科研档案信息化管理的实现路径与价值阐释

【摘  要】科研院所的档案管理工作包括科研院所的文书档案、财务档案、专业技术档案以及科研档案等，内容繁多，种类繁杂，因此，对科研院所的档案进行精心管理，就成为科研院所管理工作重要的内容。随着现代信息技术的发展，国家提出了“互联网+”行动，在这样的背景下，科研院所施行档案管理信息化策略，能增强科研工作的科学性、针对性和实效性。接下来，本文就探究科研档案信息化管理的实现路径与价值阐述，以飨读者。

【关键词】科研档案;信息化管理;实现路径;价值

前言

邓小平说过：科学技术是第一生产力。随着我国社会经济的发展，科学技术在社会经济发展中占据着越来越重要的作用，基于此，国家越来越重视科研机构的发展。在科研院所中，各种文书档案、财务档案、专业技术档案以及科研档案较多，需要进行统一的集中管理，以确保相关档案信息的完整、准确和安全。但随着时间的推移，各种档案的数量越来越多，传统的档案管理方法已经不适应时代的发展需求，在“互联网+”背景下，对科研院所的档案进行信息化管理就显得迫在眉睫。

一、科研档案的特点

（一）收集和整理工作比较复杂

科研院所的档案内容繁杂，种类繁多，包括文书档案、财务档案、专业技术档案以及科研档案、声像档案、实物档案等，尤其是体现科研单位特点的科研档案，涵盖了某一项科研项目整个活动的过程，使得该档案收集和管理的工作较为复杂：

首先是数据量较大。笔者在前文已经说过，科研院所的档案种类繁多，内容还比较繁杂，特别是科研档案，根据科学研究的需求，可以划分成为多个不同的子课题，这些子课题研究的内容和方法各不相同，会涉及到多个立档部门和不同的专业学科，需要的时间长度也不同，但每个子课题都与主项目一样需要档案管理部门对其进行阶段性的管理，定期检验、考核阶段性的成果与目标。这样一来，就会形成大量的档案资料，这些都需要档案管理部門进行存档。

其次，档案的时间跨度较长。在科研院所中，任何一项科研项目从申请、立项论证和组织实施，到最终的检查评估、验收鉴定、成果申报、推广以及档案入库，经过的时间跨度都比较长，短则一两年，长则三五年，如果遇到其他客观因素的影响，该科研项目的周期会更长，这就为科研档案的管理工作带来了较大的困扰，如果管理方法不当，就会遗失重要的资料，从而造成重大的科研损失。

（二）科研档案对管理的安全性要求较高

科研院所的档案管理工作，特别是科研档案具有极高的经济价值和社会价值，尤其是创新性的科学技术设计以及具有专利的技术，体现了我国相关领域的高、精、尖科学技术水平，这些档案对管理的安全性要求较高，需要对其内容进行严格的保密，这样才能保证相关技术的不被泄露。因此，对这样的档案进行管理时，就必须采取安全、有效的管理措施。

二、科研档案管理信息化的价值阐述

笔者在前文已经说过，科研院所的档案管理工作内容较多，种类比较繁杂，特别是很多科研项目周期较长，这就使得传统的纸质管理方式无法适应科研的需求。一是纸质档案管理的方式，需要特定的保存场地，对环境要求比较高，潮湿和过干的环境容易导致纸质档案腐朽或是引发火灾，虫鼠等的出没，使纸质档案遭受啃啮，导致重要资料的遗失。二是随着科研工作的持续开展和深入，档案资料越来越多，为查找工作带来了很大的麻烦，档案管理部门在管理纸质档案时，就必须增加人手，这样一来，就浪费了大量的人力、物力和财力。为此，采用信息化的方式开展档案管理工作，将大量、繁杂的纸质档案电子化、信息化、数字化，同时设计出合理的科研档案管理平台，为相应的档案建立分类明确的资源信息库，十分有必要。一是为相关使用者提供更快捷的服务，提高科研项目研发的效率;二是增强相关部门管理工作的科学性与准确性;三是借助信息技术，进一步实现科研档案的资源共享，帮助相关领域科研人员及时进行交流沟通，从而提高科研的效率，加快科研成果的利用和转化;四是科研档案管理部门建设信息化档案管理的方式，在提高工作效率的同时，节省了档案保管的空间，从而节省大量人力、物力和财力成本;五是通过加强电子档案管理的安全措施，提升科研档案管理工作的安全性、可靠性。

