从网络的高度重新认识其资源体系的建设与发展问题，每一种信息工作都要平等地参与网络的管理与决策并分担网络运行和管理的费用，每一种信息工作都必须恪守诺言、开放资源，融入一体化的信息资源体系中。档案工作信息化的要求日趋迫切。档案机构要向社会信息服务机构转变，它们所履行的各种社会职能要朝着发挥新的、更大范围的作用的方向发展。档案服务必须走出馆门，积极纳入社会信息资源体系，进入广阔的社会并服务于整個社会以求得生存与发展。