档案信息化建设中怎样做好著录标引工作

陈晓芹

一、著录标引工作在档案信息化建设中的重要性

档案描述和索引是一个重要的实现档案信息化建设工作。它的目的是准备电脑档案应用系统的数据。描述和索引的质量决定了整个应用程序文件系统的质量。描述和索引是一个重要的步骤在档案的数字化，档案的检索和利用的保证，和档案信息化建设的先决条件。

二、怎样做好档案信息化建设中的著录标引工作

（一）适应档案信息化建设，提高著录标引质量

1.遵循相关标准统一著录格式

目前，没有统一的要求和宏观调控档案计算机检索系统的建立。通常开发，设计并实现了由各单位根据自己的检索系统的要求。它缺乏通用的类型和很难实现资源共享。描述的内容的差异也非常明显。这些格式的矛盾最终会影响计算机管理系统的检索效率。

2.科学标引方法

由于不同的索引方法，自存档和索引进行工作与索引的索引工具使用的规则是不同的。在90年代，我们主要使用主题词汇和自由的结合，特别是在解放之前，中国共产党中央委员会和中央调查局索引根据主题词汇的档案，档案的主题是能够更好的显示在索引。更准确的是转换档案概念的主题，关键字不包括在词汇索引，和自由词进行严格的登记制度。这种方法使得质量指数更好和检索效率较高。唯一的缺点是，索引速度太慢，难以满足快速发展的需要档案检索系统。

3.确定档案著录标引深度

在归档和索引工作中，我们必须注意客观地揭示档案中讨论的问题或研究问题。有必要考虑档案的适当索引深度，并考虑档案主题档案的清晰程度。禁止混合个人意见;应根据档案的要求以及文件主题的重要性对其进行索引，不超过八个关键字，对于人员的任免，参与任免的部门和人员应逐一编入索引。涉及多个主题或问题的几个基本方面的概念应该被编入索引，例如工作总结，会议记录等，并且应该分别索引若干并行事项或问题。文件索引不足，文件检索方法少，特异性强，将大大降低文件使用效率。文件太深，会浪费时间和计算机存储空间，降低工作效率。因此，制定合理的档案选择和索引方案以确定档案的可行深度尤为重要。一般而言，类似或类似的主题文件，文件的数量应该被精细索引，并且文件存储器可以被相对粗略地索引。

4.档案著录中采用标准工具

提高档案质量指数，是国家发展的必要采取相关工具。一些使用“中国档案图书馆”的同义词进行主题标引，一些使用“中国主题句”，有些人用自己的同义词库单位，部门，工业，和一些使用关键字索引。记录工作中使用的工具不匹配，导致更多的混乱关键字索引，索引语言，影响计算机管理系统的检索效率。

5.著录标引要与档案检索相结合

编目索引的主要目的是检索，完成编目索引是计算机检索的基础之一。编目人员应使用检索主题分析参与文件，了解用户需求，通过文件检索策略和设计方法和实践经验，未来编目工作的索引，从使用检索的角度，有针对性，准确地揭示主题，文件，以确保数据质量，促进档案建设的信息化。

（二）加强著录管理，推进档案信息化建设

1.提高著录标引人员的业务水平

建设档案信息需要存储档案描述两个索引技术也需要理解复杂的计算机技术档案，现有的档案人员如何实现这一目标？一般来说，编目人员应首先掌握检索语言;又必须有一定的历史知识，档案工作的专业知识和经验，分析和总结问题的能力，收集档案的形成背景、记忆、特征和历史档案和更好地理解之间的连接描述文件的内容。随着时代的数字档案信息、文件存储、描述、存储、利用将由计算机辅助管理。编目人员也应该尽快掌握，计算机知识和计算机基本的职业技能，工作相关的知识和技能的应用在档案管理的工作。

2.建立相对稳定的专业队伍

由于缺乏对档案数据准备的重要性和专业性的理解，许多单位没有安排具有较高知识水平和业务能力的专业人员来完成这项工作。他们中的大多数是临时工作人员，他们在没有长期概念的情况下做了一段时间的临时工作。仍有许多单位是档案的保管人，并从事录音和索引工作。没有正式培训，没有稳定的专业数据工作团队，记录人员的业务能力难以提高，数据质量也受到影响。索引工作实际上是一项非常技术性的工作。任何想要从事录音和索引工作的档案管理员都必须经过重新学习和培训。这将使记录和标记工作的质量和数量，并便于文件的检索和利用。

3.加大对著录标引工作的组织管理

描述性标引工作的组织管理是描述性标引工作的重要组成部分，是对描述性标引校对工作的严格要求和统一管理。具体做法：标引前，要系统地了解全面引进要标引档案的基本情况、机构设置、机构演变、干部配备和管辖范围。在标引工作中，要特别注意对党和国家历史阶段的工作重点和具体时期的政策的认识，经常性地开展工作研讨会使描述和索引工作更加准确，确保了档案数据的质量。在工作中，要合理安排编目和标引工作，注意对输入的计算机档案数据进行核对和验证，避免一人长期核对，鼓励专业人员相互核对和验证。这将有助于我們互相学习，及时发现问题，提高编目和索引的水平。

三、结论

总之，档案信息化建设是一项长期而艰巨的任务，做好档案著录标引工作是开发档案信息资源的有效保障。因此，档案信息化建设在与时俱进的发展过程中，我们必须加强对档案信息资源的管理，必须做好描述文件的索引工作，为档案的利用、检索提供更有效的服务。