浅析科技档案管理工作中存在的问题及对策

郭亚楠 王会玲

摘要：当前社会信息资源在获取的途径上主要依靠档案资源，因此科技档案的管理手段得到了较大的关注度，在当今世界的其他国家，档案管理已经应用了集中管理的形式，这对于我国数量大、领域广的档案管理工作带来了一定程度上的便捷，同时也能够将管理的效率进行提升，在一定程度上对科技发展起到了促进作用。基于此，本文主要探讨了科技档案管理工作中存在的问题及对策。

关键词：科技档案;问题;对策

中图分类号：R821.7+9  文献标识码：C

引言

科研单位要想在自身的发展过程中保证社会地位和发展的基础实力，就要重视科技档案的管理工作，要结合现代化发展的社会需要，以及企业自身的发展水平，探究并发现目前档案管理工作中的缺点，并及时的进行管理意识、技术以及制度上的创新，在对策的实施方面，要切合实际情况，保证措施能够行之有效，才能保证科技档案管理工作促进科研发展进步。

1科技档案管理工作中存在的问题

科技档案管理在经济的发展带动下，已经逐渐的开始了创新，但是在创新的过程中，应该紧紧的把控住自身的实际问题，结合自身发展的特性进行创新，杜绝照搬照抄的情况。结合当今科技档案管理的现状来看，其具有较大的变动性、真实性问题的同时，还存在着其他的问题。

1.1资料整理不规范、不达标

科技档案相关执行标准、各项规章制度宣传普及工作缺失或做得不到位。部分科研项目组对相关档案制度不了解，又未能在项目研发初期结合本项目组实际情况指定专人负责档案的收集积累工作，以至于造成责任不明确、不到位。因为没有制度约束、参考，长期处于随心所欲，任性收集整理的状态，又因为没有相关规范标准可依只能根据自己的想法随性收集，随意整理，造成整理不规范、不达标，严重影响了科技档案的质量。

1.2资料收集不齐全、不完整

由于档案管理人员到科研工作第一线宣传指导工作不力，科技档案管理相关制度、规范缺失，再加之科研项目组资料收集责任不明确，造成科技文件资料收集不齐全、不完整。笔者在实际工作中发现，推广、应用（横向）项目相较于重点科技攻关项目，其文件材料的缺失率更高。

1.3档案利用率不高

目前多数科技管理部门对科技档案以保管为主，科技档案工作历来重保管，轻利用。首先，作为科技档案的主要利用者—科技工作者对科技档案利用的主管意识不强，很少到档案馆去查询、利用科技档案信息。其次，因为科技档案收集和编纂工作开展不够。截至目前，科技档案管理相关部门依旧存在不能及时收集档案文件的问题，导致在需要时不能满足工作所需，而保存的部分内容因含金量低，保密性差，有价值的信息没能开发出来，无法实现科技信息资源的共享，起到相应的作用，利用率不高。

2 提高科技档案管理水平的相关对策

在科技档案的收集整理及移交归档工作中，要严格遵循科技档案的自然形成规律，并注意保持科技档案之间存在的有机联系，进而确保科技档案完整、准确。在科技档案管理工作开展中，有关领导和档案管理人员应该提高档案工作重要性的认知程度，只有这样才能确保各项工作更加高效开展。

2.1完善科技档案信息管理系统

良好的科技档案信息管理系统，应该能够涵盖科技档案管理工作的各个环节，在管理模式、管理平台、信息收集、储存以及管理技术方面都应该进行严格的制度把控，还要在档案管理的思想意识方面进行重视，将各个企业中的科技档案管理观念进行充实，并及时的将现代化的管理技术、先进的管理想法和创新意识进行落實，才能够保证管理制度有效的实施，并达到最初既定的目标。