三、科研档案信息化管理的实现路径

（一）加强基础设施建设

当前，科研院所要想实现档案信息化管理，首先要加强基础设施的建设，投入必要的专项经费，为档案管理部门配置适宜的硬件设施和软件设备，比如，投入专项资金，采购相应的电脑设备、扫描录入设备，并投入专项资金，研发科学、有效的档案管理平台，为科研档案信息化管理工作奠定基础。

（二）培养合格的信息化管理人才

在加强档案信息化基础设施建设的基础上，科研院所还必须培养合格的信息化档案管理人才。人才是推进科研院所档案电子化的重要因素。科研档案管理部门要想推进档案管理工作的信息化，就必须保证相应的管理人员都能熟练地使用信息数字化技术、储存技术、多媒体技术、网络通讯技术，同时还能具备加工、提炼档案信息的能力，这样才能确保科研档案信息化管理工作的准确性、系统性、完整性和安全性。为此，相关单位应从两个方面着手：一是加强对本部门档案管理人员的培训工作，使他们在培训中逐渐掌握相应的信息技术知识，能够熟练使用信息技术开展科研档案的管理工作，满足信息化档案管理工作的需求;二是积极聘请专业的高素质人才，以“传帮带”的方式加强本单位档案管理工作人员的职业素质，从而提高档案管理工作的质量和效率。

（三）建立完善的档案信息化管理制度

科研院所要想实现档案信息化管理，还必须建立完善的档案信息化管理制度。为此，相关单位必须制订出科学、合理、健全的电子文档收集、整理以及安全管理的标准，明确档案信息化管理操作的方式以及不同人的职责和权限。这样一来，就能将职责落实到个人，使档案管理的各个操作环节都能有章可循。为此，科研档案管理部门必须认真研究，制定出科学的、切实可行的奖惩措施，并严格落实执行，这样才能充分调动相应档案管理工作人员工作的积极性，发挥出自身的主观能动性，从而提高科研档案管理工作的效率。

（四）提高科研电子档案管理的安全性

随着现代信息技术的发展，网络安全越来越受到人们的重视，科研院所的档案管理工作十分重要，为此，必须加强其电子档案的安全管理，提高管理工作的安全性，防止出现失密或泄密事件的发生。在实际的执行中，首先，相关科研单位应提升系统数据库的安全性，积极采用设置用户权限的验证方式，并加强对用户访问的控制，确保具有合法授权的用户访问本单位的档案数据库，并严禁用户在访问中私自修改档案数据，从而防止相关档案被恶意破坏或者被恶意修改;其次，加强网络运行的监管。相关科研单位的档案管理人员必须实时监控网络系统的运行状态，借助平台操作日志，监控不同用户在不同时间点的操作;最后，还要加强系统的网络安全。相应科研档案管理部门必须加强系统的网络安全，针对外接端口，加强保护，并不定期对档案数据库进行备份处理，以免相应档案在数据传输中出现错误，从而造成重要信息数据的损坏或遗失。

四、结束语

综上所述，科研档案信息化管理，对于科研院所来说具有极大的作用和价值，科研档案管理工作信息化建设，能节省大量的人力、物力和财力，同时还能为使用者提供更加快捷、系统、准确的服务。本文就阐述了科研档案信息化管理的价值，并探讨了其实现的路径，希望笔者的阐述，能为相关单位的科研档案信息化管理工作提供参考和借鉴。

参考文献：

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[2]胡郑丽.“互联网+”时代非物质文化遗产“档案式保护”的重构与阐释[J].浙江档案，2017（1）：22-24.

[3]谷丽华.档案管理信息化的实现路径探究[J].办公室业务，2017（22）：75+81.

作者简介：

张艳路（1989-），女，山东德州人，民族：汉，职称：馆员，学历：硕士研究生研究，方向：档案。

（作者单位：天津市计量监督检测科学研究院）