档案馆档案接收工作存在的问题及解决对策

王天珍

摘 要：现阶段，如何将档案征集工作做好是每一位档案工作人员应值得重视的问题。为此，笔者结合自身工作实践，就做好档案征集工作的必要性和重要性做了简要论述，详细探讨档案馆如何优化档案征集工作，以推动档案管理工作更好开展。

关键词：档案馆;档案征集;必要性

档案征集是档案馆补充档案收集的重要途径，其对档案馆规模的逐步扩大以及馆藏的不断丰富极为有利，为档案资源建设奠定了坚实基础，同时也是档案馆的职能所在。唯有对档案资料进行不断征集和收集，才能够让馆藏档案变得越来越多，丰富其内容，并不断完善馆藏结构，最终使档案馆与时俱进，更好地服务于经济建设。所以，衡量档案馆基础工作、管理利用工作如何，便可看档案资料的征集工作开展得怎样。

一、做好档案征集工作的必要性和重要性

（一）进一步强化征集工作和人民群众生产生活的需求相一致。档案直接记录经济社会，使人民群众的利益得到有效维护。人民群众生产生活必需的要求就是将覆盖广大人民群众的档案资源体系给建立起来。因为受人力、物力、财力等多方面因素的影响，所以传统档案工作的收集对象均为机关或者企事业单位，方式为行政，以资料为主，一般情况下，很少关注贴近百姓生活的档案资料。所以，现阶段的重要任务就是借助档案征集对档案资源体系予以丰富和完善，并积极收集和密切關注部分价值较高的档案，包括一些保存价值较高的档案资料以及一些和国计民生有关的档案资料，进而使档案工作更好地服务于广大人民群众。

（二）加大征集工作的力度可以更好地保护历史文化遗产。“一个城市若缺少了文化，其必然是空洞的，而没有回忆更是苍白的。”档案将一个城市的发展过程真实展现了出来，其除了是历史文化的积累外，更是文化遗产的载体，是一笔珍贵的社会财富。近年来，虽然社会快速发展，城市化进程也越来越快，但因为没有深刻认识到历史文化保护的重要性，所以导致民间街巷散落着很多历史档案，面临随时被损坏的风险。因此，迫切需要利用档案征集这一方式将其收入馆中，使历史文化得到有效保护，让其可以永久地使用。

二、档案馆档案征集存在的问题

（一）对征集工作的认识不够。首先，档案工作人员尚未充分认识到征集工作的重要性，重接收、轻征集的现象十分普遍，同时因为上级档案部门在对下一级展开考核的时候，通常不会对征集工作进行考核，或工作考核的评分只占据了很少的分数，造成了征集工作重要性不强。如缙云县档案馆每年都会发出一个征集档案资料的文件或对上级部门相关征集档案资料的通知进行转发，但因为部分单位领导和社会群众不理解、不支持、不配合征集工作，导致我们的发文通常难以落到实处，效果很不理想。

（二）档案征集的体制、机制不够完善。《档案馆通则》第10条明确指出：“档案馆要加大征集历史档案、资料的征集。省级以上档案应对专门机构进行设立或由专门人员展开征集”。就省级以下的档案则未作出规定，导致基层档案馆没有专门的征集机构甚至没有配备专门的人员对征集工作予以负责，通常都是由保管利用科对这一项工作负责。科室具有很重的任务，缺少充足的工作人员，造成征集工作的正常开展难度较大。一些档案馆尽管对征集工作网络构建了起来，但开展活动的频率很少，作用无法发挥。

三、做好档案征集工作的几点思考

（一）强化宣传，增强社会档案意识。利用形式多样的宣传手段和诸多有关档案的法律法规，重点强调征集工作的重要性。使群众主动向档案馆捐赠或移交一些档案资料;并且，可以对档案馆提出要求，让其代管那些不在国家所有范围的档案资料，或向其出售。在档案的各个环节不断提高开放度，包括形成、积累、收集、管理、开放、利用等，通过各种各样的形式让档案和社会展开密切合作，使之真正和人们的社会生活相融合，在区域历史文化、公众物质、精神生活中占据重要位置。要真正把发现需求、研究和解决问题当作重点工作，对社会需求多加关注，把档案功能和社会的结合点找到。与此同时，还需要积极地把档案馆规范、专业的保管条件宣传给广大群众，让其积极密切配合征集工作，加大支持力度，使群众积极主动参与到档案征集之中，创设一个对档案征集工作有利的环境，提高公众把档案资料捐赠给档案馆的主动性，顺利开展档案征集工作。另外，还需将档案征集工作放进文化建设的大局中，利用多种形式展开宣传，如电视、网络、报纸等，积极开展档案展览与编研，使民众对档案征集的重要性有一直观感受，促进社会档案意识的提高，形成文化合力。不断将征集接收范围扩大，真正收集社会关注、需要的档案，包括各级党政机关与企事业单位在长时间的工作中所形成的载体档案，如照片、书画题词、荣誉牌匾等。鼓励各级领导与各类名人将其私人档案捐赠出来，使整个社会记忆更加丰富。

（二）完善档案征集体制、机制，为征集工作提供政策支撑。第一，进一步强化和征集相关的法律法规的建设，对档案征集予以规范，以保证征集工作的顺利开展。第二，把征集工作纳入档案馆的日常工作中，在内部将专门的机构建立起来，并由专门的人員负责，以此促进档案征集工作的顺利进行。第三，积极构建征集网络，将各个方面的社会力量纳入其中，特别是诸如艺术家、教授、民间收藏爱好者等社会各界知名人士，经常召开会议，确定征集主题，布置征集任务，从精神和物质两方面奖励对征集工作具有贡献的人员，进而充分调动起大家的积极性，充分发挥出征集网络的集体效用，使之形成合力。

（三）提高征集人员素质。征集工作的主体是征集人员，所以档案馆应在征集岗位上安排具有较高政治素质、较强业务能力和过硬工作作风的人员，并将相应的宣传工作做好。而征集人员也应不断提高自身素质，首先是对档案收集工作的方针、政策与法规进行熟悉，并学会灵活运用。其次是公关协调能力要强，会征集心理学。再次是具备较强的责任感与事业心，拥有默默无闻的奉献精神，作风踏实，能够积极主动参与到工作中，并这一此项工作当作自己的终身任务。最后是业务水平与文化知识要高，除了要将档案专业知识与业务技能掌握外，历史学、语言学、文学、现代科技知识等学科的知识也必不可少，以更好地识别征集的档案，促进自身鉴赏能力的提高。能够鉴别真伪，尤其是要掌握一些鉴赏常识，包括文物、古籍、书画等。最后是要具有敬业精神，应相信付出总会有收获，征集工作一定会从困境走出，获得成功。另外，一定的社交能力也必不可少，拥有公关意识。要有诚心，以诚感人。要有耐心，不能操之过急。要有信心，不能遇到困难就退缩。

四、结语

总之，档案征集工作是档案工作中非常重要的一个环节，作为档案馆的立馆之本，其为档案工作提供了资源保障，馆藏档案材料的价值高低与丰富程度均由其决定，诸多散落在民间的档案得到了很大的保护，同时紧随其后的其它各个环节的工作成效也受其直接影响，在实现档案工作最终目标上作用巨大。所以我们应继续采取有效措施，加强档案征集，进一步建设档案馆档案资源。

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