行政事业单位档案数字化管理分析

刁迎滨

摘 要：行政事业单位非盈利组织，肩负着社会管理和执法监督的重任。在信息时代下，数字化档案管理的推广情况尚不尽人意，在具体实施环节尚存不少问题。本文先论述了行政事业单位实施数字化管理的优点，再阐述开展档案数字化管理的对策，以期能增强档案管理水准。

关键词：行政事业单位;档案管理;数字化

前言

在互联网技术飞速发展的当下，在行政事业单位档案管理中，必须将现代化信息技术及软件设备等合理运用其中，践行数字化档案管理。然而，在数字化档案管理的具体运用中，尚存不少亟待改进的问题，使得行政事业单位在发展进程中受阻，亟待采取行之有效的措施予以改正。本文将淘汰行政事业单位数字化管理的对策。

一、行政事业单位实施数字化档案管理的优点

（一）有助于更好地发挥档案信息的价值

行政事业单位之前采取纸质化管理的方式开展档案管理，需要将纸质档案存储在指定位置，伴随着纸质档案的持续增多，档案存储需要占用的空间也逐步扩大，使得档案数据信息更新相对迟缓，难以及时找出所需档案信息。且考虑到行政事业单位档案不轻易开放的特点，能够阅览、查询这些档案的人员相对较少，若在档案存储过程中出现损坏，往往难以找回相应信息。通过采取数字化档案管理，能够将档案信息以数字化形式储存起来，此举能够有效突破时间和空间的局限，并能够及时依据档案信息变化在数据库内进行更新。除此之外，数字化档案管理具备强大的检索和分类功能，档案管理人员能够通过输入关键词，快速获取所需档案资料，此举能够让档案信息的利用率显著提升。

（二）有助于降低在档案管理上的成本

传统档案管理模式的管理成本相对较高，一旦纸质档案被损毁，难以及时修复，在档案室构建、后期管理等环节需要予以高度关注，在这些方面耗费的成本处于逐年增多的情况。通过实施数字化档案管理，虽然前期在数字化档案时构建上需要投入较大资金，以确保相应设备配置得当，在此期间还需由专业人员进行设备维护。但在基础社会构建成功后，后期投入会大幅度降低，在具体档案管理期间耗费的成本远远低于传统档案管理。通过实施数字化档案管理方式，有利于科学应对由纸质档案受损导致的信息不全等问题，此举均有助于降低在档案管理上耗费的成本。

二、行政事业单位优化数字化档案管理的对策

（一）切实保障档案信息储存安全

在选择档案信息储存方式时，相应工作人员需将确保档案信息的安全作为首要目标。在运用数字化档案管理时，需加强防火墙等建设，切实保障档案信息的安全性，有效抵御黑客、病毒等惡意攻击。为保障档案性存储的安全性，可以着眼于以下方面：其一，在计算机内安装防火墙、杀毒软件等，针对电脑系统实施全方位监控，在对相应信息开展严谨细致的筛选分析后，若发现异常情况，需在一定时间发出拦截警告，引起管理人员的重视，从而得到及时处理;其二，随着信息时代的来临，病毒和黑客的供给能力及危险系数也处于持续更新和提升之中，故而杀毒软件等也需及时更新升级，并将备份工作落实到位，严厉打击信息失真、被篡改等问题，避免酿成难以预估的损失;其三，行政事业单位要立足与档案管理特点，出台对应安全管理制度，全面考虑相应问题，明确界定各部门的职责及权限，将保密工作落实到位。

（二）强化管理人员综合素养

为推进行政事业单位数字化档案管理顺利开展，一方面需要聘请专业技术人员，一方面要强化档案管理人员队伍建设，组织相应工作人员开展专业化培训，增进管理人员对数字化档案管理的认知，明确需要掌握的技术及知识，积极学习现代化管理技术及知识。由于档案管理涉及到机密文件和重要信息，故而档案管理人员必须具备良好的保密意识。在实施数字化档案管理的进程中，行政事业单位必须注重强化档案管理人员队伍构建，确保档案管理人员具备相应工作能力及资质，将海量信息储存和研究工作一一落实，并检测计算机系统在运行过程中是否存在问题，切实保障信息的安全性。除此之外，行政事业单位要组织档案管理人员开展多元化培训活动，让其数字化管理能力得以稳步提升。

（三）切实保障数字化档案管理的规范性

数字化档案管理涵盖了多方面内容，诸如数据采集、整理归纳、信息储存等均属于此范畴，在现代化科学技术的辅助下，有助于提升档案管理效率及质量，并让档案信息的利用率有效提升，故而在实施数字化管理时，必须将各个环节的工作落实到位，采取严谨规范的管理。行政事业单位要依据档案管理的要求，出台具有针对性的标准，针对各个环节制定对应参考标准，对信息采取严谨规范的管理，着眼于制度和人员这两大层面，约束和规范相应工作人员的行为及操作。

（四）让文书处理和归纳落实数字化管理

行政事业单位在日常办公中，文字编制属于其中必不可少的环节，在档案管理中，需要将这些文书进行数字化处理，在计算机设备的辅助下，准确及时地录入相应该文件，有效突破时间和空间之间的局限，让文书管理的局限性得到科学应对。通过利用数字化档案管理系统，行政事业单位能够针对电子文化实施统一化管理，此举一方面有利于减少在档案管理上的时间，一方面可以降低工作人员的工作负荷。

（五）改进数字化档案管理相应配置

为实现数字化档案管理的目标，需要以相应信息设备为基础。故而为优化行政事业单位数字化档案管理，必须以健全的软硬件设施为基础，故而需要在此过程中投入大量资金。在资金相对局限的情况下，行政事业单位可以采取分步建设的方式，逐步完善数字化档案信息的配置及设备，推动档案管理配置逐步健全和优化。与此同时，为确保数字化档案管理的基础配置符合档案管理的具体要求，必须以行政事业单位档案管理的基本内容及特点为基础，立足实际对数字化管理系统进行改进和调整。

总结

伴随着信息时代的来临，行政事业单位档案管理必须顺应时代发展趋势，强化数字化档案管理，充分发挥数字化档案管理的价值。管理层必须正视实施数字化档案管理的价值，从资金、制度等诸多方面予以适当支持。另外，档案管理人员要明确自身肩负的职责，正视当前数字化档案管理的中的不足，并以此研究有效应对措施。

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