水文资料档案安全管理策略

李文迪 毕红续

【摘 要】现如今，我国经济在快速发展，社会在不断进步，档案是无形的财富，一旦损毁或泄密，就可能造成不可挽回的损失。因此，确保档案安全，是档案工作的重点。水文行业的档案是日积月累的实践结晶，更是需要妥善保管。文章针对水文档案管理工作的风险点，提出了四项着力点，以期为水文事业的档案安全管理工作提供参考和借鉴。

【关键词】水文;档案管理;信息安全

引言

水文工作既是一项专业性很强的基层工作，又是一项与经济社会发展密切相关、应用量大、面广的工作。水文资料是水文、水资源、水环境监测、测验、预报等活动中，直接或间接形成的具有保存和利用价值的各种形式的数据、图表、文字、声像的历史记录。水文资料内容还包括水文年鉴、水文统计值、水文图集及水文调查资料等。水文资料是水文工作者不畏艰险，辛勤劳动的结晶，对于水利事业而言，水文资料具有十分重要的作用，水文资料为防治水旱灾害、国民经济建设、水资源开发利用、水环境保护、科学研究和水利工程建设提供决策依据和重要数据资料，充分发挥了水文的耳目和参谋作用。因此，做好水文资料档案管理工作，使水文资料具有完整性、可靠性、一致性非常重要。随着水文事业的改革发展，水文资料的数量、种类增加、适用范围也更广。因此，要加强水文资料的管理，结合水文资料档案管理的特点，从实际出发制定水文资料档案管理办法，实行统一领导、分级管理的原则，使水文资料管理工作不断走向制度化、规范化。在提供水文资料服务时，档案管理工作要遵守国家有关科学技术档案的保密规定，加强对水文资料档案的保密管理，确保水文资料档案的安全性。

1水文档案信息化建设的必要性

水文档案具有一定的地域性，同时还要求其具有一定的统一性。通常情况下，水文档案是以一个监测站一年的监测情况为一个单位的，即一个监测站一年的勘测情况记录汇编成一册档案记录。也就是说一本水文档案只能反映一个地区某一个时间段的水文要素变化的情况和规律。一方面，一个地区的水情研究和水文变化预报仅凭一个观察站的監测记录很难做到范围广，时效长，准确度高的要求，因此，一个地域可能需要将多个监测站的水文档案综合到一起才能够分析出准确的研究结果，做出精确的分析报告。另一方面，即使是不同地区的水文要素，也存在相同或相似的变化规律，所以，一个地区的水文档案可以用以比较另一个地区的水文要素变化规律或者推测另一个地区的水文变化规律，这也是水文档案非常重要的一个用途。如果只靠人工来完成上述要求，是一个非常浩大的工程，是一个浪费人力、时间的做法。但是如果采用信息化电子档案，就可以十分快捷的实现不同地域的文件传输。有了信息化水文档案，也可以十分简单的在全国范围内实行水文档案的统一化标准。进而实现水文档案填报格式的统一化、标准化，填报内容的规范化。统一的填报格式和规范的填报内容能够使得水文档案在其他地域的应用过程中少走一些弯路，在某个程度上来说，也节省了相关工作人员的培训成本和工作成本。为了符合现代化作业对水文档案的统一性、便捷性、准确性的要求，水文档案信息化的建设势在必行。

2水文资料档案安全管理策略

2.1注重管理，丰富室藏，加快档案信息建设

档案信息资源建设是档案信息化建设的核心。水文档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，因此水文档案信息资源建设必须从源头上加以关注。首先，要制定与水文信息化相协调的档案信息化建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新。其二，要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化，丰富室藏。其三，推广档案管理软件的运用，推进水文档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。其四，加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要积极创造条件，建立信息管理制度，保证本系统的电子文件的真实、完整、可靠、安全地保存。严格执行电子文档和纸质文档同时归档的双套制管理办法，最终实现“数字化档案室”。

2.2加强制度建设

必须坚持标准化制度化，认真贯彻落实《安全生产法》和《水文条例》，建立健全水文资料及档案的安全管理制度，档案安全事故预防、报告及处理制度，将安全管理措施落实到各个环节;制定切实可行的应急预案，随时应对可能出现的各种情况;定期进行全面、认真、细致的检查，对重点部位进行全面彻底的清查，不留死角，把档案安全工作重点从事后处理转变到事前防范上来;对存在的问题和隐患，要采取有力措施，及时整改，杜绝各种危害档案安全事件的发生。地市以上水文局要进一步强化档案室日常管理，档案室由专门人员管理，无关人员不得随意进出;严格执行档案查、借阅制度，查阅、提供档案一律由档案管理人员进行;严格规范档案资料的统一编码、入库登记、借阅、归还、查找、盘点等流程，提高档案管理的效率;强化网络安全管理，严禁将档案数据存放在外网计算机或拷贝带走;加强电子文件的形成、存储、传输、利用过程中的安全保密防范。各县区水文站要进一步提高安全风险意识，责任到人，切实加强日常水文资料的安全管理。一是要整顿资料保管环境，无关物品不要与水文资料混杂存放，保持清洁卫生;二是“四随”完成后立即入柜存放，杜绝丢失风险;三是要定期拍照存档，对计算机定期检查，杀毒清理，保证水文原始资料数据安全。

2.3不断提高水文资料档案管理工作水平

首先要取得领导的重视和支持。领导重视和支持档案工作，不但可以及时解决工作中存在的人力、财力等难题，而且也是对档案人员工作的最大支持和鼓励。二是要提高管理人员的素质。水文资料档案管理人员的综合素质和业务水平对档案工作的开展至关重要，应当经常性地参加培训和考核。三是要健全规章制度。按照《水文技术档案管理办法》，结合本单位的实际情况，制定相应的规章制度，保证档案管理工作正常有序地开展。四是要完善计算机档案信息系统。完善档案信息系统，可以将水文资料档案信息管理与各种水文数据库链接起来，提高水文资料的利用效率，而且可以将水文资料目录、概况等有选择地在网络上展示，方便查阅利用。五是不断创新服务理念。为了加强水文资料档案的服务咨询工作，档案管理人员应转变思想，不断创新，深入到基层第一线，主动上门服务，积极配合提供利用。

结语

水文档案信息化建设是档案管理工作的必然发展趋势，在水文档案信息化建设过程中要面临许多问题，要解决这些问题，就要突破传统的工作方式，引进先进的档案管理软硬件设施，定期开展档案管理人员技能培训，实现水文档案管理的信息化。

参考文献：

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[3]余秀洁.浅谈水文地质档案信息化建设[J].东方企业文化，2013：163-164.

[4]徐诗玚.水文档案信息化建设策略探讨[J].办公室业务，2016（17）：58.

[5]唐震宇.水文档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2016（3）：43.

（作者单位：1长江水利委员会陆水试验枢纽管理局;2 国网赤壁市供电公司）