2.2 加强对科技电子档案的认识

企业在科技档案管理过程中，应重点加强对科技电子档案的收集归档工作。随着我国社会信息化程度的不断提高，企业科研工作的电子信息化程度日益加深，科技电子档案产生的数量正逐步超过传统的纸质档案，成为企业科技档案的主要形式。在此情况下，企业档案管理部门应清晰地认识到电子档案是未来档案工作的重要内容与发展趋势，一方面要加强宣传教育，使企业档案工作人员正确认识电子档案，增强对电子档案的信任度并提高对电子档案价值的甄别能力，扩大科技档案的收集归档范围;另一方面，考虑到企业科研工作中形成的电子档案种类繁多、数量巨大、格式特殊，在档案收集归档过程中，应采取灵活的处置措施。如针对科技管理类的电子档案，可采取“双套制”，即电子档案与纸质档案双套保存;而一些单位内部使用、不涉及法律问题的电子档案，或价值不大、短期保存的电子档案，或数量巨大、无法打印保存的电子文档，不应强制双套保存，应创造条件以数字化的形式进行存档。

2.3 重视企业科技档案中过程性档案的收集归档

科技档案是对企业科研工作过程及结果的记录，是企业科技工作的重要依据。企业科技活动的过程性材料，虽然不是最终的科技成果，但却记录了企业科研过程中所采取的思路、步骤及方法等，涵盖了企业科研活动的方方面面，是企业极其宝贵的信息与知识财富，其中有些科技创新的经验、教训，甚至比最终的科研成果更有价值，对企业持续的科技创新具有重要的参考价值与借鉴意义。因此，企业在科技档案收集归档过程中，要重视将科研活动的过程性文件列入档案收集归档的范畴，如科研工作日志、阶段报告、进展报告、实验数据、数据计算、中间性材料等;而且在科研项目验收中，不仅要验收最终成果档案，还要验收过程性档案。

2.4 坚持企业科技档案管理的利用服务导向

企业科技档案的价值只有通过开发利用才能得以实现，只藏不用谓之无用。对于企业档案管理部门及档案工作人员来说，管理科技档案的最终目的也应是服务于企业的科研工作。因此，在科技档案管理实践中，企业档案部门及相关管理人员要转变“重藏轻用”的档案管理观念，树立以需求为导向、以服务为核心的工作理念，大力开展企业科技档案的开发利用工作，满足企业科技创新对科技档案的利用需求，将科技工作者的满意度、对科技工作的支持度作为工作质量与服务水平的主要评价标准。

2.5提高科技档案管理人员素质

人员管理是科技档案管理中最基础，也是最重要的环节。管理制度以及管理体系都是由人指定的，那么就要从最基础的人员方面进行入手，首先，将科技档案管理人员的基础知识水平进行提升，可通过培训、考核等方式。其次，在管理人员的工作态度以及个人素质方面，也应进行把控，可以在人员入职过程中进行素质考核，在工作中建立业绩制度、薪资制度，保证管理人员能够拥有工作积极性。在精通管理技术、了解管理知识的同时，拥有工作的热情，才能够保证制度、体系的完善。

结束语

在当今的档案管理模式中，科技档案管理是比较普遍的形式，并且在现代化信息技术发展的同时，科技档案管理的形式也逐渐向着信息化的方向发展，但是现代化发展具有时效性和紧迫性，这就导致了科技档案管理出现了诸多的问题，因此必须结合相关的实际情况，将这些问题进行解决，才能够保证档案管理工作能够得以实施。

参考文献：

[1]  浅析科技档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 李群.  技术与市场. 2019（12）

[2]  浅析农业科技档案管理存在的问题及对策[J]. 么宏玲.  农家参谋. 2019（01）

[3]  医院科技档案管理工作改进措施研究[J]. 金鑫.  办公室业务. 2019（19）

[4]  企业科技档案管理中存在的问题及对策研究[J]. 赖文俊.  兰台内外. 2019（30）

（作者单位：1山东省菏泽市鄄城县民政局2.鄄城县自然资源和规划局）