探讨做好中职学校办公室行政管理工作的策略

丁世文

摘 要：办公室行政管理工作是中职学校一项极为重要的工作，是确保中职学校工作正常运转的重要保证。而行政管理的日常工作非常繁琐和复杂，它不但要求各个部门以及各个人员之间要相互协调和配合才能完成，而且还需竭力将其转变为科学化、系统化的行政管理模式。本文阐述了中职学校办公室行政管理职能，探讨了做好中职学校办公室行政管理工作的策略。

关键词：中职学校办公室;行政管理工作;职能与策略

行政管理是中职学校管理的重要内容，是中职学校进行教学活动、管理学生的前提条件，做好中职学校办公室的行政管理工作具有重要的意义，是认真贯彻落实党和国家教育方针政策的表现，同时有利于促进中职学校发展。

办公室行政管理工作好比一座桥梁，它是连接中职学校管理人员与教职工的一个中枢机构，在二者之间传遞着相关信息，是一个重要纽带。在学校内部，无论职位大小，级别高低，任何重要的信息以及消息都需要通过办公室的行政管理来进行传达，因而行政管理也起着至关重要的作用。由于行政管理的特殊性，要求行政管理人员都具备较高的职业素养以及业务知识，行政管理人员除了要具备较强的敏锐性以及洞察力之外，还应具备丰富的管理才能及一定的工作经验。

一、中职学校办公室行政管理职能

从中职学校行政管理的角度来看，办公室面对的工作主要是上级部门和本单位下达的各项行政工作，面对的人员主要是单位领导和各部门同事。办公室的行政管理职能主要有四个方面：

（一）助手作用。按照上级机关的部署，办公室要结合领导的意见，贯彻执行、组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理、维护正常工作秩序、保证工作质量等发挥着重要的作用。

（二）参谋作用。办公室人员要经常深入一线，了解基层情况，听取意见、总结经验、提出改革建议，并及时向领导汇报、提出建设性的参考意见，做好领导的参谋。

（三）协调作用。办公室在行政管理工作中要负责协调，以维持正常的工作秩序，及时传达上级部门和本单位领导的指示精神，主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。

（四）保障作用。既要保证上级部门和本单位布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务。

二、做好中职学校办公室行政管理工作的策略

（一）注重解放思想，及时更新管理理念。科学、合理的管理方针是保证中职学校发展的关键，中职学校领导班子应提高对管理理念的重视，摒弃重教学、轻管理的传统观念，适当地调整管理方式，建立以服务为主的管理理念。首先，中职学校领导班子应充分认识到办公室行政管理的目的在于为学校教育目标的实现而服务的，中职学校的发展方向主要是以学生为主、开放式的模式。因此，中职学校应注重解放思想，及时更新管理理念，改进管理方式，以更好地适应中职学生的个性化与全面发展的需要，一方面，做好传授教学知识于学生的工作;另一方面，为学生塑造健康向上的人格创造有利的条件，积极促进学校行政管理向科学、民主与现代化的发展方向转变。中职学校办公室行政管理人员应树立服务思想意识，围绕提高学生综合素质的教育目标开展管理工作，明确自身工作的性质，提高服务意识与质量。

（二）树立服务意识，认真做好本职工作。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，既是忙家，又是管家。因此，要做好中职学校办公室行政管理工作，必须大力强化服务意识，提倡奉献精神，不断提高服务质量。

一是要脑勤。就是要多思考，及时了解和掌握工作动态、工作材料，及时提炼要点，寻找规律，做到脑中有情况、有方法。要勤于换位思考，从学校领导的角度思考应该做出什么部署，从教职工的角度思考缺少什么服务，做到慎独多思，在纷繁复杂的工作中保持清醒的头脑，理出工作的新思路，真正起到参谋助手的作用。

二是要腿勤。就是要多跑腿，必须把服务于全局和服务于教职工作为工作的出发点和落脚点，善于发现问题并解决问题，要深入基层开展工作，了解实情，反映实际，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据。

三是要手勤。就是要多动手。办公室要不断解决上级或领导交办的各种事情、召开各类会议、上报大量材料等等，工作千头万绪，遗漏其中任何一项，都会给工作带来被动，损害学校形象。因此，要养成多动手做好记录的好习惯。

（三）树立创新意识，不断提高自身素质。中职学校要树立创新的管理工作理念，加强行政管理工作人员的综合素质，提高管理创新精神。首先，提高中职学校办公室行政管理工作人员的政治思想文化素质，坚持四个基本原则施行管理工作，贯彻落实党的教育方针政策;其次，提高行政管理工作人员的职业知识与道德素质至关重要，行政管理工作人员在具体管理工作中发挥专业知识技能，不断自我完善，从而提高工作效率;再次，还需提高行政管理工作人员的组织协调能力，以保证工作人员能及时有效地解决突发问题，并对学校各个部门之间的关系进行协调，促进和谐发展，发挥学校整体功效;最后，中职学校领导班子应充分考虑行政管理工作的性质以及管理工作人员的特点，合理安排与分配队伍，例如安排社交能力较强的人员从事思想教育工作或招生就业工作，并定期对行政管理人员进行考核，给予相应的奖惩，以提高行政管理工作人员的积极性，从而整体提高管理水平。

另外，健全与完善中职学校的规章制度有利于保证行政管理工作人员的管理具有参照标准，在实施行政管理方案时积极配合相关的管理规章制度，增强行政管理人员履行职责的意识。做任何事情都需要遵守规章制度，才能保证事情的有序性与有效性，严格追究不符合规章制度管理标准的行为的责任，从而有利于增强行政管理工作人员按照规章制度管理的水平，树立良好的中职学校形象。

总之，中职学校行政办公室作为单位行政工作的中枢，责任重大，任务艰巨，我们只有清晰地认识行政办公室的重要地位和职能作用，主动适应形势变化，抓好行政工作重点，协调好各环节工作，才能不断提升服务质量、有效发挥办公室行政管理职能、更好地推动全局工作的顺利开展。

参考文献：

[1]罗京.转变观念提高素质做好新形势下的办公室工作[J].办公室业务.2008，3.

[2]宋津方.新时期如何做好办公室行政管理工作[J].品牌.2011，6.