物资管理优化

2019-09-10高鹏何健威曹斌

E动时尚·科学工程技术 2019年5期

高鹏何健威曹斌

摘要：在中国海油持续高速发展期间，长期以来在实际工作中存在的“重采购、轻库存”现象，已产生了相当大一部分的积压库存。这部分物资通常为设备中的配件，基本使用专用物资数据进行管理，因为缺乏规范数据的严格标准，数据质量相对较低，存在很多“一物多码”的情况，甚至影响到了领导层的决策，但这也意味着物资管理有很大的优化空间。本文论证了对专用物资数据描述中的关键特征量（品牌、配件号等）进行标准化管理，并结合制造厂商协同、物资数据质量管控等手段应用到实际业务中，优化专用物资数据，达到提升物资管理水平，实现降本增效的目的。

关键词：物资管理优化;专用物资数据;关键特征量标准化;管理应用

1 前言

1.1 背景

在中国海油持续高速发展期间，长期以来在实际工作中存在的“重采购、轻库存”现象，已因此产生了相当大一部分的积压库存。究其原因，与原物资标准不适合海油业务需求和物资数据质量低（标准化程度低，数据重复率高、描述不明确等）是息息相關的，高质量的数据是开展物资管理工作的重要前提条件，而物资标准是物资数据的基础。为提高数据质量，促进集中采购，物资共享，降本增效，提升管理水平夯实基础，推动企业可持续发展，总公司采办部在2012年启动了物资标准化项目，将原61大类物资标准，优化为新43大类物资标准

新物资标准与原物资标准相比，做出了精简物资层级，优化分类维度，完善分类说明，增加属性说明等改进，极大的改善了物资标准的科学性、使用性，为提高物资数据质量，优化物资管理工作奠定了基础。

1.2 物资管理

物资管理是从物资的需求开始，到平库、采购、仓储，最终出库、调拨/转让，涵盖物资从需求到消耗的全生命周期。物资管理工作包括：物资标准及数据管理、仓储资源管理、物资虚拟库、物资调拨/内部转让、仓储物资处置、库存监控及优化、账外物资管理等工作。物资标准及数据管理，在物资管理的前端控制需求，是物资管理工作的基础。高质量的物资数据环境，对物资管理工作起到事半功倍，提纲挈领的作用。

1.3 物资数据的应用

物资数据是企业各个环节之间的“通用语言”。高质量的物资数据，能够降低沟通成本，提高工作效率，增强统计准确性，减少重复采购。

1.4 专用物资数据优化

专用物资数据占数据总量的65%，存在很多一物多码的物资，有很大的优化空间。通过优化专用物资数据，可以降低重复采购，减少积压库存。

1.5 关键特征量标准化

关键特征量指专用物资数据中的“品牌（或制造厂）”、“配件号”等确定物资唯一性的属性值，关键特征量标准化是优化专用物资数据质量的有效途径。关键特征量标准化也是物资标准化的其中一种形式。

1.6 关键特征量标准化的应用

关键特征量标准化结合制造厂商协同（确定填写规则）和物资数据质量管控（数据调整和单据切换），才能将标准化的成果落地。

2 物资管理与专用物资数据的现状及分析

2.1 物资管理现状及分析

目前中国海油的当前库存中存在着大量的积压库存，这部分积压库存不仅占压了资金，共享率低，且很大程度上影响了领导层的决策。问题的产生原因及影响分析如下：

积压库存：因需求人员不了解当前已有库存的情况，平库不到位，仍进行重复采购造成。

共享率低：因需求人员对物资的使用习惯不同，导致物资在一个公司下的多个工厂之间，或者多个公司之间的共享率低。

资金占压：因积压库存仅自身货值就占用了大量资金，且为了管理这些积压库存，还要额外付出人工成本、场地费用等。

影响决策：因积压库存，重复采购等造成的影响，库存管理混乱，难以整合同类物资，做出精准的分析，很大程度上影响了领导层的决策，不利于集中采购、联储共备等工作的开展。

积压库存的主要物资是备件类物资，备件类物资约占全集团整体库存量的46.8%，是物资管理工作的重中之重。备件类物资在SAP上基本都使用专用物资数据进行库存管理，其一物多码的现象非常普遍，通过优化专用物资数据，在物资管理的前端进行把控，是解决以上问题的有效途径。

2.2 专用物资数据现状及分析

2.2.1专用物资数据现状

目前专用物资数据中很多物资因为缺少严格的标准，描述中有很多差异，存在着大量一物多码的数据。因为编码不统一，需求者很难了解到要购买的物资是否已有库存，在这种情况下，就容易产生重复采购、积压库存，造成额外成本。

截止至2017年6月9日，中国海油SAP系统中有效的物资数据总量约为162万条，其中专用物资数据约为103万条，约占总量的64%。

2.2.2专用物资数据产生的主要原因

专用物资数据主要是设备上使用的配件，制造厂商为了保护自身利益，防止用户向其他厂家订购，通常都会对这些配件的规格、技术参数等信息进行技术封锁。而用户一般只能通过厂家提供的手册查找配件号，装配位置号、设备序列号等信息，确定要使用的物资，其很难像通用物资数据一样，掌握到详细的规格、技术参数等信息，只好按专用物资数据进行提报。

