浅谈公安局档案信息化建设的瓶颈及解决之道

刘利娟

近年来，随着网络技术和信息技术的飞速发展，我们正逐步走向信息时代。在此背景下，加强档案信息资源建设，实现档案信息管理，将成为档案管理发展的必然趋势。

一、档案信息化的重要性

（1）档案信息化的含义

档案信息化是指以计算机网络为中心的科学技术在档案的形成、收集、整理、归档、查询和管理中的推广应用，以及通过计算机网络软硬件实现的诉讼档案信息资源建设。其优势在于利用信息技术传播速度块，存储容量大，查询速度快，信息资源共享，实现了以科技手段智能协助法官办案的系統工程。

二、档案信息化的瓶颈

即使档案信息化有重大意义，档案信息化工作势在必行，但公安局档案信息化建设却进程缓慢，主要是因为：

（一）主观因素

1.档案信息化建设管理理念落后

尽管档案工作的重要性逐渐被人们所认识，但仍有一些单位不重视档案工作。档案工作只满足于有人管档案，有人拿查档，有人收归档的状态。一些干警认为，信息化工作不能由审判人员或不具备审判执行资格的人来完成，这是一项没有存在感的后勤保障工作;从事信息化工作的人觉得工作很辛苦，但工作表现不如审判人员效果明显，个人进步空间狭窄，长期工作会耽误审判执行工作。如果干得好就不能走，干不好反而领导要批评，所以得过且过得工作不思进取。只要有机会，就想离开档案工作岗位。随着社会的不断发展，人们的权利保护意识不断增强，诉讼案件的种类和数量呈几飞速增长。这一理念已严重不能满足时代对公安局档案工作的要求。这在诉讼档案信息化建设过程中造成了消极投入和不规范的行为，最终会延误档案信息化建设，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息建设目标的实现。

2.归档档案不规范，档案管理混乱

一方面，虽然对档案的收集、立卷编目、卷宗装订等事项在《公安局档案管理指南》一书中有明确规定，但在实际工作中实施起来效果不是很好，填写归档宗项目不完整，次序混乱，目录和卷宗封面项目项目填写不完整，部分案件质量评查表甚至没有于卷宗装订入册。

另一方面，有些公安局档案管理人员不明确自己的责任，很多公安局都是档案管理的兼职档案工作者，大多数档案工作者是由内勤工作人员组成，在年度考核中，档案工作不被列为必考项目。另外档案管理员经常换岗，移交程序不完整，部分档案出借后不退还，一些档案材料放置很长时间没有及时备案，造成档案记录残缺丢失，从而引档案管理的混乱。这势必影响公安局诉讼档案信息建设的顺利推进。

（二）客观因素

1.硬件建设不能满足档案信息化建设的需求

近年来，由于基层公安局较关注建设办公大楼，以及购置车辆设备等，因此造成一定的债务。尽管中央加强公安工作的决定对保障公安局办公办案经费作了规定，但由于地方财政困难，公安局的支持能力有限，导致硬件投资相对不足。公安在工作站建设水平相对较低，如网络电缆布置，和电脑购置等，只能满足日常功能，视频，音频，图像处理设备较少，不能满足档案信息化的需要。

2.实现档案管理信息化，是一项比较繁重的动态系统工程

公安局在室档案的一部分是在各级政府行政部门和各级公安局之间的行政活动中形成的历史价值档案，一部分是公安在审判活动中，与诉讼当事人和其他诉讼人依法参与诉讼活动形成的，有参考使用价值并立卷归档保存最原始和最全面的信息记录。这些档案在将来的工作中具有一定的查阅价值。

3.档案信息化标准不健全

自1979年以来，我国已经发布了大量的档案工作标准，但其中大部分是纸质的、音频和视频档案，针对数字化档案的很少。但是档案信息化建设，主要是数字化档案信息，这需要从数字档案信息的描述，保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。

4.缺乏专业的档案管理人才

档案信息建设对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作者不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文献和历史知识，掌握计算机、缩微胶片、电子检索等信息技术的使用。是一个专业复合型人才。在实践中，由于档案管理人员对电子文件和电子档案的收集、存储、维护和使用的接触太少，只有少数几名精通使用微型计算机的档案管理人员，而从事程序设计和数据维护的人更是少之又少。这是公安局档案信息建设的另一个瓶颈。

推进公安局档案信息化建设顺应了时代的需求，而在推进公安局档案信息化建设中存在着一系列主观客观方面的障碍，面对这些障碍，如何推进档案信息化建设的顺利进行，我个人觉得应该从以下几方面入手：

（一）转变传统观念，树立正确的档案管理意识。

观念的落后是最大的落后。在公安局档案信息化的建设中，每个干警都面临着传统观念的改变，公安局档案信息化是公安局现代化的重要标志，各级领导必须占据制高点，拓宽视野，提高思想认识，增强紧迫感和责任感，加强一般档案资源信息化档案创新发展的重要性，把档案信息资源提到战略高度思考，这是档案事业生存和发展的问题，也是创新和改革的方向。

（二）规范诉讼档案管理，改变档案管理混乱的现状。

根据公安局归档不规范的现状，公安局应严格规范卷宗评查和审核制度，提高诉讼档案的质量。公安局应把卷宗评查、审核纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核制度，从实体和程序规范卷宗评查、审核工作，对不合格的卷宗坚决不归档，严格规范文件归档。对于档案管理混乱的现状，一方面要开展专项领导负责，履行责任，并将档案工作作为年终考核的重要指标。另一方面要加强诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。通过制定《档案管理办法》、《档案分类方案》、《诉讼文书立卷归档办法》、《档案保密制度》等规章制度。增强规范管理，特别是加强对外调卷及公安局内部调卷的规范管理。

（三）加大投入，改善装备。

档案的信息化离不开人力、财力、物力等必要的投入。基层公安局必须积极寻求党委和政府在政策、资金、技术等方面的支持。档案信息化建设初期的档案数字化工作相当繁重，一个人或一个部门都不能独立完成。对专业人员进行处理，并做好相应的监督工作，防止机密泄漏等事情发生。此外，技术层面应保证系统在选择软件时的合理性、先进性、可扩展性和兼容性，最好是请一家专门的软件开发公司开发一款适合公安局收集和归档工作的软件。在选择硬件设备时，必须结合一定的超前性和经济合理性来考虑扫描仪、存储设备、计算机等。

结语

在当今时代，诉讼档案信息化建设是一种新的发展趋势和选择，而档案信息化建设的公安局仍存在诸多瓶颈，要实现档案信息化任重道远，需要公安局系统和相关档案管理人员的不懈努力，克服难点，加快档案信息化建设，提高档案管理水平，更好地为公安工作服务。