2.2.3专用物资数据描述规则的多样性

专用物资数据的一个关键特征量是品牌（或制造厂），每个品牌（或制造厂）都有自己的物资描述规则，在专用配件模板上，14个属性（关键特征量）的任意组合也多种多样，即使是相同的品牌（或制造厂），用户在不知情的情况下，为了准确的买到想要的配件，往往会填写尽可能多的已知信息，而且不同的用户，其需求、掌握的信息、填写习惯也不同，这些条件综合起来，最终造成了相同品牌（或制造厂）的数据，也存在很多一物多码的情况。尽管总公司出台了专用物资数据一级规范，但是这也没有精准的解决相同品牌（或制造厂）下规则统一的问题。

以品牌为CAT的物资为例，在与厂家沟通后，了解到其一个配件号代表着唯一的物资，那么它的物资数据描述规则仅为“物资名称+品牌+配件号”这一种就可以了，但是实际数据中，常见的描述规则就有10余种，理论上允许存在的描述规则多达4000余种（这是由于专用配件模板有12个选填属性造成的）。

2.2.4专用物资数据相同品牌（或制造厂）下关键特征量的差异性

以品牌为ATLAS COPCO的物资为例，在与厂家沟通后，了解到其关键特征量为品牌和配件号两个属性，且仅有一种标准的规则，品牌填写ATLAS COPCO，配件号为10位数字，中间无空格和特殊字符。在该品牌下已有的物资数据中，品牌有62种不同写法，配件号有8种不同写法。

2.2.5专用物资数据优化需解决的问题

因为用户难以了解到物资的实际规格、技术参数等信息，所以现阶段不考虑将其转为通用物资数据的方式去优化，仅在专用物资数据的基础上进行优化。下面提出优化专用物资数据需解决的问题：

1.关键特征量“品牌（或制造厂）”的标准化。

将相同品牌（或制造厂）的不同写法进行标准化处理，才能统计出该品牌（或制造厂）下全量的物资数据。

2.相同品牌（或制造厂）下描述规则的标准化。

以品牌（或制造厂）为基准，对该品牌（或制造厂）下物资数据的描述规则进行标准化处理。

3.其他關键特征量的标准化。

配件号、设备型号、设备名称等关键特征量的标准化。

4.已存在物资数据描述的标准化。

按关键特征量标准化、描述规则标准化的要求，调整物资数据描述。

5.物资数据描述统一后业务单据的切换。

物资数据描述调整后，会出现多条物资数据合并为一条新编码的情况，这时需要将旧编码的采购订单、库存等业务单据切换到新编码上。

3 关键特征量标准化的管理应用

专用物资数据优化，首先应做到关键特征量“品牌（或制造厂）”的标准化（关键特征量标准化）;之后统计出采购金额、库存金额高的品牌（或制造厂），优先选取排名靠前的品牌（或制造厂），和其制造厂商进行沟通，确定该品牌（或制造厂）下物资的描述规则和关键特征量的标准写法（制造厂商协同）;最后进行物资数据描述的调整，以及业务单据的切换（物资数据质量管控）。

3.1 关键特征量标准化

抽取专用物资数据全部的关键特征量“品牌（或制造厂）”，按以下规则进行标准化处理。

1.排除贸易商、代理商。

2.不允许使用国家企业信用管理平台、中国执行信息公开网等国家网站上公布的信誉不良的制造厂商。

3.相同品牌（或制造厂）只允许有一种标准写法。

4.国内厂家，及在中国成立的中外合资企业，需填写该公司官网最新的制造厂中文全称。

5.国外厂家需填写该公司官网的英文品牌（使用大写英文字母），不能带有CO.＼LTD.＼LLC＼INC＼BV＼SA＼GMBH等表示公司含义的词汇。

6.国外大型企业下独立经营的子品牌，填写英文子品牌。

标准化处理后的品牌（或制造厂），可在物资数据质量管控中进行调整。

3.2 制造厂商协同

品牌（或制造厂）标准化后，将品牌（或制造厂）作为关键字在MDM系统中搜索已有的物资数据，之后根据其物料编码在SAP中导出采购记录和当前库存，将导出的数据处理后，统计出采购金额、库存金额排名靠前的品牌（或制造厂）。然后与制造厂商进行沟通，确认该品牌（或制造厂）下物资数据的描述规则和关键特征量的标准写法。最后将沟通的规则总结为该品牌（或制造厂）物资数据的规范要点，在集团范围内应用。

制造厂商协同应遵循以下原则：

1.优先选取采购金额、库存金额高的品牌（或制造厂）。

2.描述规则应尽量避免产生重复数据，做到一物一码。

3.采取用户的合理化意见。

3.3 物资数据质量管控

通过和厂家沟通，确定描述规则和关键特征量的标准写法后，已有的数据会有很多不满足当前的标准，且会有很多重复数据，这时需要对其物资描述进行调整。

调整过程中需完成以下事项：

1.导出该品牌（或制造厂）下全量的数据。

2.已有关键特征量的规范。

3.向二级单位征集缺失的关键特征量。

4.向二级单位确认问题数据。

5.向厂家确认数据的准确性。